Hausverwaltungen Liste: So erreichen Sie Wohn- und Gewerbeverwalter mit verifizierten Kontakten

Die USA zählen 60.818 Betriebe der Wohnimmobilienverwaltung mit bezahlten Beschäftigten und 18.068 in der Verwaltung von Nichtwohnimmobilien. In Großbritannien verwalten 21.990 Unternehmen Immobilien gegen Entgelt. Die meisten sind winzig, also liest der Inhaber die E-Mails selbst.

Wenn Sie diesen Firmen Reinigung, Instandhaltung, Software oder Versicherungen verkaufen, brauchen Sie genau diesen Inhaber. Bei größeren Firmen brauchen Sie die Leitung des operativen Geschäfts. Eine Hausverwaltungen Liste ist ihr Geld wert, wenn zu den Namen Adressen gehören, die noch funktionieren.

Dieser Beitrag liefert Sponas Zahlen nach Unternehmensgröße für die USA und Großbritannien, dazu die amtlichen Zählungen und die öffentlichen Register. Danach rechnet er den Preis eines verifizierten Kontakts auf sechs Wegen durch und erklärt die Regeln von CAN-SPAM und PECR für den Versand.

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Hausverwaltungen Liste: Wohnimmobilien oder Gewerbeimmobilien

Das Segment entscheidet, wer bei Ihnen kauft. Das BLS nennt vier Beispieltypen: Verwalter vor Ort, Asset Manager für Immobilien, Verwalter von Eigentümergemeinschaften sowie Property- und Immobilienmanager. Wohnungsverwalter betreuen Mietwohnungen, vermietete Einfamilienhäuser und Eigentümergemeinschaften. Gewerbeverwalter betreuen Büros, Läden, Lager und Ärztehäuser für den Eigentümer oder den Fonds.

Wohnimmobilien sind der größere Markt. Das Community Associations Institute zählt 373.000 Eigentümergemeinschaften in den USA, in denen 78,1 Millionen Menschen leben. Mehr als ein Drittel des US-Wohnungsbestands (35,2 %) gehört zu einer solchen Gemeinschaft. Viele beauftragen eine Verwaltungsfirma, und diese kauft oft Gartenpflege, Reinigung, Versicherungen und Software im Namen der Gemeinschaft ein.

Die folgende Tabelle ist unsere Faustregel, keine Umfragedaten.

Ein Segment pro Kampagne. Winterdienst interessiert den Betreiber einer Wohnanlage in Minneapolis und sagt dem Verwalter eines Ärztehauses in Phoenix nichts. Die Zahlen unten sind genauso aufgeteilt, so können Sie jede Kampagne beziffern, bevor Sie einen Credit ausgeben.

E-Mail-Liste Hausverwaltungen: Zahlen für die USA und Großbritannien

Sponas Data Index erfasst beide Gruppen nach Land und Größenklasse. Eine Firma, die Wohnungen und Büros verwaltet, kann in beiden Gruppen stehen. Deshalb ergeben die zwei Gruppen nie eine gemeinsame Summe.

Kleine Firmen dominieren. Sponas Data Index enthält 55.975 US-Unternehmen der Wohnungsverwaltung mit weniger als zehn Beschäftigten. Nach unserer Rechnung macht diese Größenklasse 67,1 % der US-Wohnungsverwalter aus, bei den Gewerbeverwaltern 70,4 %. In Großbritannien liegen die Anteile bei 61,6 % und 66,8 %.

Die Zahl der Kontakte wächst mit der Größe. Die größten US-Wohnungsverwalter, also die mit 250 oder mehr Beschäftigten, kommen zusammen auf 55.361 verifizierte Kontakte. Eine kleine Firma liefert einen oder zwei Namen, eine große ein ganzes Team.

Die amtlichen Zahlen verwenden andere Einheiten und stehen deshalb in einer eigenen Tabelle. Die County Business Patterns des Census Bureau zählen Betriebe mit bezahlten Beschäftigten, keine Unternehmen: Eine Firma mit fünf Büros erscheint fünfmal. Anders als Sponas zwei Gruppen überschneiden sich die beiden Census-Codes nicht, sie ergeben zusammen 78.886 Betriebe.

Das ONS zählt Unternehmen, keine Betriebe, und trennt Wohnungen nicht von Büros. Sein Code ist SIC 68.32, „Management of real estate on a fee or contract basis“, also Immobilienverwaltung gegen Gebühr oder auf Vertragsbasis. Es führt 21.990 britische Unternehmen mit 24.260 örtlichen Einheiten. Auf London entfallen 6.945 der Unternehmen.

Zahlen für die Großräume Chicago und Dallas-Fort Worth finden Sie in unserem Beitrag zu Leads für die Gewerbereinigung.

Wer bei einer Verwaltungsfirma Dienstleisterverträge unterschreibt

In den meisten Firmen ist es wahrscheinlich der Inhaber. Laut BLS sind 31 % der Property Manager selbstständig, weitere 56 % arbeiten in der Immobilienbranche. Nach den Census-Daten haben 64,9 % der Betriebe in der Wohnungsverwaltung weniger als fünf Beschäftigte. Nur 14 haben 1.000 oder mehr.

Bei den Betrieben der Gewerbeverwaltung ist das Bild dasselbe: 65,8 % haben weniger als fünf Beschäftigte. In Großbritannien haben 81 % der Unternehmen der Branche höchstens vier Beschäftigte. Nur 40 erreichen 250 Beschäftigte.

Eine so kleine Firma hat keinen Einkauf. Der Inhaber oder die eine Büroleitung öffnet die Mail des Dienstleisters, prüft den Versicherungsnachweis und unterschreibt. Nach unserer Rechnung aus Sponas Zahlen liefert ein US-Wohnungsverwalter mit weniger als zehn Beschäftigten etwa 1,5 verifizierte Kontakte. Eine Firma mit 250 oder mehr Beschäftigten liefert 36,8.

Am oberen Ende ändern sich die Namen. Asset Living steht auf Platz zwei der Top 50 des NMHC und verwaltet über 455.000 Wohneinheiten. In dieser Größe treffen Sie auf regionale Operations-Teams und eine Dienstleisterprüfung statt auf einen Inhaber, der selbst unterschreibt. Ihre erste Mail geht an die regionale Operations-Leitung, und das Angebot muss danach die Prüfung überstehen.

Woher die Kontakte zu Verwaltern kommen

Amtliche Register führen selten die E-Mail-Adressen von Verwaltern. Die meisten Quellen unten liefern Firmennamen, Lizenznummern und manchmal eine Telefonnummer. Die E-Mail-Adresse kommt von der Website der Firma, aus einem Finder-Tool oder von einem Datenanbieter.

Verbände. NARPM hat mehr als 6.000 Mitglieder in der Wohnungsverwaltung und schreibt selbst, dass der durchschnittliche Investor weniger als fünf Einheiten besitzt; das Suchwerkzeug „Search for a Property Manager“ ist öffentlich. IREM hat fast 20.000 Mitglieder, 72 US-Chapter und mit „Find a CPM“ ein Verzeichnis zertifizierter Verwalter. In Großbritannien zählt Propertymark über 19.000 Mitglieder in Makler-, Vermietungs- und Gewerbeagenturen.

Lizenzabfragen der Bundesstaaten. In den meisten Bundesstaaten braucht ein Property Manager eine Lizenz für Immobilienverwaltung oder eine Maklerlizenz. In einigen Bundesstaaten brauchen auch Verwalter von Eigentümergemeinschaften eine Immobilienlizenz. Wo die Lizenzbehörde eines Bundesstaats eine Online-Suche anbietet, führt ein Firmenname zu einer Lizenznummer und einer Adresse.

In Deutschland braucht nach § 34c Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 GewO eine Erlaubnis der zuständigen Behörde, wer gewerbsmäßig als Wohnimmobilienverwalter tätig sein will. Gemeint ist, wer das Gemeinschaftseigentum von Wohnungseigentümern oder für Dritte Mietverhältnisse über Wohnräume verwaltet. Dazu kommt eine Weiterbildung von 20 Stunden innerhalb von drei Kalenderjahren (§ 34c Absatz 2a). Die Verwaltung von Gewerbemietverhältnissen nennt Nummer 4 nicht.

Lokale Listen. Die Seite auf Platz eins bei Google für die englische Suchanfrage ist ein PDF eines REALTOR-Verbands mit 22 Firmen und 28 Kontakten. Laut eigener Fußzeile ist es fast zehn Jahre alt. Verzeichnisse von Handelskammern sind ähnlich: kostenlos und lokal, also prüfen Sie bei jedem, wie aktuell es ist.

Companies House (UK). Die erweiterte Suche filtert aktive Unternehmen nach SIC-Code, und 68320 steht für Immobilienverwaltung gegen Gebühr. Ein kostenloser monatlicher Snapshot aller aktiven Unternehmen steht als CSV bereit, so ziehen Sie den ganzen Code auf einmal. Einzelunternehmer stehen dort nicht, und das ist für die PECR-Regeln weiter unten wichtig.

Schlichtungsstellen (England). Eine Firma, die in England Immobilien verwaltet, muss einer Schlichtungsstelle angehören, sonst droht eine Strafe von bis zu 5.000 £. The Property Ombudsman veröffentlicht ein Register der Mitgliedsfirmen, durchsuchbar nach Name und Ort.

Datenanbieter. Vorschauen in Verzeichnissen zeigen die Lücke zwischen einem Namen und einer nutzbaren Adresse. Die Chicago-Seite eines Anbieters listet 4.608 berufliche Kontakte bei 250 Verwaltungsfirmen. Nur 1.770 davon (38,4 %) haben eine verifizierte geschäftliche E-Mail-Adresse; der Rest sind Namen, die Sie noch suchen und prüfen müssen.

Immobilienmakler sind eine andere Zielgruppe mit einer anderen Lizenz; unser Beitrag zur E-Mail-Liste für Makler behandelt sie.

Was ein verifizierter Verwalterkontakt kostet

Der Preis hängt davon ab, wie viel Arbeit Sie schon erledigt haben. Haben Sie Namen und Domains, sind ein Finder und ein Verifier günstig. Starten Sie mit einer Segmentbeschreibung, zahlen Sie pro geliefertem Lead oder pro Credit. Die Tabelle rechnet jeden Weg auf 1.000 verifizierte E-Mails um, nach unserer Rechnung aus den öffentlichen Preisseiten.

Drei Dinge verbirgt die Tabelle. UpLead und Spona liefern Name und Adresse zusammen. Auf den hier berechneten Wegen arbeiten Hunter und ZeroBounce mit Namen und Domains, die Sie schon haben, also rechnen Sie die Stunden für das Sammeln dazu. Eine Händlerdatei bringt ein Ersatzversprechen mit, keine Erfolgsquote, und dieses Versprechen nimmt das rechtliche Risiko nicht von Ihrer Absenderdomain.

Die Spona-Zeile durchgerechnet: Nehmen Sie 1.000 Wohnungsverwalter mit verifizierten geschäftlichen E-Mails aus Standard Search. Mit der Suchsitzung kosten sie 4.000 bis 8.000 Credits. Im Pro-Plan sind das 38 bis 76 $. Die 10.500 monatlichen Credits des Plans decken das ab.

Bevor Sie eine Datei kaufen, lesen Sie unseren Leitfaden zum Kauf einer E-Mail-Liste: Er listet die Fragen, die ein Händler beantworten sollte. Der Beitrag zur Bereinigung von E-Mail-Listen zeigt, was ein Verifier Ihnen sagen kann und was nicht.

Verwalter in den USA und Großbritannien rechtskonform anschreiben

CAN-SPAM verlangt keine Einwilligung, und das Gesetz macht keine Ausnahme für E-Mails zwischen Unternehmen. In den USA dürfen Sie einen Verwalter also kalt anschreiben.

Kopfzeile und Betreff müssen ehrlich sein. Die Nachricht muss sich als Werbung kennzeichnen, Ihre Postanschrift enthalten und erklären, wie man sich abmeldet. Eine Abmeldung setzen Sie innerhalb von 10 Geschäftstagen um, und die Strafe beträgt bis zu 53.088 $ pro E-Mail.

Großbritannien unterscheidet nach dem Empfänger. Die PECR-Regel für Werbe-E-Mails gilt nicht für Firmenabonnenten. Ein namentlich bekannter Verwalter bei einer Limited darf also eine Kaltakquise-Mail erhalten. Sie dürfen trotzdem nicht verschleiern, wer Sie sind, und müssen eine gültige Adresse für Abmeldungen angeben.

Einzelunternehmer und manche Personengesellschaften gelten nach PECR als individuelle Abonnenten, Sie dürfen ihnen also nur mit Einwilligung oder über das Soft-Opt-in schreiben. Namentlich genannte Kontakte sind nach UK GDPR personenbezogene Daten, „auch wenn sie in ihrer geschäftlichen Funktion handeln“. Sie brauchen eine Rechtsgrundlage und müssen den Betroffenen mitteilen, dass Sie ihre Daten erhalten haben.

Die Trennung nach Einzelunternehmern ist keine Fußnote. Im gesamten britischen Immobiliensektor sind etwa 15 % der Unternehmen Einzelunternehmen oder Personengesellschaften. Das sind 7.975 Einzelunternehmer und 11.690 Personengesellschaften. Companies House führt keine Einzelunternehmer, also markieren Sie vor dem Versand die Rechtsform in Ihrer Liste.

In Deutschland ist Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten nach § 7 Absatz 2 Nummer 2 UWG eine unzumutbare Belästigung, auch gegenüber Unternehmen. Die einzige Ausnahme nach § 7 Absatz 3 betrifft Bestandskunden. Sie greift nur, wenn Sie die Adresse beim Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten haben, damit für eigene ähnliche Angebote werben, der Kunde nicht widersprochen hat und Sie ihn bei der Erhebung und bei jeder Verwendung klar darauf hinweisen, dass er jederzeit widersprechen kann, ohne dass ihm dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Zusätzlich gilt die DSGVO.

Von der ersten E-Mail zum zugelassenen Dienstleister

Eine Antwort ist noch kein Auftrag. Ein Verwalter, der antwortet, muss Sie zuerst als Dienstleister aufnehmen. Der Papierkram entscheidet, ob der erste Arbeitsauftrag je kommt. Absender-Setup, Verifizierung und Unterlagen stehen alle zwischen Ihnen und diesem Auftrag.

Zuerst kommt das Absender-Setup. Die Absenderregeln von Yahoo verlangen von Massenversendern, SPF und DKIM einzurichten und einen DMARC-Eintrag zu veröffentlichen, mindestens mit p=none. Außerdem soll die Spamrate unter 0,3 % liegen, und Abmeldungen sollen innerhalb von zwei Tagen umgesetzt sein. Unser Beitrag zur Zustellbarkeit von Kaltakquise-Mails geht die Einträge durch.

Danach kommt die Verifizierung, und die sollten Sie an gemessenen Zahlen beurteilen. Über alle Branchen hinweg prüfte Spona 40.000 Adressen in etwa drei Monaten, und 77,75 % bestanden.

Die Hard Bounces bei den verifizierten Sendungen lagen bei 1,525 %, wobei Catch-all-Domains beim Versand außen vor blieben. Eine Catch-all-Domain nimmt jede Adresse an, daher kann kein Verifier einen Namen darauf bestätigen. Nach unserer Rechnung lag jede siebte geprüfte Adresse (5.700 von 40.000) auf einer solchen Domain. Rechnen Sie damit und erreichen Sie diese Namen stattdessen über LinkedIn oder das Telefon.

Die Unterlagen kommen zuletzt. Die Dienstleisterseite einer Verwaltungsfirma verlangt mit jeder Bewerbung ein „W-9 Form“, einen „Proof of General Liability Insurance“ und eine „Contractor License“, also Steuerformular, Haftpflichtnachweis und Gewerbelizenz. Manche Betreiber schicken Dienstleister durch einen Prüfdienst.

RealPage betreibt Vendor Credentialing und einen Vendor Marketplace. Als eine Ursache für Verzögerungen nennt RealPage die Versicherungen und Prüfungen, die Verwalter verlangen. Legen Sie Ihrer ersten Antwort den Versicherungsnachweis, die Lizenznummer und das W-9 bei. Eine vollständige Antwort innerhalb eines Tages bringt Sie leichter bis zur Objektbegehung.

Wo Spona passt und wo nicht

Spona stellt Verwalterkontakte aus einer Beschreibung zusammen. Sie beschreiben das Segment im Chat, zum Beispiel Wohnungsverwalter in Texas mit zehn bis 49 Beschäftigten, Inhaber oder Leitung des operativen Geschäfts. Die KI durchsucht 40+ Quellen, verifiziert jeden Lead und liefert in etwa 4 Minuten eine bewertete Liste. Jede Suche beginnt mit einer kostenlosen Stichprobe, und der Preis pro Lead steht beim Checkout.

Standard Search nur mit E-Mail kostet 3 bis 7 Credits pro Lead, und Sie zahlen pro Lead statt pro Nutzerlizenz. Deep Search, das jeden Lead in Echtzeit bewertet und anreichert, kostet 60 bis 200. Ein Credit kostet je nach Plan 0,008 bis 0,01 $. Der kostenlose Plan enthält einmalig 3.000 Credits, genug für eine Suchsitzung und eine erste Ladung Leads.

Wo Spona passt:

• Ein Segment, das Sie beschreiben können: Größenklasse, Bundesstaat oder Region, Wohnen oder Gewerbe.
• Eine Liste von einigen hundert bis mehreren tausend Inhabern und Operations-Verantwortlichen. Die Daten zu stationären Betrieben decken Firmen mit physischem Büro ab.
• Eine Händlerdatei, die Sie schon haben. Die Anreicherung ergänzt Firmendaten für 3 Credits pro Zeile und eine verifizierte E-Mail für 5. Eine Mobilnummer kostet 35.
• HubSpot-Nutzer mit Premium oder Expert, bei denen die native Integration die Liste ins CRM überträgt. Signalfilter ab Pro ergänzen Auslöser wie Neueinstellungen, Finanzierungen und neue Standorte.

Wo Spona nicht passt:

• Ein Dutzend namentlich bekannter Firmen in einer Stadt. Das NARPM-Verzeichnis, eine Lizenzabfrage im Bundesstaat oder Companies House kosten nichts. Targeted Search mit 13 Credits pro E-Mail lohnt sich erst, wenn Sie wissen, wen Sie wollen.
• Namen und Domains, die Sie schon haben. Hunter findet und verifiziert sie günstiger.
• Viele kleine Suchen. Jede neue Suchsitzung kostet 1.000 Credits, und ungenutzte Credits verfallen zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums.
• Salesforce. Es gibt keinen nativen Connector, Sie importieren eine CSV-Datei. Die API gibt es nur im Expert-Plan.
• Perfekte Zustellbarkeit. Der zusammengefasste Trichter oben bestand zu 77,75 % und hatte bei den verifizierten Sendungen trotzdem 1,525 % Bounces.
• Versand. Spona hat KI-Kaltakquise per E-Mail und einen Dialer angekündigt, aber noch nicht ausgeliefert, also läuft die Sequenz in Ihrem eigenen Tool.

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Häufige Fragen zu Verwalterkontakten

Wie viele Verwaltungsfirmen gibt es in den USA?

Das Census Bureau zählt 60.818 Betriebe der Wohnungsverwaltung und 18.068 der Nichtwohnverwaltung mit bezahlten Beschäftigten. Eine Firma mit mehreren Büros erscheint darin mehrfach. Sponas Index enthält 83.419 US-Unternehmen der Wohnungsverwaltung und 41.683 der Gewerbeverwaltung, nach unserer Summe seiner Größenklassen. Die beiden Gruppen überschneiden sich und ergeben deshalb nie eine gemeinsame Summe.

Wie finde ich die E-Mail-Adressen von Verwaltern?

Beginnen Sie mit der Firma, nicht mit der Person. NARPM, IREM, die Lizenzabfragen der Bundesstaaten und Companies House liefern Firmennamen und Anschriften. Die Website der Firma oder ein Finder-Tool liefert das Adressmuster, und ein Verifier bestätigt es. Oder Sie beschreiben das Segment einem Tool, das verifizierte Namen liefert, und rechnen mit einigen Catch-all-Domains, die kein Verifier bestätigen kann.

Kann ich Verwalterkontakte kaufen?

Ja, und in den USA dürfen Sie die Kontakte nach CAN-SPAM kalt anschreiben. Die Nachricht muss ehrlich sein, sich als Werbung kennzeichnen, Ihre Postanschrift enthalten und Abmeldungen umsetzen. In Großbritannien gelten Limiteds nach PECR als Firmenabonnenten, während Einzelunternehmer und manche Personengesellschaften eine Einwilligung oder das Soft-Opt-in brauchen. Fragen Sie den Verkäufer nach der Erfolgsquote einer aktuellen Stichprobe statt nach einem Ersatzversprechen, und nach Segment und Größenklasse jeder Firma.

Wie stelle ich Verwalterkontakte selbst zusammen?

Wählen Sie Segment und Größenklasse, dann ziehen Sie Firmennamen aus den Verbandsverzeichnissen, den Lizenzabfragen und Companies House. Oder Sie beschreiben Spona das Segment und lassen sich verifizierte Namen liefern. Verifizieren Sie, streichen Sie Catch-all-Domains und markieren Sie bei jeder britischen Zeile die Rechtsform. Unser Beitrag zum Aufbau einer Lead-Liste zeigt die allgemeine Methode, und der Beitrag zur B2B-E-Mail-Liste behandelt Listen außerhalb der Immobilienbranche.

Wer sind die größten Verwalter?

Die Top-50-Rangliste des NMHC führt die größten Verwalter von Mietwohnungen in den USA auf. Asset Living steht auf Platz zwei und verwaltet über 455.000 Wohneinheiten. In Sponas Index haben 1.505 US-Unternehmen der Wohnungsverwaltung 250 oder mehr Beschäftigte. In der Gewerbeverwaltung sind es 741.