Sales forecast template: gratis Google Sheet met winrates uit echte pipelinedata

Een sales forecast template maakt van twee gegevens één getal voor het volgende kwartaal: je open deals van vandaag en de deals die je de afgelopen maanden hebt gesloten. Deze gratis Google Sheet voorspelt het kwartaal op drie manieren uit dezelfde pipeline: gewogen per fase, op basis van je historie en als run rate. Naast elke prognose staat het gat tot je target. Maak een kopie van de Sheet, vul beide in, en de tabbladen Forecast (prognose) en Summary (overzicht) vullen zich vanzelf.

Het tabblad Win rates (winrates) bevat al de eigen historie van Spona: 344 gesloten opportunities uit vier recente maanden, verdeeld in gewonnen, verloren en zonder besluit. Die aantallen laten zien waarom dezelfde pipeline twee prognoses kan geven die 25% uit elkaar liggen. Het hangt ervan af hoe je een gewonnen deal telt. De Sheet is in het Engels en rekent door in Google Sheets, Excel en LibreOffice.

Get thousands of leads in 4 minutes.

Stop stitching tools together.
Start with verified sales data, delivered in minutes.

SCALE SALES NOW

No contracts · No setup · No onboarding

Sales forecast template: drie methodes naast elkaar

Elke prognose is een vermenigvuldiging. De methode bepaalt wat je vermenigvuldigt, en waarmee. De Sheet past drie methodes toe op dezelfde open deals, plus twee totalen die de salesmedewerker zelf bepaalt. Lopen de uitkomsten uiteen, dan zie je dat al voordat het kwartaal het uitwijst.

Stage-weighted is de standaard van HubSpot. HubSpot definieert het gewogen bedrag als het totale bedrag in elke fase, vermenigvuldigd met de kans van die fase. De standaardpipeline loopt van 20% bij Appointment scheduled (afspraak gepland) tot 90% bij Contract sent (contract verstuurd).

De forecasttool van HubSpot gebruikt standaard het gewogen bedrag. De Sheet begint met die vijf standaardwaarden en zet per fase je eigen winrate in zodra er genoeg deals zijn gesloten.

Commit en Best case zijn het oordeel van de salesmedewerker, geen rekenwerk. Microsoft Dynamics 365 definieert Committed als een mondelinge of contractuele toezegging met hoge zekerheid. Best case betekent gemiddelde zekerheid, nog zonder toezegging, en Omitted (weggelaten) valt uit elk totaal.

De standaardcategorieën van HubSpot zijn Commit, Best case, Most likely (meest waarschijnlijk) en Pipeline. De Sheet gebruikt Commit, Best case, Pipeline en Omitted, en alleen Omitted haalt een deal uit de totalen.

Run rate is de eenvoudigste methode en laat zich het makkelijkst misleiden. AccountingTools definieert het als het doortrekken van financiële resultaten naar toekomstige perioden. In het voorbeeld wordt een kwartaal van $ 5.000.000 een jaarlijkse run rate van $ 20.000.000. Het werkelijke jaar kwam uit op $ 15.000.000.

De Sheet berekent de run rate in deals uit je gesloten aantallen, en in omzet zodra je Won value (gewonnen waarde) per maand invult.

Wat is de beste forecastmethode voor sales?

De beste methode is de methode die je eigen gesloten deals kunnen controleren. Begin met history-based: de open waarde die dit kwartaal sluit, maal het aandeel gesloten deals dat je hebt gewonnen. Het enige wat erin geschat is, zijn de sluitdata.

Leg daarna de prognose gewogen per fase ernaast. Liggen ze binnen 20% van elkaar, dan zijn je fasekansen redelijk eerlijk. Het tabblad Forecast toont die vergelijking op rij 10 en noemt de oplossing als het verschil groter is.

Run rate is de plausibiliteitscheck, niet de prognose. Ligt history-based ruim boven de run rate, dan is je pipeline voller dan normaal, of zijn je sluitdata optimistisch. Commit is het getal dat je naar boven rapporteert zodra de andere drie overeenkomen. Behandel Best case als de lijst deals om aan te werken, niet als omzet.

Omzetprognose maken: vijf tabbladen, vijf stappen

Voor een omzetprognose heb je drie dingen nodig. Het eerste is elke open deal met een bedrag, een fase en een verwachte sluitdatum. Het tweede zijn je gesloten deals per maand over de afgelopen maanden, het derde een target. De Sheet is in het Engels en heeft vijf tabbladen, één per stap: maak een kopie van de Sheet en werk ze op volgorde af.

1. Instructions (instructies): stel zes instellingen in. Quarter start (begin van het kwartaal), Quarter target (kwartaaltarget) en As-of date (peildatum) zijn het belangrijkst. Drie andere bepalen de regels. Een open deal geldt na 7 dagen zonder activiteit als verouderd. De prognose leest zes maanden historie, en een fase heeft 10 gesloten deals nodig voordat je eigen winrate de standaardwaarde vervangt. De keuzelijsten voor Outcome (uitkomst), Forecast category (forecastcategorie), Owner (eigenaar) en Code outcome (uitkomst per code) staan hier ook, zodat je ze op één plek beheert.
2. Pipeline (dealoverzicht): één rij per deal. Je typt elf kolommen in: Deal (dealnaam), Owner, Amount, Stage, Expected close (verwachte sluiting), Forecast category, Next step (volgende stap), Last activity (laatste activiteit), Close date moves (n) (aantal keer verschoven), Outcome en Reason code (redencode). Zes grijze kolommen rekenen zichzelf uit: Stage no. (fasenummer), Probability, Weighted amount (gewogen bedrag), Close month (sluitmaand), In forecast quarter (in het prognosekwartaal) en Check (controle). Stage en Reason code zijn keuzelijsten uit een bereik die alles buiten de lijst weigeren; Owner waarschuwt alleen. Staan je deals in ons CRM-sjabloon, kopieer dan Amount en Deal stage (dealfase) over, met Decision date (besluitdatum) als Expected close. Wis daarna de 15 voorbeeldrijen.
3. Win rates: je historie, je codes, je fases. Vul de gesloten deals per maand in als Won (n), Lost (n) en No decision (n) (gewonnen, verloren, zonder besluit), oudste maand eerst, één maand per rij. Closed (n) (totaal gesloten), Won / won + lost (winrate onder besliste deals) en Won / all closed (winrate onder alle gesloten deals) worden per maand en voor de gebruikte maanden berekend. Onder de tabel zet de Sheet die historie om in een kwartaal in deals: gesloten per maand, gesloten per kwartaal en gewonnen deals onder elke winrate. Verder naar beneden staan de tien redencodes en de fasetabel met de standaardkansen van HubSpot. Vervang de vier voorbeeldmaanden van Spona door die van jou; de formules veranderen niet.
4. Forecast: drie maanden, zes methodes. Elke rij is een maand van het kwartaal. Voor elke open deal waarvan de Close month in die maand valt, telt SUMIFS het Amount en het Weighted amount op, en telt COUNTIFS de deals. De twee kolommen History-based vermenigvuldigen de open waarde met elk van beide winrates. Commit en Commit + Best case tellen de bedragen op per Forecast category. De rij Quarter (kwartaal) telt de drie maanden op, en rij 10 vergelijkt de prognose gewogen per fase met history-based.
5. Summary: de pagina die je deelt. De methodetabel toont per methode de Quarter forecast (kwartaalprognose), de Gap to target (gat tot target) en de Share of target (aandeel van target). Coverage (dekking) laat zien hoeveel pipeline je hebt ten opzichte van het target en hoeveel je nodig hebt bij je winrate. Deal checks (dealcontroles) telt elke melding op het tabblad Pipeline. Het Weekly forecast log (wekelijks prognoselogboek) rechts bewaart de getallen die je elke maandag plakt, plus een foutregel zodra de werkelijke uitkomst van het kwartaal binnen is.

De formules gebruiken Engelse functienamen, en Google Sheets houdt die aan als je Always use English function names (altijd Engelse functienamen gebruiken) aanvinkt. De landinstelling verandert valuta, datum- en getalnotatie: zet die via Bestand, Instellingen op Nederland, en vul de bedragen op het tabblad Pipeline in euro in. Op het tabblad Win rates doet SUMPRODUCT de weging van de maanden, en op Pipeline zoeken INDEX en MATCH de fasekans van elke deal op. Geen QUERY, geen scripts, geen add-ons, dus het bestand opent via Bestand, Downloaden ook in Excel.

Voorbeeld van een omzetprognose: het volgende kwartaal uit Spona's gesloten deals

De vier voorbeeldmaanden van Spona zijn echt. Elke opportunity telt één keer, in de maand waarin hij werd gesloten, en open opportunities tellen niet mee. Jesse Chan van Spona bevestigde welke redencodes als gewonnen, verloren en zonder besluit tellen.

Uit dezelfde aantallen komen twee winrates. Won / won + lost is 82,5%, omdat de 69 deals zonder besluit uit de noemer vallen. Won / all closed is 66,0%. Geen van beide is een benchmark voor jouw team; het verschil ertussen is waar het om gaat.

Uit die aantallen berekend: Spona sloot gemiddeld 86 opportunities per maand, oftewel 258 per kwartaal. Bij 66,0% voorspelt de historie 170 gewonnen deals. Bij 82,5% zijn dat er 213.

Dat zijn 43 gewonnen deals meer, of 25,1%, uit dezelfde deals en dezelfde pipeline. Het enige verschil is of een deal die zonder besluit eindigde als gesloten telt.

‘Zonder besluit’ is geen afrondingsfout. Zo eindigden 69 van de 344 gesloten opportunities. Van de 117 deals die Spona niet won, eindigde 59,0% zonder besluit in plaats van met een verlies.

Dixon and McKenna analyseerden voor hun JOLT-onderzoek 2,5 miljoen opgenomen salesgesprekken. Ze ontdekten dat 40 tot 60% van de verloren deals zonder besluit eindigden. Een historie met alleen gewonnen en verloren verbergt elk van die deals.

De voorbeeldrijen op het tabblad Pipeline zijn verzonnen. Negen open deals sluiten in het kwartaal, met 198.000 aan open waarde tegenover een Quarter target van 150.000. De bedragen hebben geen valuta, dus typ je eigen bedragen in de valuta waarin je verkoopt.

Stage-weighted voorspelt op de standaardwaarden van HubSpot 125.400. History-based bij de winrate Won / all closed van Spona voorspelt 130.657. Ze liggen 4,0% uit elkaar, dus het tabblad Forecast toont ‘Methods agree within 20%’ (methodes liggen binnen 20% van elkaar).

Schakel over naar Won / won + lost en de prognose springt naar 163.440, de enige methode boven het target. Commit komt uit op 57.000 en Commit + Best case op 129.000, allebei onder het target.

Het volume beweegt meer dan de winrate. Het aantal gesloten deals van Spona lag tussen 73 en 98 per maand. Dat is een schommeling van 34%. Het gewonnen aandeel bewoog alleen tussen 64,3% en 68,1%.

Het risico van de prognose zit dus in hoeveel deals sluiten, niet in de winrate waarmee je vermenigvuldigt. Let op de kolom Open deals closing (n) (aantal open deals dat sluit) op het tabblad Forecast, net zo scherp als op de waarde.

De sales forecast eerlijk houden: faseregels, verschuivingen, wekelijkse updates

Een forecastsheet is maar zo eerlijk als de drie velden die salesmedewerkers erin invullen: Stage, Expected close en Forecast category. Drie regels houden ze eerlijk, en de kolom Check dwingt de meeste daarvan af.

Faseregels die standhouden

Schrijf voor elke fase een exitcriterium dat de koper moet waarmaken, niet de salesmedewerker. Presentation scheduled (presentatie gepland) betekent een datum in de agenda van de koper. Decision maker bought-in (beslisser overtuigd) betekent dat de economic buyer in een gesprek ja heeft gezegd.

Onze gids over de B2B-salespipeline laat zien hoe je ze opstelt. Zonder exitcriteria betekent een kans van 60% alleen dat de salesmedewerker er een goed gevoel over heeft.

Commit heeft een koper met naam nodig. In de data van Spona was No active buying owner (geen actieve eigenaar aan koperskant) de hoofdreden bij 28 van de 69 deals zonder besluit. Een deal zonder iemand die kan tekenen is hooguit Best case, in welke fase hij ook zit. De vraag naar de economic buyer uit MEDDIC hoort te komen voordat de categorie naar Commit gaat.

Laat de standaardwaarden los. De fasetabel op het tabblad Win rates telt de gesloten deals die elke fase bereikten en de gewonnen deals daaronder. Zodra een fase 10 gesloten deals heeft, schakelt Probability used (gebruikte kans) van de standaardwaarde van HubSpot over naar je eigen winrate, en de kolom Based on (gebaseerd op) vermeldt dat. Met de voorbeeldrijen toont elke fase nog Default: fewer than 10 closed deals (standaard: minder dan 10 gesloten deals).

Regels voor verschoven sluitdata

Een verschoven sluitdatum is een van de sterkste waarschuwingssignalen die een sheet kan geven. De benchmark van Ebsta, over $ 57 mld. aan geanalyseerde omzet, stelde vast dat winrates met 83% dalen als deals verschuiven. Een verschuiving van één tot vier weken verlaagt de winrate al met 34%.

Ebsta meldt ook dat het aandeel deals dat voorbij de sluitdatum schuift in een jaar daalde van 44% naar 36%. Ebsta ziet die daling als een teken van strakkere dealcontrole.

De Sheet heeft twee regels voor verschuivingen. Tel 1 op bij Close date moves (n) telkens als een datum verschuift. Bij de tweede verschuiving van een Commit-deal toont de kolom Check ‘Moved twice: not Commit’ (twee keer verschoven: geen Commit), en heeft de deal een nieuwe categorie nodig.

Ligt Expected close vóór de As-of date, dan toont de kolom Check ‘Close date passed’ (sluitdatum verstreken). Een deal kan niet in de prognose staan met een sluitdatum in het verleden.

De derde regel gaat over deals sluiten, niet over ze verschuiven. Project deferred (project uitgesteld) was de code bij 41 van de 69 deals zonder besluit van Spona. Als een koper uitstelt, sluit de deal dan als No decision met zijn redencode, in plaats van de datum een derde keer te verschuiven.

Ons artikel over win loss analysis laat zien hoe je elke gesloten deal codeert met één hoofdreden. De kolom Check markeert een code die niet bij de uitkomst past.

Een wekelijkse updateroutine

Xactly ondervroeg 405 Noord-Amerikaanse sales- en financeleiders over hun prognoses. Wekelijkse updates waren de eerste keuze voor 41% van hen, maandelijkse voor 26%. Dagelijks kwam als derde uit op 22%.

De forecasttool van HubSpot kan salesmedewerkers markeren die hun prognose niet hebben bijgewerkt, en die indicator staat standaard op acht dagen. De regel voor verouderde deals in de Sheet staat om dezelfde reden op 7 dagen: een deal die een week niemand heeft aangeraakt, is een deal waar niemand aan werkt.

De maandagroutine bestaat uit vijf invoerstappen per salesmedewerker. Typ de datum van die dag in As-of date op Instructions. Controleer Stage, Expected close en Last activity bij elke open deal. Tel 1 op bij Close date moves (n) waar een datum is verschoven.

Vul Outcome en Reason code in bij elke deal die is gesloten. Plak daarna de rij Quarter uit Forecast in het Weekly forecast log op Summary.

Het logboek maakt de Sheet steeds beter. Als het kwartaal eindigt, typ je het resultaat in Actual won this quarter (werkelijk gewonnen dit kwartaal). De foutregel toont dan hoe ver elke methode er in de eerste gelogde week naast zat. Na twee kwartalen weet je welke methode je voor jouw team kunt vertrouwen.

Hoeveel pipeline het kwartaal nodig heeft

Dekking is de open waarde die in het kwartaal sluit, gedeeld door het target. De dekking die je nodig hebt, is één gedeeld door je winrate.

De vuistregel van 3x gaat uit van een winrate van 33%. Op de blog van Salesforce schrijft Jason Jordan dat die alleen werkt als je winrate precies 33% is en je salescyclus precies één jaar duurt. Bij een winrate van 10% heb je 10x het target aan pipeline nodig. Bij 50% is 2x genoeg.

Zijn voorbeeld begint bij een target van $ 100.000 en een winrate van 25%. Delen door het aantal salescycli van 60 dagen in een jaar geeft $ 65.757 aan pipeline.

Bij de winrate Won / all closed van Spona, 66,0%, heeft het kwartaal 1,52x het target aan open waarde nodig. Bij de winrate Won / won + lost van 82,5% is dat maar 1,21x. De lagere winrate is de eerlijke, want een uitgesteld project is nog steeds een deal die je niet hebt gewonnen.

Het tabblad Summary doet het rekenwerk. De voorbeeldpipeline heeft 1,32x het target en heeft 1,52x nodig. De regel Status zegt ‘Short of pipeline: add 29.313’ (te weinig pipeline: voeg 29.313 toe).

Kijk voordat je die pipeline inkoopt met onze leadwaarde-calculator wat een lead je waard is. Bij de gemiddelde deal van 22.000 uit het voorbeeld zijn dat twee extra opportunities, geen twintig.

Waar Spona past als de pipeline tekortschiet

Spona is geen forecasttool. Het leest je pipeline niet, stelt je winrates niet vast en telt geen prognoses op voor een team. Werk je met HubSpot of Dynamics 365, dan zijn hun forecasttools sterker dan welke sheet ook voor het optellen en indienen van prognoses. Die van HubSpot begint zelfs bij hetzelfde gewogen bedrag dat dit template gebruikt.

Spona komt in beeld bij de regel Status. Meldt Summary ‘Short of pipeline’, dan bestaat het gat uit nieuwe opportunities, en die bouwt Spona.

Je beschrijft je ideale klant in een chat, en Spona levert een geverifieerde, gescoorde leadlijst. Je betaalt per lead, van $ 0,008 tot $ 2,00, afhankelijk van het type zoekopdracht en het abonnement. Elke zoekopdracht begint met een gratis proefset leads. Voor teams waarvan de deals in HubSpot staan, is een HubSpot-integratie beschikbaar.

De grenzen zijn duidelijk. Spona levert de bovenkant van de pipeline, niet de fases daarna. De leads hebben nog steeds een eerste gesprek nodig, een exitcriterium per fase en een maandagupdate zoals elke andere rij. En met de leadprijs koop je contacten, geen winrate: jouw historie, niet die van Spona, bepaalt de Probability used.

Get thousands of leads in 4 minutes.

Stop stitching tools together.
Start with verified sales data, delivered in minutes.

SCALE SALES NOW

No contracts · No setup · No onboarding

Veelgestelde vragen over het forecasttemplate

Hoe maak je een sales forecast in Excel?

Download dit template als .xlsx-bestand via Bestand, Downloaden, Microsoft Excel. De formules gebruiken alleen standaardfuncties zoals SUMIFS, COUNTIFS en SUMPRODUCT. Excel rekent ze zonder aanpassingen opnieuw uit.

Voor een trendprognose van je maandomzet heeft Excel ook een Forecast Sheet (prognoseblad) op het tabblad Gegevens. Dat gebruikt standaard de AAA-versie van exponentiële afvlakking met een betrouwbaarheidsinterval van 95%. Het heeft gelijke intervallen tussen de datapunten nodig en verdraagt tot 30% ontbrekende punten.

Dat trekt een lijn door vanuit eerdere totalen; je open deals ziet het niet. De functie FORECAST van Google Sheets doet hetzelfde met lineaire regressie. Gebruik een van beide voor een maandtrend, en dit template voor het kwartaal dat voor je ligt.

Wat is de formule voor een omzetprognose?

Drie formules dekken de meeste teams. Gewogen per fase: de som van het bedrag van elke open deal maal de kans van zijn fase. Op basis van historie: de open waarde die in de periode sluit maal je winrate, met gewonnen gedeeld door alle gesloten deals als winrate. Run rate: de gewonnen waarde per maand maal het aantal maanden in de periode.

De Sheet rekent ze uit als een SUMIFS op Weighted amount, een SUMIFS op Amount maal de winrate, en Won value per maand maal drie.

Hoe nauwkeurig zijn verkoopprognoses?

Minder nauwkeurig dan de meeste teams toegeven. In het onderzoek van Xactly miste 4 op de 5 leiders het afgelopen jaar een kwartaalprognose, en meer dan de helft zelfs twee keer of vaker. 52% van de salesleiders zei dat hun prognose er 10% of meer naast zat.

Gartner ontdekte dat maar 45% van de salesleiders en verkopers veel vertrouwen heeft in de nauwkeurigheid van de prognoses van hun organisatie. Het Weekly forecast log in deze Sheet legt het getal van elke week vast, zodat je eigen foutmarge geen gok meer is.

Hoeveel historie heeft het template nodig?

De instelling Months of history to use (aantal maanden historie) begint bij 6, en de kolom Used in forecast (gebruikt in prognose) markeert de laatste maanden tot dat aantal. De vier voorbeeldmaanden van Spona zijn genoeg om de methode te laten zien; je eigen historie moet minstens een kwartaal beslaan.

Een team dat maar een handvol deals per maand sluit, vult beter een heel jaar in. Zet Months of history to use dan op 12. Fasekansen schakelen pas over naar je eigen winrate als 10 gesloten deals een fase hebben bereikt. Kleine teams houden de standaardwaarden dus langer.

Kun je het template zonder CRM gebruiken?

Ja. Het tabblad Pipeline is het CRM voor de prognose: één rij per deal met de elf kolommen die je zelf invult. Heb je nog helemaal geen dealoverzicht, begin dan met ons CRM-sjabloon en houd de twee lijsten met Stage-waarden gelijk. Expected close is het belangrijkst, omdat het tabblad Forecast de deals leest op Close month.