CRM Excel template: gratis CRM-spreadsheet voor Google Sheets en Excel met de velden die ertoe doen

Een CRM-template is een spreadsheet met één rij per contact, één rij per deal en de kolommen die je salesmensen nodig hebben om ze op te volgen. Op deze pagina vind je een gratis CRM-template voor Google Sheets, ook te downloaden als CRM Excel template, zonder formulier tussen jou en het bestand.

De kolommen zijn niet willekeurig. Ze volgen de vijf velden die ik bij elke salesmedewerker in mijn team op het scherm wil zien vóór een eerste gesprek. De dealfases volgen de zeven fases die het team van Spona in HubSpot bijhoudt, elk met de velden die een deal moet bevatten voordat hij verder mag. Het spreadsheet telt wat er ontbreekt, markeert opvolgingen die te laat zijn en laat zien welke e-mailadressen een nieuwe check nodig hebben.

Get thousands of leads in 4 minutes.

Stop stitching tools together.
Start with verified sales data, delivered in minutes.

SCALE SALES NOW

No contracts · No setup · No onboarding

Gratis CRM Excel template: zes tabbladen in Google Sheets en Excel

Open het gratis CRM-template en kies Bestand, dan Kopie maken. Voor Excel kies je Bestand, dan Downloaden. Je hoeft geen e-mailadres achter te laten. OnePageCRM vergeleek 12 gratis CRM-templates en vond er zes achter een formulier.

Drie grijze voorbeeldrijen laten zien hoe de kleuren werken. Verwijder ze voordat je begint. Elk voorbeelddomein eindigt op .example, dus geen enkele rij in het bestand hoort bij een echt persoon.

Het eigen CRM-template van HubSpot heeft zeven tabbladen en is bedoeld voor ‘je eerste 25-50 klanten of leads’. Het Excel-CRM van Salesflare bestaat uit drie bladen achter een directe .xlsx-link. Het spreadsheet van Vertex42 heeft een licentie voor alleen privégebruik, niet voor verspreiding.

Geen van de drie legt verplichte velden per fase vast, en geen ervan noteert wanneer een e-mailadres voor het laatst is geverifieerd. Dit spreadsheet doet allebei.

De vijf velden in het CRM Excel template vóór het eerste gesprek

Het tabblad Contacten is het klantenbestand van het template en is gebouwd op de eigen gegevens van Spona. Het bevat de vijf dingen die een salesmedewerker in mijn team op het scherm moet hebben vóór een eerste gesprek. Elk ervan hoort bij een groep kolommen, en vier van de vijf komen overeen met velden die een export uit Spona al bevat.

Veld 5 is het veld dat een data-export niet kan invullen. Een salesmedewerker hoort pas in het gesprek welke tools er nu draaien en welk volume per maand nodig is, dus de twee kolommen beginnen leeg en blijven leeg tot de behoefteanalyse.

De eerste versie van het spreadsheet stopte bij die vijf groepen. Mijn review stuurde hem terug met drie toevoegingen aan het overzicht voor het eerste gesprek. Dat zijn een datum laatst geverifieerd, een eigenaar van de opportunity en een deadline voor de volgende actie.

Zonder eigenaar gaat niemand achter de rij aan. Zonder deadline kan het spreadsheet niet zeggen wat te laat is. Zonder verificatiedatum is een bounce het eerste teken dat een e-mailadres verouderd is.

Voor de kolom ICP-fit zijn er drie waarden: Sterk, Gedeeltelijk en Geen fit. Leg ze één keer vast met het template voor het ideale klantprofiel en bewaar de definitie in het tabblad Lijsten.

Kolommen voor bron en afmelding in het CRM-template

Vier kolommen rechts in Contacten leggen de herkomst vast: leadbron, toegevoegd op, niet benaderen en notities. Ze staan er vanwege de wet, niet voor rapportages.

Artikel 14 van de AVG gaat over mensen van wie je de gegevens niet bij henzelf hebt verzameld. Je moet hun vertellen ‘de bron waar de persoonsgegevens vandaan komen’. Doe dat binnen een maand nadat je de gegevens hebt gekregen, en uiterlijk bij je eerste bericht aan hen. De kolommen Leadbron en Bron-URL aanleiding beantwoorden die vraag in één oogopslag.

In het Verenigd Koninkrijk zegt de ICO dat de e-mailregel van PECR ‘niet geldt voor zakelijke abonnees’, maar eenmanszaken en sommige personenvennootschappen tellen als particulieren. Een zakelijk e-mailadres met een naam erin blijft een persoonsgegeven. Controleer nummers vóór live B2B-gesprekken in zowel het CTPS- als het TPS-register.

In de VS zegt de CAN-SPAM-gids van de FTC dat ‘de wet geen uitzondering maakt voor e-mail tussen bedrijven’. Een afmelding moet je binnen 10 werkdagen verwerken. Elke afzonderlijke e-mail die de wet overtreedt, kan tot $ 53.088 kosten.

In Nederland is volgens artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet ook voor commerciële e-mail aan een bv of nv voorafgaande toestemming nodig, op twee beperkte uitzonderingen na.

Daarom is Niet benaderen een dropdown met één waarde: Ja. De rij wordt grijs in het spreadsheet in plaats van verwijderd.

Zeven fases in het sales-CRM-template en de velden die elke fase nodig heeft

De meeste spreadsheettemplates noemen alleen fases en verder niets. Het voorbeeld van Salesforce loopt van ‘Lead’, ‘Qualified’, ‘Proposal Sent’, ‘Negotiation’ tot ‘Won/Lost’. Smartsheet gebruikt Lead, Qualified, Trial, Contract en Closed. Het Excel-CRM van Pipedrive gebruikt Appointment, Proposal, Negotiation, Pilot en Agreement.

Geen van hen zegt wat een deal moet bevatten voordat hij doorschuift.

Het tabblad Deals gebruikt de zeven fases die het team van Spona in HubSpot bijhoudt, met de verplichte velden per fase. De fases staan in het tabblad Lijsten, dus je kunt ze een andere naam geven.

Fase 2 hergebruikt de branche, omvang en regio uit de contactrij, dus het blok in Deals bevat alleen de drie checks die sales doet: ICP-fit bevestigd, doelrol, uitsluitingen gecontroleerd. Fase 3 is de behoefteanalyse; daar wordt veld 5 van het overzicht voor het eerste gesprek ingevuld.

De kolom Ontbrekende velden telt de lege verplichte velden in de huidige fase. Een deal schuift door als die teller op 0 staat. In fase 1 tot en met 5 kleurt ook het blok van de huidige fase lichtblauw, een vriendelijker duwtje dan een vergrendelde cel. De gids over de B2B-salespipeline gaat dieper in op de fases zelf.

Fase 7 vraagt om een reden, een concurrent en de werkelijke beslisdatum. ‘Geen’ is een geldige concurrent. In mijn ervaring is de reden van verlies de eerste kolom die leeg blijft in een spreadsheet-CRM, omdat niemand ervoor betaald wordt om hem in te vullen.

Het CRM-spreadsheet instellen in zes stappen

1. Kopieer het bestand. Maak een kopie in Google Sheets of download de .xlsx. Geef het de naam van je team en werk alleen in die kopie.
2. Vul het tabblad Lijsten. Zet je salesmensen in de kolom Eigenaren. Houd de zeven fases of geef ze een andere naam. Stel de termijn voor opnieuw checken in cel B3 in; die begint op 90 dagen.
3. Laad je contacten. Plak één rij per persoon in Contacten, groep 1 tot en met 5 van links naar rechts. Een lijst uit een datatool vult de eerste vier groepen; een leadlijst opbouwen legt uit waar de rijen vandaan komen.
4. Open je deals. Eén rij per opportunity in Deals, met het domein, het e-mailadres van het contact, een eigenaar en een fase. De bedrijfsnaam wordt ingetypt, niet opgezocht, zodat HubSpot hem later kan importeren.
5. Leg elk contactmoment vast. Eén rij per telefoongesprek, e-mail of meeting in Activiteiten. De kolom Contactmomenten in Contacten telt ze per e-mailadres.
6. Lees het Dashboard op maandag. Open deals, open waarde, winratio, volgende stappen die te laat zijn, contacten om opnieuw te checken en gebouncede e-mails vullen zichzelf in.

De formules staan al tot rij 107 in Contacten en Deals. Heb je meer rijen nodig, selecteer dan de laatste rij met formules en sleep die omlaag.

Google Sheets als CRM gebruiken met je team

Deel de kopie met de rol Bewerker voor salesmensen en de rol Lezer voor iedereen die alleen het Dashboard bekijkt. Bescherm het tabblad Lijsten (Gegevens, dan Beschermde bladen en bereiken), zodat niemand per ongeluk een fase hernoemt. Geef iedere salesmedewerker een filterweergave op de eigen naam als eigenaar, dan houdt iedereen een eigen sortering. De versiegeschiedenis onder Bestand laat zien wie een cel wanneer heeft gewijzigd.

Een CRM in Excel maken vanuit de download

Open de .xlsx en sla hem op in OneDrive of SharePoint, want gelijktijdig bewerken werkt alleen vanaf daar. Zet elk datatabblad om in een tabel (Ctrl+T), zodat nieuwe rijen de formules en dropdowns overnemen. Voorwaardelijke opmaak en gegevensvalidatie reizen mee met het bestand.

Excel maakt van een ingetypt bereik zoals ‘1-10’ een datum. Daarom gebruiken de medewerkersklassen het woord ‘tot’ in plaats van een streepje.

Google Sheets CRM of een CRM-systeem in Excel: welke kies je?

Beide bestanden hebben dezelfde kolommen en dezelfde formules. De keuze hangt af van wie het spreadsheet bewerkt en van waaruit.

De limieten komen van Googles eigen pagina over bestandsgrootte en de Excel-specificaties van Microsoft. Geen van beide is de echte grens voor een salesteam. Het tabblad Contacten van dit template gebruikt 32 kolommen. Bij de 20 miljoen cellen van Google is dat ongeveer 625.000 contactrijen.

Het spreadsheet loopt als proces al vast lang voordat het als bestand vastloopt.

Google Sheets wint als je salesmensen werken vanaf laptops, telefoons en verschillende kantoren, en als de salesleider één link wil die altijd actueel is. Excel wint als het team al in Microsoft 365 werkt, of als IT geen bedrijfsdata in Google Drive toestaat. Zet je de .xlsx later om naar Google Sheets, dan wordt elke cel met meer dan 50.000 tekens verwijderd. Dat speelt alleen bij geplakte gespreksnotities.

Formules in het CRM-spreadsheet die late opvolging en verouderde contacten markeren

Vijf formules doen het werk. Elke formule gebruikt alleen functies die zowel in Google Sheets als in Excel bestaan, zonder matrixformules en zonder macro's. De berekening van het laatste contact bij Vertex42 heeft een matrixformule of MAXIFS nodig; dit spreadsheet gebruikt geen van beide en laat zich dus in beide richtingen netjes omzetten.

De termijn van 90 dagen voor opnieuw checken is een instelling van het template, geen benchmark. Stel hem in op basis van je eigen bouncedata. De reden om er überhaupt een in te stellen is dat mensen van baan wisselen.

De mediane Amerikaanse werknemer zit 3,9 jaar bij de huidige werkgever, en in de private sector 3,5 jaar. Verspreid over een lijst betekent dat een gestage stroom adressen die elke maand onbruikbaar worden. De gids over datahygiëne legt een verversingsritme in dagen vast.

De kolom Verificatie behandelt een bounce als definitief. Een contact van wie de e-mail is gebounced, houdt de rij, verliest het e-mailadres en krijgt een nieuw adres via CRM-dataverrijking, niet door te gokken.

Het Dashboard gebruikt COUNTIF (AANTAL.ALS), COUNTIFS (AANTALLEN.ALS) en SUMIFS (SOMMEN.ALS) over de tabbladen Deals en Contacten. De zeven faserijen zitten vast in de formules, dus geef een fase liever een andere naam in Lijsten dan dat je een achtste toevoegt.

Als een CRM-spreadsheet niet meer volstaat: importeren in HubSpot

Een spreadsheet-CRM faalt als proces, niet als bestand. Salesforce noemt vijf signalen om over te stappen: datavolume, automatisering, één klantbeeld, rapportage en mobiele toegang. OnePageCRM en Pipedrive leggen de overstap allebei bij 50 tot 100 contacten, en geen van beide onderbouwt dat met data. Een betere test is gedrag.

Stap over als twee salesmensen in dezelfde week dezelfde rij bewerken. Stap over als een opvolging een automatische e-mail nodig heeft in plaats van een rode cel. Stap over als de salesleider elke maandag het Dashboard opnieuw bouwt omdat de tellingen niet meer kloppen.

De overstap is goedkoop. Het gratis CRM van HubSpot kost $ 0 per maand voor maximaal 2 gebruikers, zonder creditcard. Een gratis account bevat maximaal 1.000 contacten. Het template is zo opgezet dat de tabbladen Contacten en Deals als twee importbestanden voor HubSpot te exporteren zijn.

Contacten uit Excel importeren in een CRM: de regels van HubSpot

De regels voor importbestanden van HubSpot zijn streng over de vorm. Een bestand moet .csv, .xlsx of .xls zijn en mag maar één blad bevatten, dus exporteer Contacten en Deals apart. Contacten hebben een kolom E-mail nodig; in de koppelstap van de import wijs je de Nederlandse kolomkoppen toe aan de eigenschappen van HubSpot. Bedrijven hebben een naam of een bedrijfsdomein nodig.

Nieuwe deals hebben een dealnaam, pipeline en dealfase nodig. De namen van de fases moeten overeenkomen met de opties in je pipeline in HubSpot, dus maak de zeven fases daar eerst aan.

Sla de formulekolommen over bij de import: Opvolging, Verificatie, Contactmomenten, Fasenr., Ontbrekende velden en Dagen open. HubSpot heeft eigen eigenschappen voor fases, taken en activiteiten.

De drie kolommen die mijn review toevoegde (Laatst geverifieerd, Eigenaar, Deadline volgende actie), worden aangepaste eigenschappen voor een datum en een gebruiker. Dat zijn de eerste drie die het aanmaken waard zijn.

Het CRM-template vullen met geverifieerde leads: waar Spona past

De meeste kolommen in de eerste vier groepen van Contacten zijn velden die een export uit Spona bevat. Je beschrijft je ideale klant in een chat; de AI doorzoekt 40+ bronnen, verifieert elke lead en levert in ongeveer 4 minuten een lijst met scores. Elke zoekopdracht begint met een gratis steekproef, en het gratis abonnement bevat 3.000 eenmalige credits.

Met een betaald abonnement exporteer je de rijen als CSV en plak je ze in Contacten. De kolom Verificatie staat dan vanaf dag één op OK, omdat de datum laatst geverifieerd met de rij meekomt.

Volgens de prijzen van Spona kost een lead uit Standard Search met alleen een e-mailadres 3 tot 7 credits. Dat is $ 0,024 tot $ 0,07 per lead. Een nieuwe zoeksessie kost 1.000 credits. Dat is $ 8 tot $ 10, afhankelijk van het abonnement.

Een lijst verrijken die je al hebt, kost 3 credits voor bedrijfsgegevens en 5 voor een geverifieerd e-mailadres. De uitsluitingslijsten van Spona kunnen de rijen met Niet benaderen bevatten, zodat ze buiten de volgende zoekopdracht blijven.

Waar Spona niet past:

• Spona synchroniseert niet met Google Sheets. De integratie met HubSpot is de enige native CRM-koppeling, en export naar CSV zit in de betaalde abonnementen. Voor dit spreadsheet is die CSV de weg naar binnen.
• Veld 5, huidige tools en volume per maand, vult sales zelf in. Geen enkele export levert het, ook die van Spona niet.
• Spona vindt en verifieert de mensen. De deal zelf beheert Spona niet. Automatisering, sequences en een mobiele app horen bij een CRM-product, of bij een appbouwer zoals Airtable of Softr.
• Een kolom die dit spreadsheet mist, zoals een rechtsgrond per contact, voeg je het best toe vóór de eerste import, niet erna.

Get thousands of leads in 4 minutes.

Stop stitching tools together.
Start with verified sales data, delivered in minutes.

SCALE SALES NOW

No contracts · No setup · No onboarding

Veelgestelde vragen over het CRM-template

Wat is een CRM-template?

Een CRM-template is een spreadsheet dat is ingericht om klanten en deals bij te houden. Het heeft één rij per contact en één rij per deal, met kolommen voor de fase, de eigenaar, de volgende actie en de deadline daarvan. Goede templates voegen dropdowns, een dashboard en regels toe die achterstallig werk markeren. Het spreadsheet op deze pagina is er een, met zes tabbladen en vooraf ingestelde fases.

Kan ik een CRM in Excel maken?

Ja. Excel kan dropdowns, voorwaardelijke opmaak, COUNTIFS en samen bewerken vanuit OneDrive, en dat is alles wat een tracker voor contacten en deals nodig heeft. De download op deze pagina is een kant-en-klaar CRM-template voor Excel, dus je hoeft de formules niet zelf te bouwen. De grenzen zijn die van elk spreadsheet: geen automatisering en geen sequences.

Kan ik gratis mijn eigen CRM bouwen?

Ja, op twee manieren: een template in Google Sheets of Excel kost niets bovenop het account dat je al hebt. Het gratis CRM van HubSpot kost $ 0 per maand voor maximaal 2 gebruikers, zonder creditcard. Het gratis account bevat maximaal 1.000 contacten. Een verstandige route is beginnen met het spreadsheet en het in HubSpot importeren zodra twee of meer mensen dezelfde deals delen.

Is Excel of Google Sheets een CRM?

Niet op zichzelf. Een spreadsheet wordt een CRM als het fases met regels heeft, een eigenaar en een volgende actie per rij, en een logboek van contactmomenten. Het houdt op er een te zijn als het automatisering, rechten per record of een audittrail nodig heeft, en daar neemt een CRM-product het over.

Wat is het beste template voor een CRM?

Het beste CRM-template past bij jouw fases en telt wat er ontbreekt voordat een deal doorschuift. Het zet een datum op elke opvolging en legt vast waar elk contact vandaan komt. De kolomkoppen moeten passen bij het CRM waarin je later importeert, zodat de overstap een CSV-export is en geen herbouw. Check die vier punten voordat je naar het kleurenschema kijkt.

Is er een gratis CRM-template beschikbaar in Excel?

Ja. Het bestand op deze pagina download je als .xlsx vanuit de Google Sheet, met dezelfde zes tabbladen, dropdowns en formules. Salesflare en Vertex42 bieden ook gratis CRM-templates voor Excel; dat van Vertex42 is alleen voor privégebruik, en geen van beide legt verplichte velden per fase vast.