Planilha de projeção de vendas: Google Sheet grátis com taxas de ganho de um pipeline real

Uma planilha de projeção de vendas transforma duas entradas em um único número para o próximo trimestre: os negócios abertos hoje e os negócios fechados nos últimos meses. Esta planilha grátis do Google Sheets, em inglês, projeta o trimestre de três formas sobre o mesmo pipeline: ponderada por etapa, pelo histórico e por run rate (ritmo extrapolado). A distância até a meta aparece ao lado de cada uma. Faça uma cópia da planilha, preencha as duas entradas e as abas Forecast (projeção) e Summary (resumo) se completam sozinhas.

A aba Win rates (taxas de ganho) já vem com o histórico da própria Spona: 344 oportunidades fechadas em quatro meses recentes, divididas entre ganhas, perdidas e sem decisão. Essas contagens mostram por que o mesmo pipeline pode projetar dois números com 25% de diferença, conforme a forma de contar um ganho. A planilha recalcula no Google Sheets, no Excel e no LibreOffice.

Get thousands of leads in 4 minutes.

Stop stitching tools together.
Start with verified sales data, delivered in minutes.

SCALE SALES NOW

No contracts · No setup · No onboarding

Planilha de projeção de vendas: três métodos lado a lado

Toda projeção é uma multiplicação. O método define o que você multiplica e por quanto. A planilha roda três métodos sobre os mesmos negócios abertos, mais dois totais que o vendedor define à mão. Qualquer divergência aparece antes do resultado do trimestre.

O ponderado por etapa é o padrão do HubSpot. O HubSpot define o valor ponderado como o valor total de cada etapa multiplicado pela probabilidade da etapa. O pipeline padrão vai de 20% em Appointment scheduled (reunião agendada) a 90% em Contract sent (contrato enviado).

A ferramenta de previsão do HubSpot usa o valor ponderado por padrão. A planilha começa com esses cinco padrões e troca cada um pela sua própria taxa por etapa assim que negócios suficientes tiverem fechado.

Commit e Best case são o julgamento do vendedor, não aritmética. O Dynamics 365, da Microsoft, define Committed (comprometido) como um compromisso verbal ou contratual com alta confiança. Best case tem confiança média e ainda nenhum compromisso, e Omitted (omitido) sai de todos os totais.

As categorias padrão do HubSpot são Commit, Best case, Most likely (mais provável) e Pipeline (em andamento). A planilha usa Commit, Best case, Pipeline e Omitted, e só Omitted tira um negócio dos totais.

O run rate é o método mais simples e o mais fácil de enganar. A AccountingTools o define como a extrapolação de resultados financeiros para períodos futuros. No exemplo dela, um trimestre de US$ 5.000.000 vira um run rate anual de US$ 20.000.000. O ano real fechou em US$ 15.000.000.

A planilha calcula o run rate em negócios a partir das suas contagens de fechados e em receita assim que você adiciona o Won value por mês.

Qual dos métodos de previsão de vendas é o melhor?

O melhor é aquele que os seus próprios negócios fechados conseguem conferir. Comece pelo baseado no histórico: o valor aberto que fecha neste trimestre vezes a parcela de negócios fechados que você ganhou. Nada nele é palpite, exceto as datas de fechamento.

Depois, leia o ponderado por etapa ao lado. Se os dois ficarem a até 20% um do outro, as suas probabilidades por etapa são razoavelmente honestas. A aba Forecast mostra essa comparação na linha 10 e indica a correção quando a distância é maior.

O run rate é o teste de realidade, não a projeção. Se o baseado no histórico ficar bem acima do run rate, o seu pipeline está mais cheio que o normal ou as suas datas de fechamento estão otimistas. O Commit é o número que você reporta para cima quando os outros três concordam. Trate o Best case como a lista de negócios a trabalhar, não como receita.

Como fazer a projeção de vendas: cinco abas, cinco passos

Para fazer uma projeção de vendas, você precisa de três coisas. A primeira é cada negócio aberto com valor, etapa e data prevista de fechamento. A segunda são os seus negócios fechados por mês nos últimos meses, e a terceira é uma meta. A planilha está em inglês e tem cinco abas, uma por passo: faça uma cópia da planilha e siga as abas na ordem.

1. Instructions (instruções): defina seis configurações. Quarter start (início do trimestre), Quarter target (meta do trimestre) e As-of date (data de referência) são as mais importantes. As outras três definem as regras. Um negócio aberto passa a contar como parado depois de 7 dias sem atividade. A projeção lê seis meses de histórico, e uma etapa precisa de 10 negócios fechados antes que a sua própria taxa substitua o padrão. As listas suspensas de Outcome (resultado), Forecast category (categoria de previsão), Owner (responsável) e Code outcome (resultado do código) também ficam aqui, para você editá-las num lugar só.
2. Pipeline (funil de negócios): uma linha por negócio. Você preenche onze colunas: Deal (negócio), Owner, Amount, Stage, Expected close (fechamento previsto) e Forecast category. Seguem Next step (próximo passo), Last activity (última atividade), Close date moves (n) (mudanças da data de fechamento), Outcome e Reason code (código de motivo). Seis colunas cinza se calculam sozinhas: Stage no. (nº da etapa), Probability, Weighted amount (valor ponderado), Close month (mês de fechamento), In forecast quarter (no trimestre previsto) e Check (verificação). Stage e Reason code são listas suspensas de um intervalo que rejeitam qualquer coisa fora da lista; Owner só avisa. Se os seus negócios estão no nosso template de CRM, copie Amount e Deal stage (etapa do negócio) e use Decision date (data de decisão) como Expected close. Depois, apague as 15 linhas de exemplo.
3. Win rates: seu histórico, seus códigos, suas etapas. Digite os negócios fechados por mês como Won (n) (ganhos), Lost (n) (perdidos) e No decision (n) (sem decisão), do mais antigo para o mais recente, um mês por linha. Closed (n) (fechados), Won / won + lost (taxa sobre os decididos) e Won / all closed (taxa sobre todos os fechados) saem calculados por mês e para os meses usados. Abaixo da tabela, a planilha converte esse histórico em um trimestre em negócios: fechados por mês, fechados em um trimestre e ganhos com cada taxa. Mais abaixo ficam os dez códigos de motivo e a tabela de etapas com as probabilidades padrão do HubSpot. Troque os quatro meses de exemplo da Spona pelos seus; as fórmulas não mudam.
4. Forecast: três meses, seis métodos. Cada linha é um mês do trimestre. Para cada negócio aberto cujo Close month cai nele, a SUMIFS soma o Amount e o Weighted amount, e a COUNTIFS conta os negócios. As duas colunas History-based multiplicam o valor aberto por cada taxa de ganho. Commit e Commit + Best case somam os valores por Forecast category. A linha Quarter (trimestre) soma os três meses, e a linha 10 compara o ponderado por etapa com o baseado no histórico.
5. Summary: a página que você compartilha. A tabela de métodos mostra cada Quarter forecast (previsão do trimestre), com o Gap to target (distância até a meta) e o Share of target (percentual da meta). Coverage (cobertura) mostra quanto pipeline você tem em relação à meta e quanto precisa com a sua taxa de ganho. Deal checks (verificações de negócios) conta cada alerta da aba Pipeline. O Weekly forecast log (registro semanal da previsão), à direita, guarda os números que você cola toda segunda-feira. Uma linha de erro aparece quando o resultado real do trimestre entra.

As fórmulas usam nomes de funções em inglês, e o Google Sheets os mantém quando você marca Always use English function names (sempre usar nomes de funções em inglês). A localidade muda os formatos de moeda, data e número: escolha Brasil em Arquivo, Configurações e digite os valores da aba Pipeline em reais (R$). Na aba Win rates, a SUMPRODUCT faz a ponderação dos meses e, na Pipeline, INDEX e MATCH buscam a probabilidade da etapa de cada negócio. Como não há QUERY, scripts nem complementos, o arquivo abre no Excel por Arquivo, Fazer download.

Exemplo prático: o próximo trimestre a partir dos negócios fechados da Spona

Os quatro meses de exemplo da Spona são reais. Cada oportunidade conta uma vez, no mês em que fechou, e as oportunidades abertas ficam de fora. Jesse Chan, da Spona, confirmou quais códigos de motivo contam como ganho, perda e sem decisão.

Das mesmas contagens saem duas taxas de ganho. Won / won + lost dá 82,5%, porque tira os 69 negócios sem decisão do denominador. Won / all closed dá 66,0%. Nenhuma das duas é um benchmark para o seu time; a diferença entre elas é o que importa.

Calculado a partir dessas contagens: a Spona fechou uma média de 86 oportunidades por mês, ou 258 por trimestre. A 66,0%, o histórico projeta 170 ganhos. A 82,5%, projeta 213.

São 43 ganhos a mais, ou 25,1%, com os mesmos negócios e o mesmo pipeline. A única mudança é se um negócio que terminou sem decisão conta como fechado.

O resultado No decision não é um erro de arredondamento. Foi o desfecho de 69 das 344 oportunidades fechadas. Dos 117 negócios que a Spona não ganhou, 59,0% terminaram sem decisão, e não com uma perda.

Dixon and McKenna analisaram 2,5 milhões de conversas de vendas gravadas para a pesquisa JOLT. Eles concluíram que de 40 a 60% dos negócios perdidos terminaram sem decisão. Um histórico só com Won e Lost (ganho e perdido) esconde cada um deles.

As linhas de exemplo da aba Pipeline são inventadas. Nove negócios abertos fecham no trimestre, com 198.000 em valor aberto contra uma Quarter target de 150.000. Os valores não têm moeda, então digite os seus na moeda em que você vende.

O ponderado por etapa, com os padrões do HubSpot, projeta 125.400. O baseado no histórico, com a taxa won / all closed da Spona, projeta 130.657. Os dois ficam a 4,0% de distância, então a aba Forecast mostra “Methods agree within 20%” (os métodos concordam dentro de 20%).

Mude para won / won + lost e a projeção salta para 163.440, o único método que supera a meta. O Commit soma 57.000 e o Commit + Best case, 129.000, ambos abaixo da meta.

O volume varia mais que a taxa. O número de fechados da Spona foi de 73 a 98 por mês. É uma oscilação de 34%. A parcela ganha variou só entre 64,3% e 68,1%.

Então o risco da projeção está em quantos negócios fecham, não na taxa pela qual você multiplica. Acompanhe a coluna Open deals closing (n) (negócios abertos que fecham) da aba Forecast tão de perto quanto o valor.

Projeção de vendas honesta: regras de etapa, atrasos e atualização semanal

Uma planilha de projeção só é tão honesta quanto os três campos que os vendedores preenchem: Stage, Expected close e Forecast category. Três regras mantêm esses campos honestos, e a coluna Check aplica a maioria delas.

Regras de etapa que se sustentam

Escreva uma regra de saída para cada etapa, algo que o comprador precisa fazer, não o vendedor. Presentation scheduled (apresentação agendada) significa uma data na agenda do comprador. Decision maker bought-in (decisor convencido) significa que o comprador econômico disse sim em uma ligação.

O nosso guia de pipeline de vendas B2B mostra como escrever essas regras. Sem regras de saída, uma probabilidade de 60% só quer dizer que o vendedor está otimista.

Commit exige um comprador com nome. Nos dados da Spona, No active buying owner (sem responsável ativo pela compra) foi o motivo principal em 28 dos 69 negócios sem decisão. Um negócio sem ninguém que possa assinar é no máximo Best case, seja qual for a etapa. A pergunta do MEDDIC sobre o comprador econômico vem antes de a categoria mudar para Commit.

Deixe os padrões para trás. A tabela de etapas da aba Win rates conta os negócios fechados que chegaram a cada etapa e os ganhos entre eles. Quando uma etapa tem 10 negócios fechados, Probability used (probabilidade usada) troca o padrão do HubSpot pela sua própria taxa, e a coluna Based on (baseado em) indica isso. Com as linhas de exemplo, todas as etapas ainda mostram “Default: fewer than 10 closed deals” (padrão: menos de 10 negócios fechados).

Regras para datas de fechamento adiadas

Uma data de fechamento adiada é um dos sinais de alerta mais fortes que uma planilha pode dar. O benchmark da Ebsta, com US$ 57 bilhões em receita analisada, concluiu que as taxas de ganho caem 83% quando os negócios atrasam. Um atraso de uma a quatro semanas, sozinho, corta a taxa de ganho em 34%.

A Ebsta também relata que a parcela de negócios que passam da data de fechamento caiu de 44% para 36% em um ano. A Ebsta interpreta a queda como sinal de um controle mais rigoroso dos negócios.

A planilha tem duas regras de atraso. Some 1 em Close date moves (n) cada vez que uma data muda. Na segunda mudança de um negócio Commit, a coluna Check mostra “Moved twice: not Commit” (mudou duas vezes: não é Commit), e o negócio precisa de uma nova categoria.

Quando Expected close é anterior à As-of date, a coluna mostra “Close date passed” (data de fechamento vencida). Um negócio não pode ficar na projeção com uma data de fechamento no passado.

A terceira regra é sobre fechar negócios, não sobre adiá-los. Project deferred (projeto adiado) foi o código em 41 dos 69 negócios sem decisão da Spona. Quando um comprador adia, feche o negócio como No decision com o seu código de motivo, em vez de mudar a data pela terceira vez.

O nosso post sobre win loss analysis mostra como codificar cada negócio fechado com um motivo principal. A coluna Check sinaliza um código que não combina com o resultado.

Uma rotina semanal de atualização

A Xactly fez uma pesquisa com 405 líderes de vendas e finanças da América do Norte sobre as suas projeções. Atualizações semanais foram a primeira escolha de 41% deles, e mensais, de 26%. As diárias ficaram em terceiro lugar, com 22%.

A ferramenta de previsão do HubSpot pode sinalizar vendedores que não atualizaram a projeção, e esse indicador tem oito dias como padrão. A regra de negócio parado da planilha é de 7 dias pelo mesmo motivo: um negócio sem movimento há uma semana é um negócio em que ninguém está trabalhando.

A rotina de segunda-feira leva cinco registros por vendedor. Digite a data do dia em As-of date, na aba Instructions. Confira Stage, Expected close e Last activity em cada negócio aberto. Some 1 em Close date moves (n) onde a data mudou.

Preencha Outcome e Reason code em cada negócio que fechou. Depois, cole a linha Quarter da aba Forecast no Weekly forecast log da aba Summary.

O registro é o que faz a planilha melhorar. Quando o trimestre terminar, digite o resultado em Actual won this quarter (ganho real neste trimestre). A linha de erro mostra então quanto cada método errou na primeira semana registrada. Depois de dois trimestres, você sabe em qual método confiar para o seu time.

De quanto pipeline o trimestre precisa

A cobertura é o valor aberto que fecha no trimestre dividido pela meta. A cobertura de que você precisa é um dividido pela sua taxa de ganho.

A regra prática de 3x pressupõe uma taxa de ganho de 33%. No blog da Salesforce, Jason Jordan afirma que ela só funciona quando a sua taxa de ganho é exatamente 33% e o seu ciclo de vendas dura exatamente um ano. Uma taxa de ganho de 10% exige 10x a meta em pipeline. Uma taxa de 50% exige 2x.

O exemplo dele parte de uma meta de US$ 100.000 e de uma taxa de ganho de 25%. Dividir pelo número de ciclos de vendas de 60 dias em um ano dá US$ 65.757 de pipeline.

Com a taxa won / all closed da Spona, de 66,0%, o trimestre precisa de 1,52x a meta em valor aberto. Com a taxa won / won + lost, de 82,5%, precisa de só 1,21x. A taxa mais baixa é a honesta, porque um projeto adiado continua sendo um negócio que você não ganhou.

A aba Summary faz a conta. O pipeline de exemplo tem 1,32x a meta e precisa de 1,52x. A linha Status mostra “Short of pipeline: add 29.313” (falta pipeline: adicione esse valor).

Antes de comprar esse pipeline, veja quanto vale um lead para você com a nossa calculadora de valor do lead. Com o negócio médio do exemplo, de 22.000, essa distância equivale a mais duas oportunidades, não a vinte.

Onde a Spona entra quando falta pipeline

A Spona não é uma ferramenta de projeção. Ela não lê o seu pipeline, não define as suas taxas de ganho nem consolida as projeções de um time. Se você usa HubSpot ou Dynamics 365, as ferramentas de previsão deles são melhores que qualquer planilha para consolidar e enviar projeções. A do HubSpot parte até do mesmo valor ponderado que este template usa.

A Spona entra na linha Status. Quando a Summary diz Short of pipeline, o que falta são novas oportunidades, e é isso que a Spona constrói.

Você descreve o seu cliente ideal em um chat, e a Spona devolve uma lista de leads verificados e pontuados. Você paga por lead, de US$ 0,008 a US$ 2,00, conforme o tipo de busca e o plano. Toda busca começa com uma amostra grátis de leads. Uma integração com o HubSpot está disponível para times cujos negócios ficam no HubSpot.

Os limites são claros. A Spona entrega o topo do pipeline, não as etapas seguintes. Os leads ainda precisam de uma primeira ligação, de uma regra de saída por etapa e de uma atualização na segunda-feira, como qualquer outra linha. E o preço do lead compra contatos, não uma taxa de ganho: o seu histórico, não o da Spona, define a Probability used.

Get thousands of leads in 4 minutes.

Stop stitching tools together.
Start with verified sales data, delivered in minutes.

SCALE SALES NOW

No contracts · No setup · No onboarding

Perguntas frequentes sobre a planilha de projeção

Como fazer uma projeção de vendas no Excel?

Baixe esta planilha de projeção como arquivo .xlsx em Arquivo, Fazer download, Microsoft Excel. As fórmulas usam só funções padrão, como SUMIFS, COUNTIFS e SUMPRODUCT. O Excel recalcula tudo sem ajustes.

Para uma projeção de tendência da receita mensal, o Excel também tem a Forecast Sheet (Planilha de Previsão), na guia Dados. Ela usa a versão AAA da suavização exponencial com um intervalo de confiança de 95% por padrão. Ela exige intervalos regulares entre os pontos de dados e tolera até 30% de pontos ausentes.

Isso projeta uma linha a partir de totais passados; não enxerga os seus negócios abertos. A função FORECAST do Google Sheets faz o mesmo com regressão linear. Use qualquer uma das duas para uma tendência mensal, e este template para o trimestre à sua frente.

Como calcular projeção de vendas: qual é a fórmula?

Três fórmulas atendem a maioria dos times. Ponderada por etapa: a soma do valor de cada negócio aberto vezes a probabilidade da sua etapa. Baseada no histórico: o valor aberto que fecha no período vezes a sua taxa de ganho, usando como taxa os ganhos divididos por todos os negócios fechados. Run rate: o valor ganho por mês vezes os meses do período.

A planilha as executa como uma SUMIFS sobre Weighted amount, uma SUMIFS sobre Amount vezes a taxa de ganho e o Won value por mês vezes três.

Qual é a precisão das projeções de vendas?

Menor do que a maioria dos times admite. Na pesquisa da Xactly, 4 em cada 5 líderes erraram uma projeção trimestral no último ano, e mais da metade errou duas vezes ou mais. E 52% dos líderes de vendas disseram que a projeção errou por 10% ou mais.

O Gartner concluiu que só 45% dos líderes de vendas e vendedores têm alta confiança na precisão da projeção da sua organização. O Weekly forecast log desta planilha registra o número de cada semana, e a sua própria taxa de erro deixa de ser um palpite.

De quanto histórico a planilha precisa?

A configuração Months of history to use (meses de histórico a usar) começa em 6, e a coluna Used in forecast (usado na previsão) marca os meses mais recentes até esse número. Os quatro meses de exemplo da Spona bastam para mostrar o método; o seu próprio histórico deve cobrir pelo menos um trimestre.

Um time que fecha poucos negócios por mês deve digitar um ano. Depois, defina Months of history to use como 12. As probabilidades por etapa só passam para a sua própria taxa depois que 10 negócios fechados chegarem a uma etapa. Times pequenos ficam com os padrões por mais tempo.

Dá para usar a planilha sem CRM?

Sim. A aba Pipeline é o CRM da projeção: uma linha por negócio, com as onze colunas preenchidas à mão. Se você não tem nenhuma lista de negócios, comece pelo nosso template de CRM e mantenha as duas listas de Stage idênticas. Expected close é o que mais importa, porque a aba Forecast lê os negócios por Close month.