Planilha CRM para Google Sheets e Excel: um modelo grátis de CRM de vendas com os campos que importam

Um modelo de CRM é uma planilha com uma linha por contato, uma linha por negócio e as colunas de que seus vendedores precisam para trabalhar cada um. Esta planilha CRM é gratuita, feita no Google Sheets, tem versão para baixar em Excel e nenhum formulário entre você e o arquivo.

As colunas não são genéricas. Elas seguem os cinco campos que eu quero na tela de um vendedor da minha equipe antes de uma primeira ligação. As etapas seguem as sete etapas que a equipe da Spona acompanha no HubSpot, cada uma com os campos que o negócio precisa ter antes de avançar. A planilha conta o que falta, sinaliza follow-ups atrasados e mostra quais emails precisam de uma nova checagem.

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Planilha CRM gratuita: seis abas no Google Sheets e no Excel

Abra a planilha CRM gratuita e escolha Arquivo, depois Fazer uma cópia. Para o Excel, escolha Arquivo, depois Fazer download. Não há cadastro de email no caminho. A OnePageCRM comparou 12 modelos gratuitos de CRM e encontrou seis atrás de um formulário.

Três linhas de exemplo em cinza mostram como as cores funcionam. Apague-as antes de usar. Todo domínio de exemplo termina em .example, então nenhuma linha do arquivo pertence a uma pessoa real.

O modelo de CRM do próprio HubSpot tem sete abas e é voltado para “seus primeiros 25-50 clientes ou leads”. O CRM em Excel da Salesflare tem três planilhas e sai por um link direto para o .xlsx. A planilha da Vertex42 tem licença só para uso privado, não para distribuição.

Nenhum dos três define campos obrigatórios por etapa, e nenhum registra quando um email foi verificado pela última vez. Esta planilha faz as duas coisas.

Os cinco campos da planilha de prospecção de clientes antes da primeira ligação

A aba Contatos foi construída a partir dos registros da própria Spona: as cinco informações que um vendedor da minha equipe precisa ter na tela antes de uma primeira ligação. Cada uma corresponde a um grupo de colunas. Quatro das cinco correspondem a campos que uma exportação da Spona já traz.

O campo 5 é o único que uma exportação de dados não consegue preencher. O vendedor descobre as ferramentas atuais e o volume mensal na ligação, então as duas colunas começam vazias e ficam assim até a descoberta.

A primeira versão da planilha parava nesses cinco grupos. Minha revisão devolveu a planilha com três acréscimos à visão da primeira ligação. São eles: a data da última verificação, um responsável pela oportunidade e um prazo para a próxima ação.

Sem responsável, ninguém corre atrás da linha. Sem prazo, a planilha não tem como dizer o que está atrasado. Sem data de verificação, um bounce é o primeiro sinal de que o email ficou desatualizado.

Na coluna Aderência ao ICP, os três valores são Forte, Parcial e Sem aderência. Defina-os uma vez com o modelo de perfil de cliente ideal e guarde a definição na aba Listas.

Colunas de origem e de opt-out no modelo de CRM

Quatro colunas à direita de Contatos registram a procedência: Origem do lead, Data de inclusão, Não contatar e Observações. Elas existem por causa da lei, não para relatórios.

O artigo 14 do GDPR trata de pessoas cujos dados você não coletou com elas mesmas. Você precisa informar a elas “a origem dos dados pessoais”. Faça isso no prazo de um mês depois de obter os dados e, no máximo, na primeira mensagem que enviar a elas. As colunas Origem do lead e URL da fonte do gatilho respondem a essa pergunta de relance.

No Brasil, o artigo 37 da LGPD determina que controlador e operador mantenham registro das operações de tratamento de dados pessoais que realizarem, especialmente quando baseado no legítimo interesse. Numa planilha de prospecção, as colunas Origem do lead e Data de inclusão ajudam a montar esse registro.

No Reino Unido, o ICO diz que a regra de email do PECR “não se aplica a assinantes corporativos”. Mas empresários individuais e algumas sociedades contam como pessoas físicas. Um email corporativo nominal continua sendo dado pessoal. Antes de ligações B2B ao vivo, confira os números nos dois cadastros, CTPS e TPS.

Nos EUA, o guia da FTC sobre o CAN-SPAM diz que “a lei não abre exceção para emails entre empresas”. Você precisa atender a um pedido de descadastro em até 10 dias úteis. Cada email que violar a lei pode custar até US$ 53.088.

Por isso, Não contatar é uma lista suspensa com um único valor, Sim. A linha fica cinza na planilha em vez de ser apagada.

Sete etapas do modelo de CRM de vendas e os campos de cada uma

A maioria dos modelos em planilha lista as etapas e nada mais. O exemplo da Salesforce vai de “Lead”, “Qualificado”, “Proposta enviada”, “Negociação”, “Ganho/Perdido”. A Smartsheet usa Lead, Qualificado, Teste, Contrato e Fechado. O CRM em Excel da Pipedrive usa Reunião, Proposta, Negociação, Piloto e Acordo.

Nenhum deles diz o que um negócio precisa conter antes de avançar.

A aba Negócios usa as sete etapas que a equipe da Spona acompanha no HubSpot, com os campos obrigatórios de cada uma. As etapas ficam na aba Listas, então você pode renomeá-las.

A etapa 2 reaproveita o setor, o porte e a geografia da linha do contato. Por isso, o bloco dela em Negócios só tem as três checagens que o vendedor faz: Aderência ao ICP confirmada, Cargo-alvo, Exclusões conferidas. A etapa 3 é a da descoberta; é nela que o campo 5 da visão da primeira ligação é preenchido.

A coluna Campos faltantes conta os campos obrigatórios em branco na etapa atual. Um negócio avança quando a contagem chega a 0. Nas etapas 1 a 5, o bloco da etapa atual também fica azul-claro, um lembrete mais gentil do que uma célula bloqueada. O guia de pipeline de vendas B2B trata das etapas em mais detalhe.

A etapa 7 pede um motivo, um concorrente e a data real da decisão. “Nenhum” é um concorrente válido. Na minha experiência, o motivo da perda é a primeira coluna a ficar em branco numa planilha de CRM, porque ninguém é pago para preenchê-la.

Como configurar a planilha CRM em seis passos

1. Copie o arquivo. Faça uma cópia no Google Sheets ou baixe o .xlsx. Renomeie com o nome da sua equipe e trabalhe só nessa cópia.
2. Preencha a aba Listas. Digite seus vendedores na coluna Responsáveis. Mantenha as sete etapas ou renomeie-as. Defina o prazo de reverificação na célula B3; ele começa em 90 dias.
3. Carregue seus contatos. Cole uma linha por pessoa em Contatos, grupos 1 a 5 da esquerda para a direita. Uma lista vinda de uma ferramenta de dados preenche os quatro primeiros grupos; o guia como montar uma lista de leads mostra de onde vêm as linhas.
4. Abra seus negócios. Uma linha por oportunidade em Negócios, com o domínio, o email do contato, um responsável e uma etapa. O nome da empresa é digitado, não puxado por fórmula, para que o HubSpot possa importá-lo depois.
5. Registre cada interação. Uma linha por ligação, email ou reunião em Atividades. A coluna Interações, em Contatos, conta essas linhas pelo endereço de email.
6. Leia o Painel na segunda-feira. Negócios abertos, valor aberto, taxa de ganho, próximos passos atrasados, contatos a reverificar e emails devolvidos se preenchem sozinhos.

As fórmulas já vêm preenchidas até a linha 107 em Contatos e Negócios. Para mais linhas, selecione a última linha com fórmula e arraste para baixo.

Como usar o Google Sheets como CRM com a sua equipe

Compartilhe a cópia com acesso de Editor para os vendedores e de Leitor para quem só consulta o Painel. Proteja a aba Listas (Dados, depois Proteger páginas e intervalos) para que ninguém renomeie uma etapa por engano. Dê a cada vendedor uma visualização de filtro com o próprio nome de responsável, o que mantém a ordenação de cada um separada. O Histórico de versões, em Arquivo, mostra quem mudou uma célula e quando.

Como montar um CRM no Excel a partir do download

Abra o .xlsx e salve no OneDrive ou no SharePoint, porque a coautoria só funciona a partir dali. Converta cada aba de dados em Tabela (Ctrl+T) para que as novas linhas herdem as fórmulas e as listas suspensas. A formatação condicional e a validação de dados vão junto com o arquivo.

O Excel transforma um intervalo digitado como “1-10” em data. Por isso, as faixas de funcionários usam a palavra “a” em vez de hífen.

CRM no Google Sheets ou modelo de CRM no Excel: qual usar

Os dois arquivos têm as mesmas colunas e as mesmas fórmulas. A escolha depende de quem edita a planilha e de onde.

Os limites vêm da página sobre tamanho de arquivos do próprio Google e das especificações do Excel da Microsoft. Nenhum dos dois é o teto real para uma equipe de vendas. A aba Contatos deste modelo usa 32 colunas. Com os 20 milhões de células do Google, isso dá cerca de 625.000 linhas de contato.

A planilha se esgota como processo muito antes de se esgotar como arquivo.

O Google Sheets ganha quando os vendedores trabalham de notebooks, celulares e escritórios diferentes, e quando o líder de vendas quer um único link sempre atualizado. O Excel ganha quando a equipe já vive no Microsoft 365 ou quando a TI não permite dados da empresa no Google Drive. Se você converter o .xlsx para o Google Sheets depois, toda célula com mais de 50.000 caracteres é removida. Isso só pesa para anotações de ligação coladas.

Fórmulas que sinalizam follow-ups atrasados e contatos desatualizados na planilha

Cinco fórmulas fazem o trabalho. Cada uma usa só funções que existem no Google Sheets e no Excel, sem fórmulas de matriz e sem macros. O cálculo de último contato da Vertex42 precisa de uma fórmula de matriz ou MAXIFS; a planilha não usa nenhuma das duas, então a conversão funciona bem nos dois sentidos.

O prazo de 90 dias para reverificar é uma configuração do modelo, não um benchmark. Defina-o com base nos seus próprios dados de bounce. O motivo para ter um prazo é a troca de emprego.

O tempo mediano de casa de um empregado nos EUA é de 3,9 anos, e de 3,5 anos no setor privado. Numa lista inteira, isso significa um fluxo constante de endereços que deixam de funcionar todo mês. O guia de higienização de dados define uma cadência de atualização em dias.

A coluna Verificação trata um bounce como definitivo. Um contato cujo email voltou mantém a linha, perde o email e ganha um novo por meio do enriquecimento de dados do CRM, não por chute.

O Painel usa COUNTIF, COUNTIFS e SUMIFS (CONT.SE, CONT.SES e SOMASES no Excel em português) sobre as abas Negócios e Contatos. As sete linhas de etapa estão amarradas às fórmulas, então renomeie uma etapa em Listas em vez de acrescentar uma oitava.

Quando a planilha de CRM deixa de funcionar: como importá-la no HubSpot

Uma planilha de CRM falha como processo, não como arquivo. A Salesforce lista cinco sinais de que é hora de mudar: volume de dados, automação, visão única do cliente, relatórios e acesso móvel. A OnePageCRM e a Pipedrive situam a mudança em 50 a 100 contatos, e nenhuma das duas cita dados para isso. O melhor teste é o comportamento.

Mude quando dois vendedores editarem a mesma linha na mesma semana. Mude quando um follow-up precisar de um email automático, e não de uma célula vermelha. Mude quando o líder de vendas refizer o Painel toda segunda-feira porque as contagens pararam de bater.

A mudança é barata. O CRM gratuito do HubSpot custa US$ 0 por mês para até 2 usuários, sem cartão de crédito. Uma conta gratuita comporta até 1.000 contatos. O modelo foi organizado para que as abas Contatos e Negócios saiam como dois arquivos de importação do HubSpot.

Como importar contatos do Excel para um CRM: as regras do HubSpot

As regras para arquivos de importação do HubSpot são rígidas quanto ao formato. O arquivo precisa ser .csv, .xlsx ou .xls e ter uma única planilha, então exporte Contatos e Negócios separadamente. Contatos precisam de uma coluna Email. Empresas precisam de um nome ou de um domínio da empresa.

Negócios novos precisam de Nome do negócio, Pipeline e Etapa do negócio. Os nomes das etapas precisam bater com as opções do seu pipeline no HubSpot, então crie as sete etapas lá primeiro.

Pule as colunas de fórmula na importação: Acompanhamento, Verificação, Interações, Nº da etapa, Campos faltantes e Dias em aberto. O HubSpot tem as próprias propriedades de etapa, tarefa e atividade.

As três colunas que a minha revisão acrescentou (Última verificação, Responsável pela oportunidade, Prazo da próxima ação) viram propriedades personalizadas de data e de usuário. São as três primeiras que vale a pena criar.

Como preencher a planilha CRM com leads verificados: onde entra a Spona

A maioria das colunas dos quatro primeiros grupos de Contatos são campos que uma exportação da Spona traz. Você descreve seu cliente ideal em um chat; a IA garimpa mais de 40 fontes, verifica cada lead e entrega uma lista pontuada em cerca de 4 minutos. Toda busca começa com uma amostra grátis, e o plano gratuito tem 3.000 créditos de uso único.

Num plano pago, exporte as linhas em CSV e cole em Contatos. A coluna Verificação mostra OK desde o primeiro dia, porque a data da última verificação chega junto com a linha.

Pelos preços da Spona, um lead da Standard Search só com email custa de 3 a 7 créditos. Isso dá de US$ 0,024 a US$ 0,07 por lead. Uma nova sessão de busca custa 1.000 créditos. Isso dá de US$ 8 a US$ 10, dependendo do plano.

Enriquecer uma lista que você já tem custa 3 créditos pelos dados da empresa e 5 por um email verificado. As listas de exclusão da Spona podem guardar as linhas marcadas como Não contatar, para que fiquem fora da próxima busca.

Onde a Spona não se encaixa:

• A Spona não sincroniza com o Google Sheets. A integração com o HubSpot é a única conexão nativa com CRM, e a exportação em CSV vem com os planos pagos. Para esta planilha, esse CSV é o caminho de entrada.
• O campo 5, ferramentas atuais e volume mensal, é preenchido pelo vendedor. Nenhuma exportação traz esse dado, nem a da Spona.
• A Spona encontra e verifica as pessoas. Ela não conduz o negócio. Automação, sequências e um app para celular são coisa de um produto de CRM ou de um criador de apps como Airtable ou Softr.
• Uma coluna que falta nesta planilha, como a base legal por contato, é melhor acrescentar antes da primeira importação, não depois.

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Perguntas frequentes sobre o modelo de CRM

O que é um modelo de CRM?

Um modelo de CRM é uma planilha organizada para acompanhar clientes e negócios. Ela tem uma linha por contato e uma linha por negócio, com colunas para a etapa, o responsável, a próxima ação e o prazo. Os bons modelos acrescentam listas suspensas, um painel e regras que sinalizam o trabalho atrasado. A planilha desta página é um deles, com seis abas e as etapas já definidas.

Dá para criar um CRM no Excel?

Sim. O Excel tem listas suspensas, formatação condicional, COUNTIFS e coautoria pelo OneDrive, tudo de que um controle de contatos e negócios precisa. O download desta página é um modelo de CRM pronto em Excel, então você não precisa montar as fórmulas. Os limites são os de qualquer planilha: sem automação e sem sequências.

Posso montar meu próprio CRM de graça?

Sim, de dois jeitos: um modelo no Google Sheets ou no Excel não custa nada além da conta que você já tem. O CRM gratuito do HubSpot custa US$ 0 por mês para até 2 usuários, sem cartão de crédito. A conta gratuita comporta até 1.000 contatos. Um bom caminho é começar pela planilha e importá-la no HubSpot quando duas ou mais pessoas compartilharem os mesmos negócios.

Excel ou Google Sheets é um CRM?

Não por si só. Uma planilha vira um CRM quando tem etapas com regras, um responsável e uma próxima ação por linha, e um registro de interações. Ela deixa de ser um CRM quando precisa de automação, permissões por registro ou trilha de auditoria, e é aí que um produto de CRM assume.

Qual o melhor modelo de CRM?

O melhor modelo de CRM segue as suas etapas e conta o que falta antes de um negócio avançar. Ele data cada follow-up e registra de onde veio cada contato. Os cabeçalhos devem bater com o CRM para o qual você vai importar depois, para que a mudança seja uma exportação em CSV e não uma reconstrução. Confira esses quatro pontos antes de olhar o esquema de cores.

Existe um modelo de CRM grátis no Excel?

Sim. O arquivo desta página é baixado como .xlsx a partir da planilha do Google, com as mesmas seis abas, listas suspensas e fórmulas. A Salesflare e a Vertex42 também oferecem modelos de CRM grátis em Excel; o da Vertex42 é só para uso privado, e nenhum dos dois define campos obrigatórios por etapa.