Sales forecast template: un Google Sheet gratuito con tassi di chiusura da una pipeline reale

Un sales forecast template trasforma due dati in un solo numero per il prossimo trimestre: le trattative aperte oggi e quelle chiuse negli ultimi mesi. Questo foglio Google Sheets gratuito, in inglese, prevede il trimestre in tre modi sulla stessa pipeline: ponderato per fase, basato sullo storico e run rate. Accanto a ciascuno compare il divario dall'obiettivo. Fai una copia del foglio, inserisci i due dati e le schede Forecast (previsione) e Summary (riepilogo) si compilano da sole.

La scheda Win rates (tassi di chiusura) contiene già lo storico di Spona: 344 opportunità chiuse in quattro mesi recenti, divise tra vinte, perse e senza decisione. Quei numeri mostrano perché la stessa pipeline può dare due previsioni distanti il 25%, a seconda di che cosa conti come vinta. Il foglio si ricalcola in Google Sheets, Excel e LibreOffice.

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Sales forecast template: tre metodi a confronto

Ogni previsione è una moltiplicazione. Il metodo decide che cosa moltiplichi, e per cosa. Il foglio applica tre metodi alle stesse trattative aperte, più due totali che il commerciale dichiara a mano. Così un disaccordo emerge prima che lo faccia il trimestre.

Stage-weighted è il metodo predefinito di HubSpot. HubSpot definisce l'importo ponderato come l'importo totale di ogni fase moltiplicato per la probabilità della fase. La sua pipeline predefinita va dal 20% di Appointment scheduled (appuntamento fissato) al 90% di Contract sent (contratto inviato).

Lo strumento di previsione di HubSpot usa l'importo ponderato come impostazione predefinita. Il foglio parte da quei cinque valori predefiniti e li sostituisce con il tuo tasso, fase per fase, quando si sono chiuse abbastanza trattative.

Commit e Best case riflettono il giudizio del commerciale, non un calcolo. Dynamics 365 di Microsoft definisce Committed come un impegno verbale o contrattuale con un livello di fiducia alto. Best case indica una fiducia media, senza ancora un impegno, e Omitted (escluso) esce da ogni totale.

Le categorie predefinite di HubSpot sono Commit, Best case, Most likely (più probabile) e Pipeline. Il foglio usa Commit, Best case, Pipeline e Omitted, e solo Omitted toglie una trattativa dai totali.

Il run rate è il metodo più semplice e il più facile da ingannare. AccountingTools lo definisce come l'estrapolazione dei risultati finanziari sui periodi futuri. Nel suo esempio un trimestre da 5.000.000 $ diventa un run rate annuo di 20.000.000 $. L'anno reale si è chiuso a 15.000.000 $.

Il foglio calcola il run rate in trattative a partire dalle tue chiusure, e in fatturato quando aggiungi il Won value mensile.

Qual è il metodo migliore per prevedere le vendite?

Il metodo migliore è quello che le tue trattative chiuse possono verificare. Parti da quello basato sullo storico: il valore aperto in chiusura questo trimestre per la quota di trattative chiuse che hai vinto. Non c'è nulla di stimato, tranne le date di chiusura.

Poi leggi accanto il metodo ponderato per fase. Se i due restano entro il 20% l'uno dall'altro, le tue probabilità per fase sono più o meno oneste. La scheda Forecast riporta il confronto alla riga 10 e indica la correzione quando il divario è più ampio.

Il run rate è un controllo di buon senso, non la previsione. Se il metodo basato sullo storico supera di molto il run rate, la tua pipeline è più piena del solito oppure le date di chiusura sono ottimistiche. Commit è il numero che riporti ai tuoi superiori quando gli altri tre concordano. Tratta Best case come l'elenco delle trattative su cui lavorare, non come fatturato.

Foglio di previsione delle vendite: cinque schede, cinque passi

Per creare una previsione delle vendite ti servono tre cose. Prima, ogni trattativa aperta con importo, fase e data di chiusura prevista; poi le trattative chiuse per mese negli ultimi mesi, e infine un obiettivo. Il foglio, in inglese, ha cinque schede, una per passo. Fai una copia del foglio e seguile in ordine.

1. Instructions (istruzioni): imposta sei parametri. Quarter start (inizio trimestre), Quarter target (obiettivo del trimestre) e As-of date (data di riferimento) sono i più importanti. Gli altri tre fissano le regole. Una trattativa aperta diventa inattiva dopo 7 giorni senza attività. La previsione legge sei mesi di storico, e una fase ha bisogno di 10 trattative chiuse prima che il tuo tasso sostituisca quello predefinito. Qui si trovano anche gli elenchi a discesa di Outcome (esito), Forecast category (categoria di previsione), Owner (responsabile) e Code outcome (esito del codice). Così li modifichi in un solo punto.
2. Pipeline (elenco trattative): una riga per trattativa. Compili undici colonne: Deal (trattativa), Owner, Amount, Stage, Expected close (chiusura prevista), Forecast category e Next step (prossimo passo). Poi Last activity (ultima attività), Close date moves (n) (spostamenti della data), Outcome e Reason code (codice motivo). Sei colonne grigie si calcolano da sole: Stage no. (numero fase), Probability, Weighted amount (importo ponderato), Close month (mese di chiusura), In forecast quarter (nel trimestre previsto) e Check (controllo). Stage e Reason code sono elenchi a discesa da un intervallo che rifiutano qualsiasi valore fuori elenco; Owner si limita ad avvisare. Se le tue trattative stanno nel nostro modello CRM, copia Amount e Deal stage (fase della trattativa), con Decision date (data della decisione) come Expected close. Poi cancella le 15 righe di esempio.
3. Win rates: il tuo storico, i tuoi codici, le tue fasi. Inserisci le chiusure mensili come Won (n) (vinte), Lost (n) (perse) e No decision (n) (senza decisione), dal mese più vecchio, uno per riga. Closed (n) (chiuse), Won / won + lost (vinte / vinte + perse) e Won / all closed (vinte / tutte le chiuse) si calcolano per mese e per i mesi usati. Sotto la tabella, il foglio traduce quello storico in un trimestre espresso in trattative: chiuse al mese, chiuse in un trimestre e vinte con ciascun tasso. Più in basso ci sono i dieci codici motivo e la tabella delle fasi con le probabilità predefinite di HubSpot. Sostituisci i quattro mesi di esempio di Spona con i tuoi; le formule non cambiano.
4. Forecast: tre mesi, sei metodi. Ogni riga è un mese del trimestre. Per ogni trattativa aperta il cui Close month cade in quel mese, SUMIFS somma Amount e Weighted amount, e COUNTIFS conta le trattative. Le due colonne History-based moltiplicano il valore aperto per ciascun tasso di chiusura. Commit e Commit + Best case sommano gli importi per Forecast category. La riga Quarter (trimestre) somma i tre mesi, e la riga 10 confronta il metodo ponderato per fase con quello basato sullo storico.
5. Summary: la pagina da condividere. La tabella dei metodi mostra ogni Quarter forecast (previsione del trimestre), il suo Gap to target (divario dall'obiettivo) e la Share of target (quota dell'obiettivo). Coverage (copertura) ti dice quanta pipeline hai rispetto all'obiettivo e quanta te ne serve al tuo tasso di chiusura. Deal checks (controlli sulle trattative) conta ogni segnalazione della scheda Pipeline. Il Weekly forecast log (registro settimanale delle previsioni), a destra, raccoglie i numeri che incolli ogni lunedì, più una riga di errore quando arriva il dato reale del trimestre.

Le formule usano i nomi delle funzioni in inglese, che Google Sheets mantiene se spunti Always use English function names (usa sempre i nomi delle funzioni in inglese). Le impostazioni internazionali cambiano i formati di valuta, data e numeri: scegli Italia (File, Impostazioni) e inserisci in euro gli importi della scheda Pipeline. Nella scheda Win rates, SUMPRODUCT pondera i mesi, e in Pipeline INDEX e MATCH cercano la probabilità della fase di ogni trattativa. Niente QUERY, niente script, niente componenti aggiuntivi: il file si apre in Excel da File, Scarica.

Esempio pratico: il prossimo trimestre dalle trattative chiuse di Spona

I quattro mesi di esempio di Spona sono reali. Ogni opportunità conta una volta, nel mese in cui si è chiusa, e quelle ancora aperte restano fuori. Jesse Chan di Spona ha confermato quali codici motivo contano come vinti, persi e senza decisione.

Dagli stessi numeri escono due tassi di chiusura. Won / won + lost vale 82,5%, perché toglie dal denominatore le 69 trattative senza decisione. Won / all closed vale 66,0%. Nessuno dei due è un benchmark per il tuo team; il punto è proprio il divario tra i due.

Calcolato da quei numeri: Spona ha chiuso in media 86 opportunità al mese, cioè 258 a trimestre. Al 66,0%, lo storico prevede 170 trattative vinte. All'82,5%, ne prevede 213.

Sono 43 trattative vinte in più, il 25,1%, dalle stesse trattative e dalla stessa pipeline. Cambia solo una cosa: se una trattativa finita senza decisione conta come chiusa.

Il «senza decisione» non è un errore di arrotondamento. È stato l'esito di 69 delle 344 opportunità chiuse. Delle 117 trattative che Spona non ha vinto, il 59,0% si è chiuso senza decisione anziché come persa.

Dixon and McKenna hanno analizzato 2,5 milioni di conversazioni di vendita registrate per la loro ricerca JOLT. Hanno scoperto che dal 40 al 60% delle trattative perse si chiudeva senza decisione. Uno storico fatto solo di Won e Lost (vinta e persa) le nasconde tutte.

Le righe di esempio della scheda Pipeline sono inventate. Nove trattative aperte si chiudono nel trimestre, con 198.000 di valore aperto a fronte di un Quarter target di 150.000. Gli importi non hanno valuta: inserisci i tuoi in quella con cui vendi.

Stage-weighted, con i valori predefiniti di HubSpot, prevede 125.400. History-based al tasso won / all closed di Spona prevede 130.657. I due distano il 4,0%, quindi la scheda Forecast mostra Methods agree within 20% (i metodi concordano entro il 20%).

Passa a won / won + lost e la previsione sale a 163.440, l'unico metodo che supera l'obiettivo. Commit totalizza 57.000 e Commit + Best case 129.000, entrambi sotto.

Il volume si muove più del tasso. Le chiusure di Spona sono andate da 73 a 98 al mese. È un'oscillazione del 34%. La quota vinta si è mossa solo tra il 64,3% e il 68,1%.

Il rischio della previsione sta quindi in quante trattative si chiudono, non nel tasso per cui moltiplichi. Tieni d'occhio la colonna Open deals closing (n) (trattative aperte in chiusura) della scheda Forecast quanto il valore.

Un sales forecast affidabile: regole sulle fasi, slittamenti e aggiornamento settimanale

Un foglio di previsione è onesto quanto i tre campi che i commerciali compilano: Stage, Expected close e Forecast category. Tre regole li tengono onesti, e la colonna Check ne fa rispettare la maggior parte.

Regole di fase che reggono

Scrivi una regola di uscita per ogni fase, un'azione che deve compiere l'acquirente, non il commerciale. Presentation scheduled (presentazione fissata) significa una data nel calendario dell'acquirente. Decision maker bought-in (decisore convinto) significa che il decisore economico ha detto sì durante una call.

La nostra guida alla pipeline di vendita B2B spiega come scriverle. Senza regole di uscita, una probabilità del 60% significa solo che il commerciale ha una buona sensazione.

Commit richiede un acquirente con nome e cognome. Nei dati di Spona, No active buying owner (nessun responsabile d'acquisto attivo) è stato il motivo principale in 28 delle 69 trattative senza decisione. Una trattativa senza nessuno che possa firmare è al massimo Best case, qualunque sia la fase. La domanda MEDDIC sul decisore economico va posta prima che la categoria passi a Commit.

Non affezionarti ai valori predefiniti: la tabella delle fasi nella scheda Win rates conta le trattative chiuse che hanno raggiunto ogni fase e quelle vinte tra loro. Quando una fase arriva a 10 trattative chiuse, Probability used (probabilità usata) passa dal valore predefinito di HubSpot al tuo tasso. La colonna Based on (base di calcolo) lo segnala. Con le righe di esempio, ogni fase mostra ancora Default: fewer than 10 closed deals (predefinito: meno di 10 trattative chiuse).

Regole sugli slittamenti delle date di chiusura

Una data di chiusura spostata è uno dei segnali d'allarme più forti che un foglio possa dare. Il benchmark di Ebsta su 57 miliardi di dollari di fatturato analizzato ha rilevato che i tassi di chiusura calano dell'83% quando le trattative slittano. Già uno slittamento da una a quattro settimane taglia il tasso di chiusura del 34%.

Ebsta riporta anche che la quota di trattative che slittano oltre la data di chiusura è scesa dal 44% al 36% in un anno. Ebsta legge il calo come segno di un controllo più stretto sulle trattative.

Il foglio ha due regole sugli slittamenti. Aggiungi 1 a Close date moves (n) ogni volta che una data si sposta. Al secondo spostamento di una trattativa in Commit, la colonna Check mostra Moved twice: not Commit (spostata due volte: non più Commit), e la trattativa ha bisogno di una nuova categoria.

Quando Expected close è precedente all'As-of date, la colonna mostra Close date passed (data di chiusura superata). Una trattativa non può restare nella previsione con una data di chiusura nel passato.

La terza regola riguarda la chiusura delle trattative, non il loro spostamento. Project deferred (progetto rinviato) è stato il codice di 41 delle 69 trattative senza decisione di Spona. Quando un acquirente rinvia, chiudi la trattativa come No decision (senza decisione) con il suo codice motivo, invece di spostare la data una terza volta.

Il nostro articolo sull'analisi win loss spiega come codificare ogni trattativa chiusa con un solo motivo principale. La colonna Check segnala un codice che non corrisponde all'esito.

Una routine di aggiornamento settimanale

Xactly ha intervistato 405 responsabili vendite e finanza nordamericani sulle loro previsioni. L'aggiornamento settimanale è stato la prima scelta per il 41% di loro, quello mensile per il 26%. Quello giornaliero è arrivato terzo con il 22%.

Lo strumento di previsione di HubSpot può segnalare i commerciali che non hanno aggiornato la previsione, e quell'indicatore è impostato di default a otto giorni. La regola di inattività del foglio è di 7 giorni per lo stesso motivo: una trattativa ferma da una settimana è una trattativa su cui nessuno lavora.

La routine del lunedì richiede cinque inserimenti per commerciale. Scrivi la data del giorno in As-of date, nella scheda Instructions. Controlla Stage, Expected close e Last activity su ogni trattativa aperta. Aggiungi 1 a Close date moves (n) dove una data si è spostata.

Imposta Outcome e Reason code su ogni trattativa che si è chiusa. Poi incolla la riga Quarter della scheda Forecast nel Weekly forecast log della scheda Summary.

È il registro a far migliorare il foglio. Quando il trimestre finisce, scrivi il risultato in Actual won this quarter (vinto effettivo del trimestre). La riga di errore mostra allora di quanto ha sbagliato ogni metodo nella prima settimana registrata. Dopo due trimestri sai di quale metodo fidarti per il tuo team.

Quanta pipeline serve al trimestre

La copertura è il valore aperto in chiusura nel trimestre diviso per l'obiettivo. La copertura che ti serve è uno diviso per il tuo tasso di chiusura.

La regola empirica del 3x presuppone un tasso di chiusura del 33%. Sul blog di Salesforce, Jason Jordan scrive che funziona solo se il tuo tasso di chiusura è esattamente il 33% e il ciclo di vendita dura esattamente un anno. Con un tasso del 10% serve una pipeline pari a 10x l'obiettivo. Con il 50% serve 2x.

Il suo esempio parte da un obiettivo di 100.000 $ e da un tasso di chiusura del 25%. Dividendo per il numero di cicli di vendita da 60 giorni in un anno si ottengono 65.757 $ di pipeline.

Al tasso won / all closed di Spona, il 66,0%, il trimestre richiede un valore aperto pari a 1,52x l'obiettivo. Al tasso won / won + lost dell'82,5%, basta 1,21x. Il tasso più basso è quello onesto, perché un progetto rinviato resta una trattativa che non hai vinto.

La scheda Summary fa i conti. La pipeline di esempio copre 1,32x l'obiettivo e ne richiede 1,52x. La riga Status (stato) riporta Short of pipeline: add 29.313 (pipeline insufficiente: aggiungi 29.313).

Prima di comprare quella pipeline, verifica quanto vale per te un lead con il nostro calcolatore del valore di un lead. Con la trattativa media dell'esempio, 22.000, quel divario equivale a due opportunità in più, non a venti.

Dove entra Spona quando la pipeline non basta

Spona non è uno strumento di previsione. Non legge la tua pipeline, non fissa i tuoi tassi di chiusura e non consolida le previsioni di un team. Se usi HubSpot o Dynamics 365, i loro software di previsione delle vendite battono qualsiasi foglio per il consolidamento e l'invio delle previsioni. Quello di HubSpot parte perfino dallo stesso importo ponderato che usa questo template.

Spona entra in gioco sulla riga Status. Quando Summary dice Short of pipeline, il divario è fatto di nuove opportunità, ed è proprio ciò che Spona costruisce.

Descrivi il tuo cliente ideale in una chat e Spona ti restituisce un elenco di lead verificati e con punteggio. Paghi per lead, da 0,008 $ a 2,00 $, a seconda del tipo di ricerca e del piano. Ogni ricerca parte da un campione gratuito di lead. È disponibile un'integrazione con HubSpot per i team che gestiscono le trattative in HubSpot.

I limiti sono chiari. Spona fornisce la parte alta della pipeline, non le fasi successive. I lead hanno comunque bisogno di una prima chiamata, di una regola di uscita per fase e di un aggiornamento il lunedì, come ogni altra riga. E il prezzo del lead compra contatti, non un tasso di chiusura: è il tuo storico, non quello di Spona, a fissare la Probability used.

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Domande frequenti sul modello di previsione delle vendite

Come si fa una previsione delle vendite in Excel?

Scarica questo template come file .xlsx da File, Scarica, Microsoft Excel. Le sue formule usano solo funzioni standard come SUMIFS, COUNTIFS e SUMPRODUCT. Excel le ricalcola senza modifiche.

Per una previsione di tendenza del fatturato mensile, Excel offre anche il Forecast Sheet (foglio previsione) nella scheda Dati. Usa di default la versione AAA del livellamento esponenziale con un intervallo di confidenza del 95%. Richiede intervalli costanti tra i punti dati e tollera fino al 30% di punti mancanti.

Proietta una linea dai totali passati; non vede le tue trattative aperte. La funzione FORECAST di Google Sheets fa lo stesso con la regressione lineare. Usa l'una o l'altra per una tendenza mensile, e questo template per il trimestre che hai davanti.

Qual è la formula per una previsione delle vendite?

Tre formule coprono la maggior parte dei team. Ponderata per fase: la somma dell'importo di ogni trattativa aperta per la probabilità della sua fase. Basata sullo storico: il valore aperto in chiusura nel periodo per il tuo tasso di chiusura, calcolato come vinte diviso tutte le chiuse. Run rate: il valore vinto al mese per i mesi del periodo.

Il foglio le calcola con un SUMIFS su Weighted amount, un SUMIFS su Amount per il tasso di chiusura e il Won value mensile per tre.

Quanto sono accurate le previsioni di vendita?

Meno di quanto la maggior parte dei team ammetta. Nel sondaggio di Xactly, 4 responsabili su 5 hanno mancato una previsione trimestrale nell'ultimo anno, e oltre la metà l'ha mancata due volte o più. Il 52% dei responsabili vendite ha detto che la propria previsione si è discostata del 10% o più.

Gartner ha rilevato che solo il 45% dei responsabili vendite e dei venditori ha grande fiducia nell'accuratezza delle previsioni della propria organizzazione. Il Weekly forecast log di questo foglio registra il numero di ogni settimana, così il tuo tasso di errore smette di essere un'ipotesi.

Quanto storico serve al template?

Il parametro Months of history to use (mesi di storico da usare) parte da 6. La colonna Used in forecast (usato nella previsione) segna i mesi più recenti fino a quel numero. I quattro mesi di esempio di Spona bastano a mostrare il metodo; il tuo storico dovrebbe coprire almeno un trimestre.

Un team che chiude una manciata di trattative al mese dovrebbe inserire un anno. Poi imposta Months of history to use su 12. Le probabilità per fase passano al tuo tasso solo dopo che 10 trattative chiuse hanno raggiunto una fase. I team piccoli tengono più a lungo i valori predefiniti.

Si può usare il template senza un CRM?

Sì. La scheda Pipeline è il CRM della previsione: una riga per trattativa, con le undici colonne da compilare. Se non hai nessun elenco di trattative, parti dal nostro modello CRM e tieni identici i due elenchi Stage. Expected close conta più di tutto, perché la scheda Forecast legge le trattative per Close month.