Modello CRM per Google Sheets ed Excel: un CRM Excel gratuito per la vendita con i campi che contano

Un modello CRM è un foglio di calcolo con una riga per contatto, una riga per trattativa e le colonne che servono ai tuoi venditori per lavorarle. Quello di questa pagina è un modello CRM gratuito per Google Sheets, che puoi scaricare anche come CRM Excel, senza nessun modulo tra te e il file.

Le colonne non sono generiche. Seguono i cinque elementi che voglio davanti a un venditore del mio team prima di una prima chiamata. Le fasi della trattativa riprendono le sette fasi che il team di Spona segue in HubSpot, ognuna con i campi che una trattativa deve avere prima di andare avanti. Il foglio conta cosa manca, segnala i ricontatti in ritardo e ti dice quali email vanno verificate di nuovo.

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Modello CRM gratuito: sei schede in Google Sheets ed Excel per la gestione clienti

Apri il modello CRM gratuito e scegli File, poi Crea una copia. Per Excel, scegli File, poi Scarica. Non serve lasciare l'email. OnePageCRM ha confrontato 12 modelli CRM gratuiti e ne ha trovati sei dietro un modulo.

Tre righe di esempio grigie mostrano come funzionano i colori. Eliminale prima dell'uso. Ogni dominio di esempio finisce con .example, quindi nessuna riga del file appartiene a una persona reale.

Il modello CRM di HubSpot ha sette schede ed è pensato per «i tuoi primi 25-50 clienti o lead». Il CRM in Excel di Salesflare è composto da tre fogli, con un link diretto al file .xlsx. Il foglio di Vertex42 ha una licenza per il solo uso privato, non per la distribuzione.

Nessuno dei tre fissa campi obbligatori per fase, e nessuno registra quando un'email è stata verificata l'ultima volta. Questo foglio fa entrambe le cose.

I cinque campi del modello CRM da avere prima di chiamare

La scheda Contatti nasce dai record di Spona: le cinque cose che un venditore del mio team deve avere sullo schermo prima di una prima chiamata. Ognuna corrisponde a un gruppo di colonne, e quattro su cinque corrispondono a campi già presenti in un export di Spona.

Il campo 5 è quello che un export di dati non può compilare. Il venditore scopre gli strumenti attuali e il volume mensile durante la chiamata, quindi le due colonne partono vuote e restano vuote fino alla fase di analisi.

La prima bozza del foglio si fermava a quei cinque gruppi. La mia revisione l'ha rimandata indietro con tre aggiunte alla vista della prima chiamata. Sono una data di ultima verifica, un proprietario dell'opportunità e una scadenza per la prossima azione.

Senza un proprietario, nessuno segue la riga. Senza una scadenza, il foglio non può dirti cosa è in ritardo. Senza una data di verifica, il primo segnale che un'email è diventata obsoleta è un rimbalzo.

Per la colonna Aderenza all'ICP, i tre valori sono Forte, Parziale e Fuori target. Definiscili una volta con il modello di profilo del cliente ideale e conserva la definizione nella scheda Liste.

Colonne di fonte e opposizione nel modello CRM

Quattro colonne sulla destra di Contatti registrano la provenienza: Fonte del lead, Data di inserimento, Non contattare e Note. Esistono per la legge, non per la reportistica.

L'articolo 14 del GDPR riguarda le persone i cui dati non hai raccolto direttamente da loro. Devi comunicare loro «la fonte da cui hanno origine i dati personali». Fallo entro un mese dall'ottenimento dei dati, e non oltre il tuo primo messaggio. Le colonne Fonte del lead e URL della fonte del segnale rispondono a questa domanda con un colpo d'occhio.

In Italia, le FAQ del Garante sul registro delle attività di trattamento chiariscono chi deve tenere il registro previsto dall'articolo 30 del GDPR. Tra gli obbligati ci sono anche le imprese con meno di 250 dipendenti che effettuano trattamenti non occasionali. Il registro deve indicare i termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati e una descrizione generale delle misure di sicurezza.

Nel Regno Unito, l'ICO afferma che la regola del PECR sulle email «non si applica agli abbonati aziendali», ma le ditte individuali e alcune società di persone contano come persone fisiche. Un'email aziendale nominativa resta un dato personale. Prima delle chiamate B2B dal vivo, controlla i numeri nei registri CTPS e TPS.

Negli Stati Uniti, la guida della FTC al CAN-SPAM dice che «la legge non prevede eccezioni per le email tra aziende». Devi rispettare una richiesta di disiscrizione entro 10 giorni lavorativi. Ogni singola email in violazione può costare fino a 53.088 $.

Per questo Non contattare è un menu a discesa con un solo valore, Sì. La riga resta grigia nel foglio invece di essere cancellata.

Sette fasi di vendita nel modello CRM e i campi richiesti per ciascuna

La maggior parte dei modelli su foglio di calcolo elenca le fasi e nient'altro. L'esempio di Salesforce prevede «Lead», «Qualificato», «Proposta inviata», «Negoziazione», «Vinto/Perso». Smartsheet usa Lead, Qualificato, Prova, Contratto e Chiuso. Il CRM in Excel di Pipedrive usa Appuntamento, Proposta, Negoziazione, Pilota e Accordo.

Nessuno dice cosa deve contenere una trattativa prima di avanzare.

La scheda Trattative usa le sette fasi che il team di Spona segue in HubSpot, con i campi obbligatori di ciascuna. Le fasi stanno nella scheda Liste, quindi puoi rinominarle.

La fase 2 riprende settore, dimensioni e area geografica dalla riga del contatto. Il suo blocco in Trattative contiene quindi solo i tre controlli del venditore: Aderenza all'ICP confermata, Ruolo target, Esclusioni controllate. La fase 3 è quella dell'analisi delle esigenze; è lì che si compila il campo 5 della vista della prima chiamata.

La colonna Campi mancanti conta i campi obbligatori vuoti nella fase attuale. Una trattativa avanza quando il conteggio è 0. Nelle fasi da 1 a 5, il blocco della fase attuale diventa anche azzurro, una spinta più gentile di una cella bloccata. La guida alla pipeline di vendita B2B approfondisce le fasi in sé.

La fase 7 chiede un motivo, un concorrente e la data effettiva della decisione. «Nessuno» è un concorrente valido. Nella mia esperienza, i motivi della perdita sono la prima colonna a restare vuota in un CRM su foglio di calcolo, perché nessuno è pagato per compilarli.

Come configurare il foglio CRM in sei passaggi

1. Copia il file. Crea una copia in Google Sheets o scarica il file .xlsx. Rinominalo con il nome del tuo team e lavora solo su quella copia.
2. Compila la scheda Liste. Scrivi i tuoi venditori nella colonna Proprietari. Tieni le sette fasi o rinominale. Imposta il periodo di riverifica nella cella B3; si parte da 90 giorni.
3. Carica i contatti. Incolla una riga per persona in Contatti, gruppi da 1 a 5 da sinistra a destra. Una lista presa da uno strumento di dati compila i primi quattro gruppi; la guida su come creare una lista di lead spiega da dove arrivano le righe.
4. Apri le trattative. Una riga per opportunità in Trattative, con il dominio, l'email del contatto, un proprietario e una fase. Il nome dell'azienda si scrive a mano, non si recupera con una formula, così HubSpot potrà importarlo in seguito.
5. Registra ogni interazione. Una riga per chiamata, email o riunione in Attività. La colonna Interazioni in Contatti le conta per indirizzo email.
6. Leggi il Riepilogo il lunedì. Trattative aperte, valore aperto, tasso di vincita, prossimi passi in ritardo, contatti da riverificare ed email respinte si aggiornano da soli.

Le formule sono già compilate fino alla riga 107 in Contatti e Trattative. Per avere più righe, seleziona l'ultima riga con formule e trascinala verso il basso.

Usare Google Sheets come CRM con il team

Condividi la copia con accesso Editor per i venditori e Visualizzatore per chi legge solo il Riepilogo. Proteggi la scheda Liste (Dati, poi Proteggi fogli e intervalli) così un venditore non rinomina una fase per sbaglio. Dai a ogni venditore una visualizzazione filtro sul proprio nome di proprietario, così ognuno mantiene il proprio ordinamento. La cronologia delle versioni, nel menu File, mostra chi ha modificato una cella e quando.

Come creare un CRM in Excel partendo dal file scaricato

Apri il file .xlsx e salvalo su OneDrive o SharePoint, perché la modifica condivisa funziona solo da lì. Converti ogni scheda di dati in tabella (Ctrl+T), così le nuove righe ereditano formule e menu a discesa. La formattazione condizionale e la convalida dei dati restano nel file.

Excel trasforma un intervallo digitato come «1-10» in una data. Per questo le fasce di dipendenti usano la parola «a» invece del trattino.

CRM su Google Sheets o template CRM Excel: quale usare

I due file hanno le stesse colonne e le stesse formule. La scelta dipende da chi modifica il foglio e da dove.

I limiti vengono dalla pagina sulle dimensioni dei file di Google e dalle specifiche di Excel di Microsoft. Nessuno dei due è il vero tetto per un team commerciale. La scheda Contatti di questo modello usa 32 colonne. Con i 20 milioni di celle di Google, fanno circa 625.000 righe di contatti.

Il foglio di calcolo cede come processo molto prima di cedere come file.

Google Sheets vince quando i venditori lavorano da portatili, telefoni e uffici diversi, e quando il responsabile commerciale vuole un unico link sempre aggiornato. Excel vince quando il team vive già in Microsoft 365, o quando l'IT non consente dati aziendali su Google Drive. Se in seguito converti il file .xlsx in Google Sheets, ogni cella con più di 50.000 caratteri viene eliminata. Conta solo per le note delle chiamate incollate.

Formule del foglio CRM che segnalano ricontatti in ritardo e contatti obsoleti

Cinque formule fanno il lavoro. Ognuna usa solo funzioni presenti sia in Google Sheets sia in Excel, senza formule matrice e senza macro. Il calcolo dell'ultimo contatto di Vertex42 richiede una formula matrice o MAXIFS; il foglio non usa né l'una né l'altra, quindi si converte senza problemi in entrambe le direzioni.

Il periodo di riverifica di 90 giorni è un'impostazione del modello, non un benchmark. Impostalo in base ai tuoi dati sui rimbalzi. Il motivo per fissarne uno è che le persone cambiano lavoro.

Secondo il BLS, il lavoratore dipendente mediano negli Stati Uniti lavora per il datore di lavoro attuale da 3,9 anni, e da 3,5 anni nel settore privato. Su una lista intera, significa un flusso costante di indirizzi che smettono di funzionare ogni mese. La guida all'igiene dei dati fissa una cadenza di aggiornamento in giorni.

La colonna Verifica tratta un rimbalzo come definitivo. Un contatto la cui email è stata respinta mantiene la riga, perde l'email e ne riceve una nuova tramite l'arricchimento dei dati del CRM, non tirando a indovinare.

Il Riepilogo usa COUNTIF (CONTA.SE), COUNTIFS (CONTA.PIÙ.SE) e SUMIFS (SOMMA.PIÙ.SE) sulle schede Trattative e Contatti. Le sette righe delle fasi sono collegate alle formule, quindi rinomina una fase in Liste invece di aggiungerne un'ottava.

Quando il foglio CRM non basta più: importarlo in HubSpot

Un CRM su foglio di calcolo fallisce come processo, non come file. Salesforce indica cinque segnali che è ora di cambiare: volume dei dati, automazione, una vista unica del cliente, reportistica e accesso da mobile. OnePageCRM e Pipedrive collocano entrambi il passaggio a 50-100 contatti, e nessuno dei due cita dati a supporto. Il test migliore è il comportamento.

Passa a un CRM quando due venditori modificano la stessa riga nella stessa settimana. Passa quando un ricontatto richiede un'email automatica invece di una cella rossa. Passa quando il responsabile commerciale ricostruisce il Riepilogo ogni lunedì perché i conteggi non tornano più.

Il passaggio costa poco. Il CRM gratuito di HubSpot costa 0 $ al mese fino a 2 utenti, senza carta di credito. Un account gratuito contiene fino a 1.000 contatti. Il modello è strutturato in modo che le schede Contatti e Trattative si esportino come due file di importazione per HubSpot.

Importare i contatti da Excel a un CRM: le regole di HubSpot

Le regole per il file di importazione di HubSpot sono rigide sulla forma. Un file deve essere .csv, .xlsx o .xls e contenere un solo foglio, quindi esporta Contatti e Trattative separatamente. I contatti richiedono una colonna Email. Le aziende richiedono un Nome o un Nome di dominio dell'azienda.

Le nuove trattative richiedono Nome trattativa, Pipeline e Fase della trattativa. I nomi delle fasi devono corrispondere alle opzioni della tua pipeline in HubSpot, quindi crea prima lì le sette fasi.

Nell'importazione salta le colonne con formule: Ricontatto, Verifica, Interazioni, N. fase, Campi mancanti e Giorni aperta. HubSpot ha le sue proprietà per fasi, compiti e attività.

Le tre colonne aggiunte dalla mia revisione (Ultima verifica, Proprietario dell'opportunità, Scadenza prossima azione) diventano proprietà personalizzate di tipo data e utente. Sono le prime tre da creare.

Riempire il modello CRM con lead verificati: dove entra Spona

La maggior parte delle colonne dei primi quattro gruppi di Contatti sono campi presenti in un export di Spona. Descrivi il tuo cliente ideale in una chat; l'AI attinge a oltre 40 fonti, verifica ogni lead e consegna una lista con punteggio in circa 4 minuti. Ogni ricerca parte da un campione gratuito, e il piano gratuito include 3.000 crediti una tantum.

Con un piano a pagamento, esporta le righe in CSV e incollale in Contatti. La colonna Verifica indica OK dal primo giorno, perché la data di ultima verifica arriva insieme alla riga.

Sulla pagina dei prezzi di Spona, un lead Standard Search con la sola email costa da 3 a 7 crediti. Sono da 0,024 $ a 0,07 $ a lead. Una nuova sessione di ricerca costa 1.000 crediti. Sono da 8 $ a 10 $, a seconda del piano.

Arricchire una lista che hai già costa 3 crediti per i dati aziendali e 5 per un'email verificata. Le liste di esclusione di Spona possono contenere le righe Non contattare, così restano fuori dalla ricerca successiva.

Dove Spona non entra:

• Spona non si sincronizza con Google Sheets. L'integrazione con HubSpot è la sua unica connessione nativa a un CRM, e l'esportazione CSV è inclusa nei piani a pagamento. Per questo foglio, quel CSV è la via d'ingresso.
• Il campo 5, strumenti attuali e volume mensile, lo compila il venditore. Nessun export lo fornisce, nemmeno quello di Spona.
• Spona trova e verifica le persone. Non gestisce la trattativa. Automazione, sequenze e app mobile spettano a un prodotto CRM, o a un costruttore di app come Airtable o Softr.
• Una colonna che manca in questo foglio, come la base giuridica per ogni contatto, conviene aggiungerla prima della prima importazione, non dopo.

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FAQ sul modello CRM

Cos'è un modello CRM?

Un modello CRM è un foglio di calcolo strutturato per seguire clienti e trattative. Contiene una riga per contatto e una per trattativa, con colonne per fase, proprietario, prossima azione e relativa scadenza. I modelli migliori aggiungono menu a discesa, un riepilogo e regole che segnalano il lavoro in ritardo. Il foglio di questa pagina è uno di questi, con sei schede e le fasi già impostate.

Si può creare un CRM in Excel?

Sì. Excel gestisce menu a discesa, formattazione condizionale, COUNTIFS e modifica condivisa da OneDrive, cioè tutto ciò che serve per seguire contatti e trattative. Il file scaricabile da questa pagina è un modello CRM Excel già pronto, quindi non devi costruire le formule da solo. I limiti sono quelli di ogni foglio di calcolo: niente automazione e niente sequenze.

Posso creare da solo un CRM gratuito?

Sì, in due modi: un modello per Google Sheets o un CRM gratuito in Excel non costano nulla oltre all'account che hai già. Il CRM gratuito di HubSpot costa 0 $ al mese fino a 2 utenti, senza carta di credito. Il suo account gratuito contiene fino a 1.000 contatti. Un percorso sensato è partire dal foglio e importarlo in HubSpot quando due o più persone condividono le stesse trattative.

Excel o Google Sheets sono un CRM?

Non da soli. Un foglio di calcolo diventa un CRM quando ha fasi con regole, un proprietario e una prossima azione per riga, e un registro delle interazioni. Smette di esserlo quando servono automazione, permessi per singolo record o una traccia di controllo: lì subentra un prodotto CRM.

Qual è il miglior modello per un CRM?

Il miglior modello CRM rispecchia le tue fasi e conta cosa manca prima che una trattativa avanzi. Data ogni ricontatto e registra da dove arriva ogni contatto. Le sue intestazioni dovrebbero corrispondere al CRM in cui importerai in seguito, così il passaggio è un'esportazione CSV e non una ricostruzione. Controlla questi quattro punti prima dei colori.

Esiste un modello CRM gratuito in Excel?

Sì. Il file di questa pagina si scarica come .xlsx dal foglio Google, con le stesse sei schede, gli stessi menu a discesa e le stesse formule. Anche Salesflare e Vertex42 offrono modelli CRM gratuiti in Excel; quello di Vertex42 è solo per uso privato, e nessuno dei due fissa campi obbligatori per fase.