Previsión de ventas en Excel y Google Sheets: plantilla gratis con tasas de cierre de un pipeline real

Una plantilla de previsión de ventas en Excel o Google Sheets convierte dos datos en una cifra para el próximo trimestre: oportunidades abiertas hoy y cerradas en los últimos meses. Esta hoja de Google Sheets gratis, en inglés, prevé el trimestre de tres formas sobre el mismo pipeline: ponderada por etapa, basada en el histórico y por ritmo actual. Al lado de cada una aparece la distancia al objetivo. Haz una copia de la hoja, introduce ambos datos y las pestañas Forecast (previsión) y Summary (resumen) se rellenan solas.

La pestaña Win rates (tasas de cierre) viene cargada con el histórico de Spona: 344 oportunidades cerradas en cuatro meses recientes, repartidas entre ganadas, perdidas y sin decisión. Esas cifras muestran por qué el mismo pipeline puede dar dos previsiones separadas por un 25 %, según cómo cuentes una oportunidad ganada. La hoja se recalcula en Google Sheets, Excel y LibreOffice.

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Plantilla de previsión de ventas en Excel: tres métodos frente a frente

Toda previsión es una multiplicación. El método es lo que multiplicas, y por cuánto. La hoja aplica tres métodos a las mismas oportunidades abiertas, más dos totales que el comercial decide a mano. Así, un desacuerdo aparece antes que el propio trimestre.

Stage-weighted es el método por defecto de HubSpot. HubSpot define el importe ponderado como el importe total de cada etapa multiplicado por la probabilidad de la etapa. Su pipeline por defecto va del 20 % en Appointment scheduled (cita programada) al 90 % en Contract sent (contrato enviado).

La herramienta de previsión de HubSpot usa el importe ponderado por defecto. La hoja empieza con esos cinco valores por defecto y los sustituye por tu propia tasa, etapa a etapa, cuando se han cerrado suficientes oportunidades.

Commit y Best case dependen del criterio del comercial, no de la aritmética. Dynamics 365, de Microsoft, define Committed como un compromiso verbal o contractual con un nivel de confianza alto. Best case indica una confianza media, todavía sin compromiso, y Omitted (omitida) sale de todos los totales.

Las categorías por defecto de HubSpot son Commit, Best case, Most likely (más probable) y Pipeline. La hoja usa Commit, Best case, Pipeline y Omitted, y solo Omitted saca una oportunidad de los totales.

El run rate es el método más sencillo y el más fácil de engañar. AccountingTools lo define como la extrapolación de los resultados financieros a periodos futuros. Su ejemplo convierte un trimestre de 5.000.000 $ en un run rate anual de 20.000.000 $. El año real cerró en 15.000.000 $.

La hoja calcula el run rate en oportunidades a partir de tus cierres, y en ingresos cuando añades el Won value mensual.

¿Cuál es el mejor método de previsión de ventas?

El mejor método es el que pueden comprobar tus propias oportunidades cerradas. Empieza por el basado en el histórico: el valor abierto que cierra este trimestre por la proporción de oportunidades cerradas que ganaste. Nada en él es una suposición, salvo las fechas de cierre.

Después lee a su lado el ponderado por etapa. Si los dos quedan a menos de un 20 % el uno del otro, tus probabilidades por etapa son razonablemente honestas. La pestaña Forecast muestra esa comparación en la fila 10 e indica qué corregir cuando la diferencia es mayor.

El run rate es un control de coherencia, no la previsión. Si el basado en el histórico queda muy por encima del run rate, tu pipeline está más lleno de lo habitual o tus fechas de cierre son optimistas. Commit es la cifra que comunicas a dirección cuando los otros tres coinciden. Trata Best case como la lista de oportunidades que trabajar, no como ingresos.

Cómo hacer una previsión de ventas: cinco pestañas, cinco pasos

Para preparar la previsión del trimestre necesitas tres cosas. Primero, cada oportunidad abierta con un importe, una etapa y una fecha de cierre prevista; después, tus oportunidades cerradas por mes en los últimos meses, y por último un objetivo. La hoja, en inglés, tiene cinco pestañas, una por paso. Haz una copia de la hoja y recórrelas en orden.

1. Instructions (instrucciones): fija seis ajustes. Quarter start (inicio del trimestre), Quarter target (objetivo del trimestre) y As-of date (fecha de corte) son los que más importan. Otros tres fijan las reglas. Una oportunidad abierta pasa a estar inactiva tras 7 días sin actividad. La previsión lee seis meses de histórico, y una etapa necesita 10 oportunidades cerradas antes de que tu propia tasa sustituya al valor por defecto. Aquí están también las listas desplegables de Outcome (resultado), Forecast category (categoría de previsión), Owner (responsable) y Code outcome (resultado del código). Así las editas en un solo sitio.
2. Pipeline (cartera de oportunidades): una fila por oportunidad. Rellenas once columnas: Deal (oportunidad), Owner, Amount, Stage, Expected close (cierre previsto), Forecast category y Next step (siguiente paso). Completan la lista Last activity (última actividad), Close date moves (n) (aplazamientos de la fecha), Outcome y Reason code (código de motivo). Seis columnas grises se calculan solas: Stage no. (número de etapa), Probability, Weighted amount (importe ponderado), Close month (mes de cierre), In forecast quarter (en el trimestre previsto) y Check (control). Stage y Reason code son listas desplegables a partir de un intervalo que rechazan cualquier valor fuera de la lista; Owner solo avisa. Si tus oportunidades están en nuestra plantilla de CRM, copia Amount y Deal stage (etapa de la oportunidad), con Decision date (fecha de decisión) como Expected close. Después borra las 15 filas de ejemplo.
3. Win rates: tu histórico, tus códigos, tus etapas. Introduce los cierres de cada mes como Won (n) (ganadas), Lost (n) (perdidas) y No decision (n) (sin decisión), del mes más antiguo al más reciente, uno por fila. Closed (n) (cerradas), Won / won + lost (ganadas / ganadas + perdidas) y Won / all closed (ganadas / todas las cerradas) se calculan por mes y para los meses usados. Debajo de la tabla, la hoja convierte ese histórico en un trimestre expresado en oportunidades: cerradas al mes, cerradas en un trimestre y ganadas con cada tasa. Más abajo están los diez códigos de motivo y la tabla de etapas con las probabilidades por defecto de HubSpot. Sustituye los cuatro meses de ejemplo de Spona por los tuyos; las fórmulas no cambian.
4. Forecast: tres meses, seis métodos. Cada fila es un mes del trimestre. Para cada oportunidad abierta cuyo Close month cae en ese mes, SUMIFS suma el Amount y el Weighted amount, y COUNTIFS cuenta las oportunidades. Las dos columnas History-based multiplican el valor abierto por cada tasa de cierre. Commit y Commit + Best case suman los importes por Forecast category. La fila Quarter (trimestre) suma los tres meses, y la fila 10 compara el método ponderado por etapa con el basado en el histórico.
5. Summary: la página que compartes. La tabla de métodos muestra cada Quarter forecast (previsión del trimestre), su Gap to target (distancia al objetivo) y su Share of target (porcentaje del objetivo). Coverage (cobertura) te dice cuánto pipeline tienes frente al objetivo y cuánto necesitas con tu tasa de cierre. Deal checks (controles de oportunidades) cuenta cada aviso de la pestaña Pipeline. El Weekly forecast log (registro semanal de previsiones), a la derecha, recoge las cifras que pegas cada lunes, más una línea de error cuando llega el dato real del trimestre.

Las fórmulas usan los nombres de función en inglés, que Google Sheets mantiene si marcas Always use English function names (usar siempre los nombres de funciones en inglés). La configuración regional cambia los formatos de moneda, fecha y número: elige España (Archivo, Configuración) e introduce en euros los importes de la pestaña Pipeline. En la pestaña Win rates, SUMPRODUCT pondera los meses, y en Pipeline, INDEX y MATCH buscan la probabilidad de la etapa de cada oportunidad. Sin QUERY, sin scripts y sin complementos, así que el archivo se abre en Excel desde Archivo, Descargar.

Ejemplo práctico: el próximo trimestre a partir de las oportunidades cerradas de Spona

Los cuatro meses de ejemplo de Spona son reales. Cada oportunidad cuenta una vez, en el mes en que se cerró, y las oportunidades abiertas quedan fuera. Jesse Chan, de Spona, confirmó qué códigos de motivo cuentan como ganada, perdida y sin decisión.

De los mismos recuentos salen dos tasas de cierre. Won / won + lost da un 82,5 %, porque quita del denominador las 69 oportunidades sin decisión. Won / all closed da un 66,0 %. Ninguna de las dos es una referencia para tu equipo; lo importante es la diferencia entre ellas.

Calculado a partir de esos recuentos: Spona cerró una media de 86 oportunidades al mes, o 258 al trimestre. Al 66,0 %, el histórico prevé 170 oportunidades ganadas. Al 82,5 %, prevé 213.

Son 43 oportunidades ganadas más, un 25,1 %, con las mismas oportunidades y el mismo pipeline. Lo único que cambia es si una oportunidad que terminó sin decisión cuenta como cerrada.

Cerrar sin decisión no es un error de redondeo. Fue el resultado de 69 de las 344 oportunidades cerradas. De las 117 oportunidades que Spona no ganó, el 59,0 % terminó sin decisión y no como perdida.

Dixon and McKenna analizaron 2,5 millones de conversaciones de venta grabadas para su investigación JOLT. Descubrieron que del 40 al 60 % de las oportunidades perdidas terminaron sin decisión. Un histórico que solo distingue Won y Lost (ganada y perdida) las oculta todas.

Las filas de ejemplo de la pestaña Pipeline son inventadas. Nueve oportunidades abiertas cierran en el trimestre, con 198.000 de valor abierto frente a un Quarter target de 150.000. Los importes no llevan moneda: escribe los tuyos en la moneda en que vendas.

Stage-weighted, con los valores por defecto de HubSpot, prevé 125.400. History-based, con la tasa won / all closed de Spona, prevé 130.657. Los dos quedan a un 4,0 % de distancia, así que la pestaña Forecast muestra Methods agree within 20% (los métodos coinciden dentro del 20 %).

Cambia a won / won + lost y la previsión salta a 163.440, el único método que supera el objetivo. Commit suma 57.000 y Commit + Best case 129.000, y ambos se quedan cortos.

El volumen se mueve más que la tasa. Los cierres de Spona oscilaron entre 73 y 98 al mes. Es una variación del 34 %. La proporción ganada solo se movió entre el 64,3 % y el 68,1 %.

Así que el riesgo de la previsión está en cuántas oportunidades cierran, no en la tasa por la que multiplicas. Vigila la columna Open deals closing (n) (oportunidades abiertas que cierran) de la pestaña Forecast tan de cerca como el valor.

Una previsión de ventas honesta: reglas de etapa, aplazamientos y actualización semanal

Una hoja de previsión es tan fiable como los tres campos que rellenan los comerciales: Stage, Expected close y Forecast category. Tres reglas los mantienen honestos, y la columna Check aplica la mayoría.

Reglas de etapa que se sostienen

Escribe una regla de salida para cada etapa, algo que tenga que hacer el comprador, no el comercial. Presentation scheduled (presentación programada) significa una fecha en la agenda del comprador. Decision maker bought-in (decisor convencido) significa que el comprador económico dijo que sí en una llamada.

Nuestra guía del pipeline de ventas B2B muestra cómo escribirlas. Sin reglas de salida, una probabilidad del 60 % solo significa que el comercial tiene buenas sensaciones.

Commit necesita un comprador con nombre y apellidos. En los datos de Spona, No active buying owner (sin responsable de compra activo) fue el motivo principal en 28 de las 69 oportunidades sin decisión. Una oportunidad sin nadie que pueda firmar es, como mucho, Best case, sea cual sea su etapa. La pregunta de MEDDIC sobre el comprador económico va antes de que la categoría pase a Commit.

Olvídate de los valores por defecto: la tabla de etapas de la pestaña Win rates cuenta las oportunidades cerradas que llegaron a cada etapa y las ganadas entre ellas. Cuando una etapa suma 10 oportunidades cerradas, Probability used (probabilidad usada) pasa del valor por defecto de HubSpot a tu propia tasa. La columna Based on (base de cálculo) lo indica. Con las filas de ejemplo, todas las etapas muestran todavía Default: fewer than 10 closed deals (por defecto: menos de 10 oportunidades cerradas).

Reglas para las fechas de cierre aplazadas

Una fecha de cierre aplazada es una de las señales de alarma más fuertes que puede dar una hoja. El benchmark de Ebsta, con 57.000 millones de dólares de ingresos analizados, concluyó que las tasas de cierre caen un 83 % cuando las oportunidades se retrasan. Un retraso de una a cuatro semanas basta para recortar la tasa de cierre un 34 %.

Ebsta también informa de que la proporción de oportunidades que pasan de su fecha de cierre bajó del 44 % al 36 % en un año. Ebsta interpreta la bajada como una señal de mayor control de las oportunidades.

La hoja tiene dos reglas de aplazamiento. Suma 1 a Close date moves (n) cada vez que se mueva una fecha. En el segundo aplazamiento de una oportunidad en Commit, la columna Check muestra Moved twice: not Commit (aplazada dos veces: fuera de Commit), y la oportunidad necesita una nueva categoría.

Cuando Expected close es anterior a la As-of date, la columna muestra Close date passed (fecha de cierre vencida). Una oportunidad no puede seguir en la previsión con una fecha de cierre en el pasado.

La tercera regla trata de cerrar oportunidades, no de aplazarlas. Project deferred (proyecto aplazado) fue el código en 41 de las 69 oportunidades sin decisión de Spona. Cuando un comprador aplaza el proyecto, cierra la oportunidad como No decision (sin decisión) con su código de motivo en vez de mover la fecha una tercera vez.

Nuestro artículo de análisis win loss muestra cómo codificar cada oportunidad cerrada con un único motivo principal. La columna Check marca un código que no encaja con el resultado.

Una rutina de actualización semanal

Xactly encuestó a 405 directivos de ventas y finanzas de Norteamérica sobre sus previsiones. La actualización semanal fue la primera opción para el 41 % de ellos, y la mensual para el 26 %. La diaria quedó tercera, con el 22 %.

La herramienta de previsión de HubSpot puede señalar a los comerciales que no han actualizado su previsión, y ese indicador viene fijado por defecto en ocho días. La regla de inactividad de la hoja es de 7 días por la misma razón: una oportunidad que nadie toca en una semana es una oportunidad que nadie trabaja.

La rutina del lunes son cinco entradas por comercial. Escribe la fecha del día en As-of date, en la pestaña Instructions. Revisa Stage, Expected close y Last activity en cada oportunidad abierta. Suma 1 a Close date moves (n) donde se haya movido una fecha.

Rellena Outcome y Reason code en cada oportunidad que se haya cerrado. Después pega la fila Quarter de Forecast en el Weekly forecast log de Summary.

El registro es lo que hace que la hoja mejore. Cuando termine el trimestre, escribe el resultado en Actual won this quarter (ganado real del trimestre). La línea de error muestra entonces cuánto se desvió cada método en la primera semana registrada. Tras dos trimestres sabrás en qué método confiar para tu equipo.

Cuánto pipeline necesita el trimestre

La cobertura es el valor abierto que cierra en el trimestre dividido por el objetivo. La cobertura que necesitas es uno dividido por tu tasa de cierre.

La regla general del 3x supone una tasa de cierre del 33 %. En el blog de Salesforce, Jason Jordan explica que solo funciona cuando tu tasa de cierre es exactamente del 33 % y tu ciclo de venta dura exactamente un año. Con una tasa del 10 % necesitas 10x el objetivo en pipeline. Con una del 50 %, 2x.

Su ejemplo parte de un objetivo de 100.000 $ y una tasa de cierre del 25 %. Al dividir por el número de ciclos de venta de 60 días que caben en un año, salen 65.757 $ de pipeline.

Con la tasa won / all closed de Spona, del 66,0 %, el trimestre necesita 1,52x el objetivo en valor abierto. Con la tasa won / won + lost, del 82,5 %, solo necesita 1,21x. La tasa más baja es la honesta, porque un proyecto aplazado sigue siendo una oportunidad que no ganaste.

La pestaña Summary hace la cuenta. El pipeline de ejemplo cubre 1,32x el objetivo y necesita 1,52x. La línea Status (estado) dice Short of pipeline: add 29.313 (falta pipeline: añade 29.313).

Antes de comprar ese pipeline, comprueba cuánto vale un lead para ti con nuestra calculadora del valor de un lead. Con el importe medio del ejemplo, 22.000, esa diferencia son dos oportunidades más, no veinte.

Dónde encaja Spona cuando falta pipeline

Spona no es una herramienta de previsión. No lee tu pipeline, no fija tus tasas de cierre ni consolida las previsiones de un equipo. Si usas HubSpot o Dynamics 365, sus herramientas de previsión son mejores que cualquier hoja para consolidar y enviar previsiones. La de HubSpot incluso parte del mismo importe ponderado que usa esta plantilla.

Spona encaja en la línea Status. Cuando Summary dice Short of pipeline, lo que falta son oportunidades nuevas, y eso es lo que construye Spona.

Describes tu cliente ideal en un chat y Spona te devuelve una lista de leads verificados y puntuados. Pagas por lead, de 0,008 $ a 2,00 $, según el tipo de búsqueda y el plan. Cada búsqueda empieza con una muestra gratis de leads. Hay disponible una integración con HubSpot para los equipos que gestionan sus oportunidades en HubSpot.

Los límites están claros. Spona aporta la parte alta del pipeline, no las etapas posteriores. Los leads siguen necesitando una primera llamada, una regla de salida por etapa y una actualización cada lunes, como cualquier otra fila. Y el precio del lead compra contactos, no una tasa de cierre: tu histórico, no el de Spona, es el que fija la Probability used.

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Preguntas frecuentes sobre la plantilla de previsión de ventas

¿Cómo se hace una previsión de ventas en Excel?

Descarga esta plantilla como archivo .xlsx desde Archivo, Descargar, Microsoft Excel. Sus fórmulas solo usan funciones estándar como SUMIFS, COUNTIFS y SUMPRODUCT. Excel las recalcula sin cambios.

Para una previsión de tendencia de los ingresos mensuales, Excel también tiene una Forecast Sheet (hoja de previsión) en la pestaña Datos. Usa por defecto la versión AAA del suavizado exponencial con un intervalo de confianza del 95 %. Necesita intervalos regulares entre los puntos de datos y tolera hasta un 30 % de puntos que falten.

Proyecta una línea a partir de los totales pasados; no ve tus oportunidades abiertas. La función FORECAST de Google Sheets hace lo mismo con regresión lineal. Usa cualquiera de las dos para una tendencia mensual, y esta plantilla para el trimestre que tienes delante.

¿Cuál es la fórmula de una previsión de ventas?

Tres fórmulas cubren a la mayoría de los equipos. Ponderada por etapa: la suma del importe de cada oportunidad abierta por la probabilidad de su etapa. Basada en el histórico: el valor abierto que cierra en el periodo por tu tasa de cierre, con las ganadas divididas entre todas las cerradas como tasa. Run rate: el valor ganado al mes por los meses del periodo.

La hoja las calcula con un SUMIFS sobre Weighted amount, un SUMIFS sobre Amount por la tasa de cierre y el Won value mensual por tres.

¿Qué precisión tienen las previsiones de ventas?

Menos de la que la mayoría de los equipos admite. En la encuesta de Xactly, 4 de cada 5 directivos fallaron una previsión trimestral en el último año, y más de la mitad falló dos veces o más. El 52 % de los directivos de ventas dijo que su previsión se desvió un 10 % o más.

Gartner concluyó que solo el 45 % de los directivos de ventas y vendedores confía mucho en la precisión de las previsiones de su organización. El Weekly forecast log de esta hoja registra la cifra de cada semana, así que tu propio margen de error deja de ser una suposición.

¿Cuánto histórico necesita la plantilla?

El ajuste Months of history to use (meses de histórico que usar) empieza en 6. La columna Used in forecast (usado en la previsión) marca los meses más recientes hasta ese número. Los cuatro meses de ejemplo de Spona bastan para mostrar el método; tu propio histórico debería cubrir al menos un trimestre.

Un equipo que cierra un puñado de oportunidades al mes debería introducir un año. Después, fija Months of history to use en 12. Las probabilidades por etapa solo pasan a tu propia tasa cuando 10 oportunidades cerradas han llegado a una etapa. Los equipos pequeños mantienen más tiempo los valores por defecto.

¿Se puede usar la plantilla sin un CRM?

Sí. La pestaña Pipeline es el CRM de la previsión: una fila por oportunidad, con las once columnas que se rellenan. Si no tienes ninguna lista de oportunidades, empieza con nuestra plantilla de CRM y mantén idénticas las dos listas Stage. Expected close es lo que más importa, porque la pestaña Forecast lee las oportunidades por Close month.