Plantilla CRM en Excel y Google Sheets gratis: una hoja de ventas con los campos que importan

Una plantilla CRM es una hoja de cálculo con una fila por contacto, una fila por negocio y las columnas que tus comerciales necesitan para trabajarlos. La de esta página es una plantilla CRM gratis para Google Sheets que también puedes descargar como CRM en Excel, sin ningún formulario entre tú y el archivo.

Sus columnas no son genéricas. Siguen los cinco campos que quiero delante de cualquier comercial de mi equipo antes de una primera llamada. Las etapas de los negocios siguen las siete etapas que el equipo de Spona usa en HubSpot, cada una con los campos que un negocio debe tener antes de avanzar. La hoja cuenta lo que falta, marca los seguimientos atrasados y te dice qué emails hay que volver a comprobar.

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Plantilla CRM gratis: seis pestañas en Google Sheets y Excel

Abre la plantilla CRM gratis y elige Archivo y después Hacer una copia. Para Excel, elige Archivo y después Descargar. No tienes que dejar tu email. OnePageCRM comparó 12 plantillas CRM gratuitas y seis de ellas pedían rellenar un formulario.

Tres filas de ejemplo en gris muestran cómo funcionan los colores. Bórralas antes de usar la plantilla. Todos los dominios de ejemplo acaban en .example, así que ninguna fila del archivo pertenece a una persona real.

La plantilla CRM de HubSpot tiene siete pestañas y está pensada para «tus primeros 25-50 clientes o leads». El CRM en Excel de Salesflare son tres hojas que se descargan con un enlace directo al .xlsx. La hoja de Vertex42 tiene licencia solo para uso privado, no para distribuirla.

Ninguna de las tres fija campos obligatorios por etapa, y ninguna registra cuándo se verificó un email por última vez. Esta hoja hace las dos cosas.

Los cinco campos de la plantilla CRM antes de la primera llamada

La pestaña Contactos, que hace de ficha de clientes, sale de los propios registros de Spona. Recoge las cinco cosas que un comercial de mi equipo debe tener en pantalla antes de una primera llamada. Cada una corresponde a un grupo de columnas, y cuatro de las cinco corresponden a campos que ya trae una exportación de Spona.

El campo 5 es el que ninguna exportación de datos puede rellenar. El comercial conoce las herramientas actuales y el volumen mensual durante la llamada, así que las dos columnas empiezan vacías y siguen así hasta el descubrimiento.

El primer borrador de la hoja se quedaba en esos cinco grupos. Mi revisión lo devolvió con tres añadidos a la vista de la primera llamada. Son una fecha de última verificación, un propietario de la oportunidad y un vencimiento para la próxima acción.

Sin propietario, nadie persigue la fila. Sin vencimiento, la hoja no puede decirte qué va con retraso. Sin fecha de verificación, el primer aviso de que un email ha caducado es un rebote.

En la columna Encaje con el ICP, los tres valores son Alto, Parcial y Sin encaje. Defínelos una vez con la plantilla de perfil de cliente ideal y guarda la definición en la pestaña Listas.

Columnas de origen y de baja en la plantilla CRM

Cuatro columnas a la derecha de Contactos registran la procedencia: Origen del lead, Fecha de alta, No contactar y Notas. Existen por la ley, no para los informes.

El artículo 14 del RGPD cubre a las personas cuyos datos no has obtenido de ellas mismas. Tienes que indicarles «la fuente de la que proceden los datos personales». Hazlo en el plazo de un mes desde que obtienes los datos y, como muy tarde, en tu primer mensaje. Las columnas Origen del lead y URL de la fuente de la señal responden a esa pregunta de un vistazo.

En España, la AEPD resume la regla en sus preguntas frecuentes sobre datos de contacto. La LOPDGDD presume, salvo prueba en contrario, un interés legítimo para tratar los datos de contacto de quienes trabajan en una persona jurídica. La presunción se aplica cuando se tratan únicamente los datos necesarios para su localización profesional y la finalidad es exclusivamente mantener relaciones con esa persona jurídica.

En el Reino Unido, la ICO afirma que la norma de PECR sobre el email «no se aplica a los abonados corporativos», pero los autónomos y algunas sociedades de personas cuentan como particulares. Un email profesional nominativo sigue siendo un dato personal. Antes de hacer llamadas B2B en directo, comprueba los números en los registros CTPS y TPS.

En Estados Unidos, la guía de la FTC sobre CAN-SPAM dice que «la ley no hace ninguna excepción para el email entre empresas». Debes atender una baja en un plazo de 10 días hábiles. Cada email que infrinja la norma puede costar hasta 53.088 $.

Por eso No contactar es un desplegable con un único valor, Sí. La fila se queda en gris en la hoja en lugar de borrarse.

Siete etapas de venta en la plantilla CRM y los campos de cada una

La mayoría de las plantillas en hoja de cálculo enumeran etapas y nada más. El ejemplo de Salesforce recorre «Lead», «Cualificado», «Propuesta enviada», «Negociación», «Ganado/Perdido». Smartsheet usa Lead, Cualificado, Prueba, Contrato y Cerrado. El CRM en Excel de Pipedrive usa Cita, Propuesta, Negociación, Piloto y Acuerdo.

Ninguna dice qué debe contener un negocio antes de avanzar.

La pestaña Negocios usa las siete etapas que el equipo de Spona sigue en HubSpot, con los campos obligatorios de cada una. Las etapas están en la pestaña Listas, así que puedes cambiarles el nombre.

La etapa 2 reutiliza el sector, el tamaño y la zona geográfica de la fila del contacto. Por eso su bloque en Negocios solo recoge las tres comprobaciones del comercial: Encaje con el ICP confirmado, Rol objetivo y Exclusiones comprobadas. La etapa 3 es la de descubrimiento; es ahí donde se rellena el campo 5 de la vista de la primera llamada.

La columna Campos pendientes cuenta los campos obligatorios vacíos en la etapa actual. Un negocio avanza cuando el recuento marca 0. En las etapas 1 a 5, el bloque de la etapa actual también se pone en azul claro, un aviso más suave que una celda bloqueada. La guía del pipeline de ventas B2B trata las etapas en sí con más detalle.

La etapa 7 pide un motivo, un competidor y la fecha real de decisión. «Ninguno» es un competidor válido. En mi experiencia, los motivos de pérdida son la primera columna que se queda vacía en un CRM en hoja de cálculo, porque a nadie le pagan por rellenarlos.

Cómo configurar la hoja CRM en seis pasos

1. Copia el archivo. Haz una copia en Google Sheets o descarga el .xlsx. Ponle el nombre de tu equipo y trabaja solo en esa copia.
2. Rellena la pestaña Listas. Escribe el nombre de tus comerciales en la columna Propietarios. Mantén las siete etapas o cámbiales el nombre. Fija el plazo de reverificación en la celda B3; empieza en 90 días.
3. Carga tus contactos. Pega una fila por persona en Contactos, grupos 1 a 5 de izquierda a derecha. Una lista sacada de una herramienta de datos rellena los cuatro primeros grupos; la guía sobre cómo crear una lista de leads explica de dónde salen las filas.
4. Abre tus negocios. Una fila por oportunidad en Negocios, con el dominio, el email del contacto, un propietario y una etapa. El nombre de la empresa se escribe a mano, no se busca con una fórmula, para que HubSpot pueda importarlo después.
5. Registra cada interacción. Una fila por llamada, email o reunión en Actividades. La columna Interacciones de Contactos las cuenta por dirección de email.
6. Mira el Panel los lunes. Negocios abiertos, valor abierto, tasa de cierre, próximos pasos con retraso, contactos por volver a verificar y emails rebotados se rellenan solos.

Las fórmulas vienen rellenadas hasta la fila 107 en Contactos y Negocios. Para tener más filas, selecciona la última fila con fórmulas y arrástrala hacia abajo.

Usar Google Sheets como CRM con tu equipo

Comparte la copia con acceso de Editor para los comerciales y de Lector para quien solo consulte el Panel. Protege la pestaña Listas (Datos y después Proteger hojas y rangos) para que nadie cambie el nombre de una etapa por error. Dale a cada comercial una vista de filtro con su propio nombre de propietario, así cada uno mantiene su orden. El historial de versiones, en el menú Archivo, muestra quién cambió una celda y cuándo.

Cómo crear un CRM en Excel a partir de la descarga

Abre el .xlsx y guárdalo en OneDrive o SharePoint, porque la coautoría solo funciona desde ahí. Convierte cada pestaña de datos en una tabla (Ctrl+T) para que las filas nuevas hereden las fórmulas y los desplegables. El formato condicional y la validación de datos viajan con el archivo.

Excel convierte un rango escrito como «1-10» en una fecha. Por eso los tramos de empleados usan la palabra «a» en lugar de un guion.

CRM en Google Sheets o plantilla de CRM en Excel: cuál usar

Los dos archivos tienen las mismas columnas y las mismas fórmulas. La elección depende de quién edita la hoja y desde dónde.

Los límites salen de la página sobre el tamaño de los archivos de Google y de las especificaciones de Excel de Microsoft. Ninguno es el techo real para un equipo de ventas. La pestaña Contactos de esta plantilla usa 32 columnas. Con los 20 millones de celdas de Google, eso da unas 625.000 filas de contactos.

La hoja de cálculo se queda corta como proceso mucho antes de quedarse corta como archivo.

Google Sheets gana cuando los comerciales trabajan desde portátiles, móviles y oficinas distintas, y cuando el responsable de ventas quiere un único enlace siempre actualizado. Excel gana cuando el equipo ya vive en Microsoft 365, o cuando el departamento de IT no permite datos de la empresa en Google Drive. Si más adelante conviertes el .xlsx a Google Sheets, se elimina cualquier celda con más de 50.000 caracteres. Solo importa si pegas notas de llamadas.

Fórmulas de la hoja CRM que marcan seguimientos atrasados y contactos caducados

Cinco fórmulas hacen el trabajo. Cada una usa solo funciones que existen tanto en Google Sheets como en Excel, sin fórmulas matriciales ni macros. El cálculo del último contacto de Vertex42 necesita una fórmula matricial o MAXIFS; la hoja no usa ninguna de las dos, así que se convierte sin problemas en ambos sentidos.

El plazo de reverificación de 90 días es un ajuste de la plantilla, no una referencia del sector. Fíjalo a partir de tus propios datos de rebote. Y si hace falta fijar uno, es porque la gente cambia de trabajo.

Según el BLS, el asalariado mediano de Estados Unidos lleva 3,9 años con su empleador actual, y 3,5 años en el sector privado. Repartido en una lista, eso supone un goteo constante de direcciones que dejan de funcionar cada mes. La guía de higiene de datos fija una frecuencia de actualización en días.

La columna Verificación trata un rebote como definitivo. Un contacto cuyo email rebotó conserva la fila, pierde el email y recibe uno nuevo mediante el enriquecimiento de datos del CRM, no a base de adivinar.

El Panel usa COUNTIF (CONTAR.SI), COUNTIFS (CONTAR.SI.CONJUNTO) y SUMIFS (SUMAR.SI.CONJUNTO) sobre las pestañas Negocios y Contactos. Las siete filas de etapas están conectadas a las fórmulas, así que cambia el nombre de una etapa en Listas en lugar de añadir una octava.

CRM vs Excel: cuándo deja de funcionar la hoja y cómo importarla a HubSpot

Un CRM en hoja de cálculo falla como proceso, no como archivo. Salesforce enumera cinco señales para dar el salto: volumen de datos, automatización, una vista única del cliente, informes y acceso móvil. OnePageCRM y Pipedrive sitúan el cambio en 50 a 100 contactos, y ninguno de los dos cita datos que lo respalden. La mejor prueba es el comportamiento del equipo.

Da el salto cuando dos comerciales editen la misma fila en la misma semana. Dalo cuando un seguimiento necesite un email automático en lugar de una celda en rojo. Dalo cuando el responsable de ventas rehaga el Panel cada lunes porque los recuentos ya no cuadran.

El cambio sale barato. El CRM gratuito de HubSpot cuesta 0 $ al mes para un máximo de 2 usuarios, sin tarjeta de crédito. Una cuenta gratuita admite hasta 1.000 contactos. La plantilla está organizada para que sus pestañas Contactos y Negocios se exporten como dos archivos de importación de HubSpot.

Importar contactos de Excel a un CRM: las reglas de HubSpot

Las reglas del archivo de importación de HubSpot son estrictas con la forma. Un archivo debe ser .csv, .xlsx o .xls y contener una sola hoja, así que exporta Contactos y Negocios por separado. Los contactos necesitan una columna Email. Las empresas necesitan un Nombre o un Nombre de dominio de la empresa.

Los negocios nuevos necesitan Nombre del negocio, Pipeline y Etapa del negocio. Los nombres de las etapas deben coincidir con las opciones de tu pipeline de HubSpot, así que crea antes allí las siete etapas.

Omite las columnas de fórmulas al importar: Seguimiento, Verificación, Interacciones, N.º de etapa, Campos pendientes y Días abierto. HubSpot tiene sus propias propiedades de etapa, tarea y actividad.

Las tres columnas que añadió mi revisión (Última verificación, Propietario de la oportunidad, Vencimiento de la próxima acción) pasan a ser propiedades personalizadas de fecha y de usuario. Son las tres primeras que conviene crear.

Llenar la plantilla CRM con leads verificados: dónde encaja Spona

La mayoría de las columnas de los cuatro primeros grupos de Contactos son campos que trae una exportación de Spona. Describes a tu cliente ideal en un chat; la IA rastrea más de 40 fuentes, verifica cada lead y entrega una lista puntuada en unos 4 minutos. Cada búsqueda empieza con una muestra gratis, y el plan gratuito incluye 3.000 créditos de un solo uso.

Con un plan de pago, exporta las filas como CSV y pégalas en Contactos. La columna Verificación marca OK desde el primer día, porque la fecha de última verificación llega con la fila.

Según los precios de Spona, un lead de Standard Search solo con email cuesta de 3 a 7 créditos. Eso son de 0,024 $ a 0,07 $ por lead. Una nueva sesión de búsqueda cuesta 1.000 créditos. Eso son de 8 $ a 10 $, según el plan.

Enriquecer una lista que ya tienes cuesta 3 créditos por los datos de empresa y 5 por un email verificado. Las listas de exclusión de Spona pueden guardar las filas de No contactar, para que queden fuera de la siguiente búsqueda.

Dónde no encaja:

• Spona no se sincroniza con Google Sheets. La integración con HubSpot es su única conexión nativa con un CRM, y la exportación a CSV viene con los planes de pago. Para esta hoja, ese CSV es la vía de entrada.
• El campo 5, herramientas actuales y volumen mensual, lo rellena el comercial. Ninguna exportación lo aporta, tampoco la de Spona.
• Spona encuentra y verifica a las personas. No gestiona el negocio. La automatización, las secuencias y una app móvil corresponden a un producto CRM, o a un creador de apps como Airtable o Softr.
• Una columna que le falta a esta hoja, como la base jurídica de cada contacto, conviene añadirla antes de la primera importación, no después.

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FAQ sobre la plantilla CRM

¿Qué es una plantilla CRM?

Una plantilla CRM es una hoja de cálculo preparada para seguir clientes y negocios. Tiene una fila por contacto y otra por negocio, con columnas para la etapa, el propietario, la próxima acción y su vencimiento. Las buenas añaden desplegables, un panel y reglas que marcan el trabajo atrasado. La hoja de esta página es una de ellas, con seis pestañas y las etapas ya definidas.

¿Se puede crear un CRM en Excel?

Sí. Excel maneja desplegables, formato condicional, COUNTIFS y coautoría desde OneDrive, que es todo lo que necesita un control de contactos y negocios. La descarga de esta página es una plantilla de CRM en Excel ya terminada, así que no tienes que montar las fórmulas tú. Los límites son los de cualquier hoja de cálculo: ni automatización ni secuencias.

¿Puedo montar mi propio CRM gratis?

Sí, de dos maneras: una plantilla de Google Sheets o de Excel no cuesta nada más allá de la cuenta que ya tienes. El CRM gratuito de HubSpot cuesta 0 $ al mes para un máximo de 2 usuarios, sin tarjeta de crédito. Su cuenta gratuita admite hasta 1.000 contactos. Un buen camino es empezar con la hoja e importarla a HubSpot en cuanto dos o más personas compartan los mismos negocios.

CRM o Excel: ¿Excel o Google Sheets son un CRM?

No por sí solos. Una hoja de cálculo se convierte en CRM cuando tiene etapas con reglas, un propietario y una próxima acción por fila, y un registro de interacciones. Deja de serlo cuando necesita automatización, permisos por registro o un historial de auditoría, y ahí es donde entra un producto CRM.

¿Cuál es la mejor plantilla para un CRM?

La mejor plantilla CRM refleja tus etapas y cuenta lo que falta antes de que un negocio avance. Pone fecha a cada seguimiento y registra de dónde salió cada contacto. Sus encabezados deberían coincidir con el CRM al que importarás más adelante, para que el cambio sea una exportación a CSV y no una reconstrucción. Comprueba esos cuatro puntos antes de mirar los colores.

¿Hay alguna plantilla CRM gratis en Excel?

Sí. El archivo de esta página se descarga como .xlsx desde la hoja de Google, con las mismas seis pestañas, desplegables y fórmulas. Salesflare y Vertex42 también ofrecen plantillas CRM gratis en Excel; la de Vertex42 es solo para uso privado, y ninguna de las dos fija campos obligatorios por etapa.