CRM Excel Vorlage und Google Sheets: kostenlose Vertriebs-CRM-Tabelle mit den Feldern, die zählen

Eine CRM-Vorlage ist eine Tabelle mit einer Zeile pro Kontakt, einer Zeile pro Deal und den Spalten, die Ihr Vertrieb für die Bearbeitung braucht. Hier finden Sie eine kostenlose CRM-Vorlage für Google Sheets, die es auch als CRM Excel Vorlage zum Download gibt, ohne Formular vor der Datei.

Die Spalten sind nicht beliebig. Sie folgen den fünf Feldern, die ich bei jedem Vertriebsmitarbeiter meines Teams vor dem ersten Anruf auf dem Bildschirm sehen will. Die Deal-Phasen folgen den sieben Phasen, die das Spona-Team in HubSpot verfolgt, jeweils mit den Feldern, die ein Deal vor dem nächsten Schritt enthalten muss. Die Tabelle zählt, was fehlt, markiert überfällige Wiedervorlagen und zeigt, welche E-Mail-Adressen eine neue Prüfung brauchen.

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Kostenlose CRM Excel Vorlage: sechs Tabellenblätter für Google Sheets und Excel

Öffnen Sie die kostenlose CRM-Vorlage und wählen Sie Datei, dann Kopie erstellen. Für Excel wählen Sie Datei, dann Herunterladen. Es gibt keine Abfrage Ihrer E-Mail-Adresse. OnePageCRM hat 12 kostenlose CRM-Vorlagen verglichen, sechs davon lagen hinter einem Formular.

Drei graue Beispielzeilen zeigen, wie die Farben funktionieren. Löschen Sie sie vor der Nutzung. Jede Beispieldomain endet auf .example, keine Zeile der Datei gehört also zu einer realen Person.

Die CRM-Vorlage von HubSpot hat sieben Tabellenblätter und richtet sich an „Ihre ersten 25-50 Kunden oder Leads“. Das Excel-CRM von Salesflare besteht aus drei Blättern hinter einem direkten .xlsx-Link. Die Tabelle von Vertex42 ist nur für die private Nutzung lizenziert, nicht für die Weitergabe.

Keine der drei legt Pflichtfelder pro Phase fest, und keine hält fest, wann eine E-Mail-Adresse zuletzt verifiziert wurde. Diese Tabelle macht beides.

Die fünf Felder der CRM Excel Vorlage vor dem ersten Anruf

Das Tabellenblatt Kontakte ist die Kundendatenbank der Vorlage und beruht auf Sponas eigenen Aufzeichnungen. Es enthält die fünf Dinge, die ein Vertriebsmitarbeiter in meinem Team vor dem ersten Anruf auf dem Bildschirm haben muss. Jedes entspricht einer Spaltengruppe, und vier der fünf entsprechen Feldern, die ein Spona-Export bereits liefert.

Feld 5 kann kein Datenexport füllen. Die aktuellen Tools und das monatliche Volumen erfährt der Vertrieb erst im Gespräch, deshalb starten die beiden Spalten leer und bleiben leer bis zur Bedarfsanalyse.

Der erste Entwurf der Tabelle endete bei diesen fünf Gruppen. Mein Review schickte ihn mit drei Ergänzungen für die Ansicht vor dem ersten Anruf zurück. Es sind ein Datum der letzten Verifizierung, ein Verantwortlicher für die Opportunity und ein Fälligkeitsdatum für die nächste Aktion.

Ohne Verantwortlichen kümmert sich niemand um die Zeile. Ohne Fälligkeitsdatum kann die Tabelle nicht sagen, was überfällig ist. Ohne Verifizierungsdatum ist ein Bounce das erste Zeichen dafür, dass eine Adresse veraltet ist.

Für die Spalte ICP-Fit gibt es drei Werte: Stark, Teilweise und Kein Fit. Definieren Sie sie einmal mit der Vorlage für das ideale Kundenprofil und halten Sie die Definition im Tabellenblatt Listen fest.

Quellen- und Opt-out-Spalten in der CRM-Vorlage

Vier Spalten am rechten Rand von Kontakte dokumentieren die Herkunft: Lead-Quelle, Hinzugefügt am, Nicht kontaktieren und Notizen. Sie stehen dort aus rechtlichen Gründen, nicht für das Reporting.

Artikel 14 DSGVO betrifft Personen, deren Daten Sie nicht bei ihnen selbst erhoben haben. Sie müssen ihnen mitteilen, „aus welcher Quelle die personenbezogenen Daten stammen“. Das muss innerhalb eines Monats nach Erhalt der Daten geschehen, spätestens aber mit Ihrer ersten Nachricht an die Person. Die Spalten Lead-Quelle und Quell-URL Anlass beantworten diese Frage auf einen Blick.

In Deutschland hält die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zur Direktwerbung fest, dass das geltende Recht keine ausdrückliche Befristung der werblichen Nutzung nach dem letzten aktiven Kontakt vorsieht. Der Zeitablauf entscheidet aber mit, ab wann die Interessen der Person überwiegen. Nach einem Werbewiderspruch kann eine Werbesperrdatei zulässig sein, damit die Person keine Werbung mehr erhält.

Im Vereinigten Königreich sagt das ICO, dass die E-Mail-Regel der PECR „nicht für Firmenteilnehmer gilt“; Einzelunternehmer und manche Personengesellschaften zählen aber als Privatpersonen. Eine geschäftliche E-Mail-Adresse mit Namen ist trotzdem ein personenbezogenes Datum. Gleichen Sie Nummern vor B2B-Anrufen gegen die Register CTPS und TPS ab.

In den USA heißt es im CAN-SPAM-Leitfaden der FTC, „das Gesetz macht keine Ausnahme für E-Mails zwischen Unternehmen“. Einen Opt-out müssen Sie innerhalb von 10 Werktagen umsetzen. Jede einzelne E-Mail, die gegen das Gesetz verstößt, kann bis zu 53.088 $ kosten.

Deshalb ist Nicht kontaktieren ein Dropdown mit genau einem Wert: Ja. Die Zeile wird in der Tabelle grau, statt gelöscht zu werden.

Sieben Phasen der Vertriebs-CRM-Vorlage und die Pflichtfelder jeder Phase

Die meisten Tabellenvorlagen listen nur Phasen auf. Das Beispiel von Salesforce lautet „Lead“, „Qualified“, „Proposal Sent“, „Negotiation“, „Won/Lost“. Smartsheet nutzt Lead, Qualified, Trial, Contract und Closed. Das Excel-CRM von Pipedrive nutzt Appointment, Proposal, Negotiation, Pilot und Agreement.

Keine davon sagt, was ein Deal enthalten muss, bevor er weiterrückt.

Das Tabellenblatt Deals nutzt die sieben Phasen, die das Spona-Team in HubSpot verfolgt, mit den Pflichtfeldern jeder Phase. Die Phasen stehen im Tabellenblatt Listen, Sie können sie also umbenennen.

Phase 2 übernimmt Branche, Größe und Region aus der Kontaktzeile, daher enthält ihr Block in Deals nur die drei Prüfungen des Vertriebs: ICP-Fit bestätigt, Zielrolle, Ausschlüsse geprüft. Phase 3 ist die Bedarfsanalyse; hier wird Feld 5 der Ansicht vor dem ersten Anruf gefüllt.

Die Spalte Fehlende Felder zählt die leeren Pflichtfelder der aktuellen Phase. Ein Deal rückt weiter, wenn dort 0 steht. In den Phasen 1 bis 5 färbt sich zusätzlich der Block der aktuellen Phase hellblau, ein sanfterer Hinweis als eine gesperrte Zelle. Der Leitfaden zur B2B-Vertriebspipeline behandelt die Phasen selbst ausführlicher.

Phase 7 verlangt einen Grund, einen Wettbewerber und das tatsächliche Entscheidungsdatum. „Keiner“ ist ein gültiger Wettbewerber. Meiner Erfahrung nach bleibt der Verlustgrund in einem Tabellen-CRM als erste Spalte leer, weil niemand dafür bezahlt wird, ihn auszufüllen.

Die CRM-Tabelle in sechs Schritten einrichten

1. Datei kopieren. Erstellen Sie in Google Sheets eine Kopie oder laden Sie die .xlsx herunter. Benennen Sie sie nach Ihrem Team und arbeiten Sie nur in dieser Kopie.
2. Tabellenblatt Listen ausfüllen. Tragen Sie Ihre Vertriebsleute in die Spalte Verantwortliche ein. Behalten Sie die sieben Phasen oder benennen Sie sie um. Legen Sie in Zelle B3 den Zeitraum für die erneute Prüfung fest; voreingestellt sind 90 Tage.
3. Kontakte laden. Fügen Sie in Kontakte eine Zeile pro Person ein, mit den Gruppen 1 bis 5 von links nach rechts. Eine Liste aus einem Datentool füllt die ersten vier Gruppen; woher die Zeilen kommen, steht im Leitfaden Lead-Liste erstellen.
4. Deals anlegen. Legen Sie in Deals eine Zeile pro Opportunity an, mit Domain, Kontakt-E-Mail, Verantwortlichem und Phase. Der Firmenname wird eingetippt, nicht nachgeschlagen, damit HubSpot ihn später importieren kann.
5. Jeden Kontaktpunkt erfassen. Erfassen Sie in Aktivitäten eine Zeile pro Anruf, E-Mail oder Meeting. Die Spalte Kontaktpunkte in Kontakte zählt sie nach E-Mail-Adresse.
6. Montags das Dashboard lesen. Offene Deals, offener Wert, Gewinnquote, überfällige nächste Schritte, neu zu prüfende Kontakte und unzustellbare E-Mails füllen sich von selbst.

Die Formeln sind in Kontakte und Deals bis Zeile 107 vorausgefüllt. Für mehr Zeilen markieren Sie die letzte Formelzeile und ziehen sie nach unten.

Google Sheets als CRM im Team nutzen

Geben Sie die Kopie Ihrem Vertrieb mit der Rolle Bearbeiter frei und allen, die nur das Dashboard lesen, mit der Rolle Betrachter. Schützen Sie das Tabellenblatt Listen (Daten, dann Tabellenblätter und Bereiche schützen), damit niemand versehentlich eine Phase umbenennt. Geben Sie jedem eine Filteransicht auf den eigenen Namen als Verantwortlicher, so bleibt die Sortierung aller getrennt. Der Versionsverlauf unter Datei zeigt, wer wann eine Zelle geändert hat.

Ein CRM in Excel aus dem Download erstellen

Öffnen Sie die .xlsx und speichern Sie sie in OneDrive oder SharePoint, denn gemeinsames Bearbeiten funktioniert nur von dort. Wandeln Sie jedes Datenblatt in eine Tabelle um (Strg+T), damit neue Zeilen die Formeln und Dropdowns übernehmen. Bedingte Formatierungen und Datenüberprüfung wandern mit der Datei.

Excel macht aus einem eingetippten Bereich wie „1-10“ ein Datum. Deshalb steht bei der Mitarbeiterzahl das Wort „bis“ statt eines Bindestrichs.

Google Sheets CRM oder CRM in Excel: welche Variante passt?

Beide Dateien haben dieselben Spalten und dieselben Formeln. Die Wahl hängt davon ab, wer die Tabelle bearbeitet und von wo.

Die Limits stammen von Googles eigener Seite zu Dateigrößen und den Excel-Spezifikationen von Microsoft. Keines davon ist die echte Grenze für ein Vertriebsteam. Das Tabellenblatt Kontakte dieser Vorlage nutzt 32 Spalten. Bei Googles 20 Millionen Zellen sind das etwa 625.000 Kontaktzeilen.

Als Prozess stößt die Tabelle an ihre Grenzen, lange bevor sie es als Datei tut.

Google Sheets gewinnt, wenn Ihr Vertrieb von Laptops, Smartphones und verschiedenen Büros aus arbeitet und die Vertriebsleitung einen Link will, der immer aktuell ist. Excel gewinnt, wenn das Team ohnehin in Microsoft 365 arbeitet oder die IT keine Firmendaten in Google Drive erlaubt. Wandeln Sie die .xlsx später in Google Sheets um, wird jede Zelle mit mehr als 50.000 Zeichen entfernt. Das betrifft nur eingefügte Gesprächsnotizen.

Formeln der CRM-Tabelle: überfällige Wiedervorlagen und veraltete Kontakte erkennen

Fünf Formeln erledigen die Arbeit. Jede nutzt nur Funktionen, die es in Google Sheets und Excel gibt, ohne Matrixformeln und ohne Makros. Die Berechnung des letzten Kontakts bei Vertex42 braucht eine Matrixformel oder MAXIFS; die Tabelle kommt ohne beides aus und lässt sich daher in beide Richtungen sauber umwandeln.

Die 90 Tage bis zur erneuten Prüfung sind eine Einstellung der Vorlage, kein Richtwert. Legen Sie den Zeitraum anhand Ihrer eigenen Bounce-Daten fest. Der Grund, überhaupt einen festzulegen, sind Jobwechsel.

Beschäftigte in den USA sind im Median seit 3,9 Jahren beim aktuellen Arbeitgeber, in der Privatwirtschaft seit 3,5 Jahren. Über eine ganze Liste verteilt werden so jeden Monat stetig Adressen ungültig. Der Leitfaden zur Datenhygiene legt einen Aktualisierungsrhythmus in Tagen fest.

Die Spalte Verifizierung behandelt einen Bounce als endgültig. Ein Kontakt mit unzustellbarer E-Mail-Adresse behält seine Zeile, verliert die Adresse und bekommt eine neue über CRM-Datenanreicherung, nicht durch Raten.

Das Dashboard nutzt COUNTIF (ZÄHLENWENN), COUNTIFS (ZÄHLENWENNS) und SUMIFS (SUMMEWENNS) über die Tabellenblätter Deals und Kontakte. Die sieben Phasenzeilen sind fest in den Formeln verdrahtet. Benennen Sie eine Phase deshalb lieber in Listen um, statt eine achte hinzuzufügen.

Wenn die CRM-Tabelle an Grenzen stößt: Import in HubSpot

Ein Tabellen-CRM scheitert als Prozess, nicht als Datei. Salesforce nennt fünf Anzeichen für den Umstieg: Datenmenge, Automatisierung, eine einheitliche Kundensicht, Reporting und mobiler Zugriff. OnePageCRM und Pipedrive setzen den Wechsel beide bei 50 bis 100 Kontakten an, belegen das aber nicht mit Daten. Der bessere Test ist das Verhalten.

Wechseln Sie, wenn zwei Vertriebsleute in derselben Woche dieselbe Zeile bearbeiten. Wechseln Sie, wenn eine Wiedervorlage eine automatische E-Mail braucht statt einer roten Zelle. Wechseln Sie, wenn die Vertriebsleitung jeden Montag das Dashboard neu baut, weil die Zahlen nicht mehr stimmen.

Der Umstieg ist günstig. Das kostenlose CRM von HubSpot kostet 0 $ im Monat für bis zu 2 Nutzer, ohne Kreditkarte. Ein kostenloses Konto fasst bis zu 1.000 Kontakte. Die Vorlage ist so aufgebaut, dass sich Kontakte und Deals als zwei HubSpot-Importdateien exportieren lassen.

Kontakte aus Excel in ein CRM importieren: die Regeln von HubSpot

Die Importregeln von HubSpot sind streng, was die Form angeht. Eine Datei muss .csv, .xlsx oder .xls sein und darf nur ein Tabellenblatt enthalten, exportieren Sie Kontakte und Deals also getrennt. Kontakte brauchen eine E-Mail-Spalte. Unternehmen brauchen einen Namen oder eine Firmendomain.

Neue Deals brauchen Deal-Name, Pipeline und Deal-Phase. Die Phasennamen müssen den Optionen Ihrer HubSpot-Pipeline entsprechen, legen Sie die sieben Phasen dort also zuerst an.

Lassen Sie die Formelspalten beim Import weg: Nachfassen, Verifizierung, Kontaktpunkte, Phase Nr., Fehlende Felder und Tage offen. HubSpot hat eigene Eigenschaften für Phasen, Aufgaben und Aktivitäten.

Die drei Spalten aus meinem Review (Zuletzt verifiziert, Verantwortlich, Nächste Aktion fällig) werden zu benutzerdefinierten Datums- und Benutzereigenschaften. Diese drei sollten Sie als Erste anlegen.

Die CRM-Vorlage mit verifizierten Leads füllen: wo Spona passt

Die meisten Spalten in den ersten vier Gruppen von Kontakte sind Felder, die ein Spona-Export enthält. Sie beschreiben Ihren idealen Kunden in einem Chat; die KI durchsucht 40+ Quellen, verifiziert jeden Lead und liefert in etwa 4 Minuten eine bewertete Liste. Jede Suche beginnt mit einer kostenlosen Stichprobe, und der kostenlose Plan umfasst 3.000 einmalige Credits.

In einem kostenpflichtigen Plan exportieren Sie die Zeilen als CSV und fügen sie in Kontakte ein. Die Spalte Verifizierung zeigt dann vom ersten Tag an OK, weil das Datum der letzten Verifizierung mit der Zeile mitkommt.

Laut Sponas Preisseite kostet ein Lead aus Standard Search nur mit E-Mail 3 bis 7 Credits. Das sind 0,024 $ bis 0,07 $ pro Lead. Eine neue Suchsitzung kostet 1.000 Credits. Das sind je nach Plan 8 $ bis 10 $.

Eine vorhandene Liste anzureichern kostet 3 Credits für Firmendaten und 5 für eine verifizierte E-Mail. Die Ausschlusslisten von Spona können die Zeilen mit Nicht kontaktieren aufnehmen, damit sie bei der nächsten Suche draußen bleiben.

Wo Spona nicht passt:

• Spona synchronisiert nicht mit Google Sheets. Die HubSpot-Integration ist die einzige native CRM-Anbindung, und der CSV-Export gehört zu den kostenpflichtigen Plänen. Für diese Tabelle ist die CSV der Weg hinein.
• Feld 5, aktuelle Tools und Monatsvolumen, trägt der Vertrieb ein. Kein Export liefert es, auch der von Spona nicht.
• Spona findet und verifiziert die Personen, führt aber nicht den Deal. Automatisierung, Sequenzen und eine mobile App gehören in ein CRM-Produkt oder in einen App-Baukasten wie Airtable oder Softr.
• Eine Spalte, die dieser Tabelle fehlt, etwa die Rechtsgrundlage pro Kontakt, fügen Sie am besten vor dem ersten Import hinzu, nicht danach.

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FAQ zur CRM-Vorlage

Was ist eine CRM-Vorlage?

Eine CRM-Vorlage ist eine Tabelle, die darauf ausgelegt ist, Kunden und Deals zu verfolgen. Sie hat eine Zeile pro Kontakt und eine pro Deal, mit Spalten für Phase, Verantwortlichen, nächste Aktion und deren Fälligkeit. Gute Vorlagen ergänzen Dropdowns, ein Dashboard und Regeln, die überfällige Aufgaben markieren. Die Tabelle auf dieser Seite ist eine davon, mit sechs Tabellenblättern und voreingestellten Phasen.

Kann ich ein CRM in Excel erstellen?

Ja. Excel beherrscht Dropdowns, bedingte Formatierung, COUNTIFS und gemeinsames Bearbeiten aus OneDrive, also alles, was ein Tracker für Kontakte und Deals braucht. Der Download auf dieser Seite ist eine fertige CRM-Vorlage für Excel, Sie müssen die Formeln also nicht selbst bauen. Die Grenzen sind die, die jede Tabelle hat: keine Automatisierung und keine Sequenzen.

Kann ich mein eigenes CRM kostenlos aufbauen?

Ja, auf zwei Wegen: Eine Vorlage in Google Sheets oder Excel kostet nichts außer dem Konto, das Sie schon haben. Das kostenlose CRM von HubSpot kostet 0 $ im Monat für bis zu 2 Nutzer, ohne Kreditkarte. Das kostenlose Konto fasst bis zu 1.000 Kontakte. Ein solider Weg ist, mit der Tabelle zu starten und sie in HubSpot zu importieren, sobald zwei oder mehr Personen dieselben Deals bearbeiten.

Ist Excel oder Google Sheets ein CRM?

Nicht von sich aus. Eine Tabelle wird zum CRM, wenn sie Phasen mit Regeln, einen Verantwortlichen und eine nächste Aktion pro Zeile sowie ein Protokoll der Kontaktpunkte hat. Sie hört auf, eines zu sein, wenn sie Automatisierung, Berechtigungen pro Datensatz oder einen Prüfpfad braucht; dann übernimmt ein CRM-Produkt.

Was ist die beste Vorlage für ein CRM?

Die beste CRM-Vorlage passt zu Ihren Phasen und zählt, was fehlt, bevor ein Deal weiterrückt. Sie datiert jede Wiedervorlage und hält fest, woher jeder Kontakt stammt. Ihre Spaltenköpfe sollten zu dem CRM passen, in das Sie später importieren, damit der Umzug ein CSV-Export ist und kein Neuaufbau. Prüfen Sie diese vier Punkte, bevor Sie sich das Farbschema ansehen.

Gibt es eine kostenlose CRM-Vorlage für Excel?

Ja. Die Datei auf dieser Seite lässt sich aus dem Google Sheet als .xlsx herunterladen, mit denselben sechs Tabellenblättern, Dropdowns und Formeln. Salesflare und Vertex42 bieten ebenfalls kostenlose CRM-Vorlagen für Excel an; die von Vertex42 ist nur für die private Nutzung, und keine der beiden legt Pflichtfelder pro Phase fest.

Wie exportiere ich Kontakte aus Excel in ein CRM?

Speichern Sie das Tabellenblatt Kontakte als CSV und importieren Sie diese Datei, denn laut HubSpots Hilfeseite Importdateien formatieren darf eine Datei nur ein Blatt enthalten. Lassen Sie die Formelspalten weg und legen Sie vor dem Import der Deals die sieben Phasen in Ihrer Pipeline an.