Was ist eine Catch all Email? So funktionieren Catch-all-Adressen, warum Verifier sie nicht bestätigen können und wie Sie sie sicher anschreiben

Eine Catch all Email ist eine Adresse auf einer Domain, deren Mailserver jede Nachricht annimmt, egal was vor dem @ steht. Der Server verrät nie, ob ein Postfach existiert. Deshalb meldet ein Verifier „catch-all“ statt gültig oder ungültig. Sponas eigene Prüfungen ordnen 14,25 % von 40.000 Adressen dieser Gruppe zu.

Dieser Leitfaden nimmt die Sicht des B2B-Absenders ein. Er zeigt, was der Server bei einer Verifizierung tut, warum Unternehmen ihn so einrichten und wie jeder Verifier das Ergebnis nennt. Außerdem zeigt er, was geschah, als ein Kunde 1.200 E-Mails an Catch-all-Adressen schickte. Wie Sie selbst ein Catch-all-Postfach einrichten, beantwortet die FAQ in einer Frage.

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Catch all Email Bedeutung: ein Postfach für jede Adresse

Zwei Gruppen verwenden den Begriff, und sie meinen damit zwei verschiedene Dinge.

Für Mail-Administratoren ist ein Catch-all ein Postfach. Proton beschreibt es als die Option, „alle E-Mails zu empfangen, die an ihre Domain gesendet werden“, auch an Adressen, die nie jemand angelegt hat. Bei Namecheap heißt es: Jede E-Mail an Ihre Domain, „die noch nicht als E-Mail-Konto oder E-Mail-Alias eingerichtet ist“, landet dort.

Echte Postfächer behalten ihre eigene Post. Proton weist darauf hin, dass Mails an eine bestehende Adresse „nicht an die Catch-all-Adresse zugestellt werden“.

Für Absender ist ein Catch-all ein Prüfergebnis. NeverBounce bringt es auf einen Satz: Accept-all „ist eine Einstellung auf dem Mailserver des Empfängers, kein Urteil über die einzelne Adresse“. Hinter der geprüften Adresse kann ein echter Mensch stecken, ein Tippfehler oder jemand, der vor zwei Jahren gegangen ist. Der Server hat Ihnen weder das eine noch das andere verraten.

Die Schreibweisen variieren: Catchall-E-Mail, Catch-all-E-Mail, Accept-all-E-Mail. Verifier sagen auch „accept all“, Hoster sprechen von „Wildcard“. Alle meinen dasselbe Serververhalten.

Ein Missverständnis richtet den meisten Schaden an. Viele hören Catch-all und denken an eine „tote Adresse“. Der Status sagt aber nur, dass die Domain alles annimmt. Ob die Person noch da ist, sagt er nicht.

So beantwortet eine Catch-all-Domain den SMTP-Check eines Verifiers

Ein Verifier prüft eine Adresse, indem er eine Zustellung beginnt und abbricht, bevor eine Nachricht hinausgeht. Er verbindet sich mit dem Mailserver der Domain, nennt einen Empfänger und liest die Antwort; deren Codes legt der SMTP-Standard RFC 5321 fest. Nimmt der Server den Empfänger an, „gibt er eine Antwort ‚250 OK‘ zurück“. Ist der Empfänger „bekanntermaßen keine zustellbare Adresse“, antwortet er mit 550.

Auf einer normalen Domain ist die Frage damit geklärt. Eine 250 heißt: Das Postfach existiert. Eine 550 heißt: Es existiert nicht.

Eine Catch-all-Domain antwortet auf alles mit 250. Der Verifier kann ein echtes Postfach nicht von einem erfundenen unterscheiden und schickt deshalb eine zweite Abfrage hinterher.

Hunter fragt den Server, ob er Mail für eine Adresse annehmen würde, „die mit Sicherheit nicht existiert“. Lautet die Antwort ja, gilt die ganze Domain als Accept-all. Jede Adresse dieser Domain erbt dann das Label.

Der Standard hat diesen Fall vorhergesehen: Ein Server „DARF KEINEN 250-Code zurückgeben“, wenn er die Adresse bei einem Prüfbefehl nicht tatsächlich verifiziert hat. Kann er das nicht, gilt für den Code 252: Er „SOLLTE zurückgegeben werden“. Diese Regel gilt für den Befehl VRFY. Ein Catch-all-Server antwortet aber schon in der Empfängerphase, und dort heißt 250 nur, dass er die Nachricht annimmt, nicht dass jemand das Postfach liest.

Eine weitere Klausel wird später wichtig. Ein Server, der eine Nachricht angenommen hat und sie dann nicht zustellen kann, „MUSS eine Benachrichtigung über ‚unzustellbare Mail‘ erstellen“ und zurückschicken. Aus dem Ja an der Tür kann nach dem Versand also ein Nein werden.

Warum Unternehmen ein Catch-all-Postfach einrichten

Die Hilfeseiten der Hoster, die die Funktion anbieten, nennen zwei Gründe. Bei einer Mail-Migration kann ein dritter Fall hinzukommen.

Tippfehler: Im Beispiel von one.com tippt ein Absender „daivd@domain.com“ statt david@. Ohne Catch-all weist der Server die Nachricht ab. Mit Catch-all landet sie in einem Postfach, das jemand im Blick hat.

Ausgeschiedene Mitarbeitende: Bei Google Workspace kann ein Admin Nachrichten an „nicht vorhandene oder falsche E-Mail-Adressen“ in ein Catch-all-Postfach umleiten. Die Routing-Option heißt „All inactive and unrecognized accounts“. So erreicht eingehende Post an Ehemalige weiterhin das Unternehmen. Das ist eine Routing-Regel des Admins, keine Voreinstellung: Eine bei Google gehostete Domain ist nur dann catch-all, wenn jemand die Funktion eingeschaltet hat.

Migrationen: Microsoft 365 geht den umgekehrten Weg. Mit Directory-Based Edge Blocking kann ein Tenant „Nachrichten für ungültige Empfänger am Netzwerkrand des Dienstes ablehnen“; die Antwort lautet „550 5.4.1 Recipient address rejected: Access denied“. Microsoft rät Admins, eine Domain nur so lange auf „Internal relay“ zu lassen, bis das Verzeichnis alle gültigen Empfänger enthält. Bis dahin kann der Netzwerkrand unbekannte Empfänger annehmen, und die Abfrage eines Verifiers kann das als catch-all lesen.

Bei IONOS sammelt eine Catch-all-E-Mail-Adresse in Mail Basic und Mail Business alle E-Mails, die zu keiner bestimmten Adresse der Domain gehören. Bei STRATO empfängt ein als Catchall konfiguriertes Postfach alle Mails an undefinierte Adressen; je Domain ist nur eine Catchall-Adresse möglich.

Der Preis ist Spam. one.com warnt alle, die die Funktion einschalten: „Die meisten E-Mails, die Sie auffangen, werden Spam sein“.

Catch all Email prüfen: was jeder Verifier zurückmeldet

Bei der E-Mail-Verifizierung bedeutet „catch-all“: Der Verifier hat einen Mailserver gefunden, der jeden Empfänger annimmt, und konnte Ihre Adresse deshalb nicht testen.

Alle Verifier stoßen an dieselbe Grenze. Laut ZeroBounce lassen sich Catch-all-Adressen „unmöglich validieren, ohne sie anzuschreiben“ und abzuwarten, ob sie bouncen. MailerCheck sieht das genauso: „Es gibt keine Möglichkeit zu wissen, ob sie gültig oder ungültig sind“. Unterschiedlich sind nur das Label und das, was der Anbieter danach tut.

Die Labels stammen aus den eigenen Hilfeseiten und Produktseiten der Anbieter. Die Preise für die tieferen Checks stehen im Leitfaden zum Bereinigen von E-Mail-Listen, nicht hier.

Unknown ist ein anderes Ergebnis. Laut NeverBounce hat der Server dann „nicht rechtzeitig eine eindeutige Antwort“ gegeben, oft wegen Greylisting oder eines Security-Gateways. Ein Catch-all-Server hat geantwortet, ein Unknown-Server nicht.

Prüfen Sie ein Unknown morgen erneut, kann es sich klären. Prüfen Sie ein Catch-all erneut, bekommen Sie wieder eine 250.

Wie häufig Catch-all-Adressen sind: Sponas 40.000 B2B-Prüfungen

Spona hat in vier Ländern jeweils 10.000 eindeutige Kandidatenadressen vor jeglichem Versand geprüft. Die Zahlen sind Spona-Daten; der Anteil mit dem Ergebnis Catch-all reichte von 12 % in Großbritannien bis 16 % in Deutschland.

Der Anteil bezieht sich auf alle geprüften eindeutigen Kandidatenadressen. Jede Adresse ist entweder bestanden, catch-all oder anderweitig abgelehnt, nie zwei davon zugleich. Aufschlüsselungen nach Rolle oder Branche hat Spona nicht gemessen, und nur diese vier Länder wurden erfasst. Über alle vier Länder kam etwa jede siebte geprüfte Adresse ohne Urteil zurück.

Andere veröffentlichte Anteile beschreiben andere Grundgesamtheiten. ZeroBounce fand, dass „mehr als 9 %“ aller geprüften E-Mails catch-all waren, bei mehr als 11 Milliarden verarbeiteten Adressen. MailerCheck nennt 8,6 % aller verifizierten Adressen, pro Kundenliste liegt der Median jedoch bei 15,25 %. Hunter zählt Domains statt Adressen: „38 % der E-Mail-Domains“ in einer Stichprobe von 2.572 Adressen waren Accept-all.

Keine dieser Zahlen passt zu Sponas Tabelle. Jede zählt etwas anderes auf einer anderen Liste. Gemeinsam ist ihnen die Richtung: eine beträchtliche Minderheit jeder Liste, die Sie prüfen.

Sind Catch-all-Adressen bei Cold Emails riskant? Was ein Kunde erlebte

Ja, und das Risiko lässt sich messen. Sponas Live-Benchmark legt die Basis fest und schließt Catch-all-Adressen per Regel aus: „Hard Bounce ist die Zahl dauerhafter Zustellfehler, geteilt durch die versuchten Sendungen an die verifizierte Teilmenge, ausgenommen Catch-all-Adressen“. Bei 20.000 solchen Sendungen lag die Hard-Bounce-Rate bei 1,525 %.

Ein Kunde hat trotzdem an Catch-all-Adressen gesendet und das Ergebnis gemeldet. Über etwa drei Monate brachten seine 1.200 Sendungen 86 Hard Bounces, die Spona als eigene Kohorte erfasst hat. Das sind 7,17 %. Solche Meldungen behalten ihren eigenen Sendungsnenner und fließen nie in den Benchmark ein.

Nebeneinander gestellt liegt die Rate der Kohorte etwa beim 4,7-Fachen der Benchmark-Rate.

Zu diesem Abstand gehören zwei Vorbehalte. Die 7,17 % stammen aus den 1.200 Sendungen eines einzigen Kunden: Sie sind keine Branchenrate und keine Prognose für Ihre Liste. Zudem unterscheiden sich die beiden Kohorten in mehr als dem Catch-all-Label, der Abstand vergleicht also Ergebnisse und misst keine Ursache.

Hunter hat einen eigenen Test gemacht: eine Kampagne an 100 Accept-all- und 100 gültige Adressen. Das Ergebnis: „Die Bounce-Rate lag bei 27 %“ in der Accept-all-Gruppe und bei 1 % in der Kontrollgruppe. Andere Liste, anderer Absender, gleiche Richtung.

Der Mechanismus ist die oben zitierte Klausel aus RFC 5321. Ein Catch-all-Server nimmt jede Nachricht an der Tür an und versucht dann, sie intern zuzustellen. Passt kein Postfach, muss er die Unzustellbarkeitsmeldung verschicken. Daraus folgt die Warnung von ZeroBounce: „Nicht existierende Catch-all-Adressen werden am Ende bouncen“ und Ihrer Absenderreputation schaden.

Hunter nennt drei mögliche Ausgänge für eine Nachricht an eine Accept-all-Domain: „zugestellt, in ein Catch-all-Postfach umgeleitet oder später gebounct“. Welcher eintritt, erfahren Sie erst nach dem Versand.

Wo die Grenze liegt: Laut Twilio heißt eine Bounce-Rate „über 2 %“, dass Sie handeln sollten, und gesunde Programme bleiben unter 1 %. Ein Catch-all-Segment mit so vielen Bounces wie diese Kohorte zieht in einer verifizierten Kampagne die Rate der ganzen Kampagne in Richtung dieser Grenze.

Catch-all-Adressen über den SMTP-Check hinaus prüfen

Kein Tool kann ein Postfach hinter einem Catch-all-Server bestätigen. Der Server verrät es nicht, und niemand sonst kann für ihn sprechen. Die besseren Tools schätzen, und zwar auf drei Wegen.

Konfidenzwerte: Hunter versieht seine Accept-all-Ergebnisse mit einem Wert, der auf „der Anzahl und Aktualität der Quellen“ beruht, in denen Hunter die Adresse gefunden hat. Die Empfehlung: einen Wert von „85-100 %“ als gültig behandeln, auch wenn bei der Adresse ein etwas höheres Bounce-Risiko bleibt. Ein Wert ist eine Wahrscheinlichkeit aus Belegen im Web, keine Serverantwort.

Tiefere Abfragen: Laut MillionVerifier macht ein tieferer Ping aus „bis zu 40 %“ der Catch-all-Adressen Valid oder Invalid, der Rest bleibt Risky. Das ist die Zahl des Anbieters für seine eigene Methode auf seinen eigenen Listen. Behandeln Sie jede Rückgewinnungsquote so, bis Sie sie an Ihrer Liste getestet haben.

Belege außerhalb des Mailservers: ein Name, der zum Adressmuster der Firma passt, ein Profil bei diesem Arbeitgeber, eine aktuelle Erwähnung auf der Firmenwebsite. Jeder dieser Belege erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das Postfach existiert. Der Leitfaden zur B2B-Datenvalidierung beschreibt diesen Prozess, und nichts davon ändert die Antwort des Servers.

Der einzige Test, der funktioniert, kostet Sie etwas. Wie ZeroBounce sagt, ist Senden und Warten auf einen Bounce der einzige Weg. Doch ein ausbleibender Bounce kann auch bloß ein Catch-all-Postfach bedeuten, das laut Hunter wahrscheinlich niemand liest. Hunter sieht bei dieser Methode „ethische Bedenken“, weil Sie andere Unternehmen zuspammen, um es herauszufinden, und jeder Bounce auf dem Konto Ihrer Domain landet.

Eine Catch-all-Adresse sicher anschreiben: sechs Schritte

1. Eigenes Segment anlegen. Catch-all-Adressen stehen nie in derselben Liste wie verifizierte. Die Checkliste zur Datenhygiene hält sie bei jedem Versand in einem eigenen Segment.
2. Anteil begrenzen. Hunter empfiehlt, Accept-all-Adressen auf einen kleinen Anteil Ihrer Kampagnen zu begrenzen, 2 % bis 5 % der Sendungen. Bei diesem Anteil würde ein Segment mit den Bounces der Kundenkohorte höchstens ein paar Zehntelprozentpunkte hinzufügen.
3. Nach Belegen sortieren. Schreiben Sie zuerst die Adressen mit hohem Konfidenzwert, passendem Namensmuster oder aktueller öffentlicher Erwähnung an. Reine Vermutungen kommen zuletzt dran, oder Sie lassen sie weg.
4. In kleinen Chargen senden und beobachten. NeverBounce rät, „in kleinen Chargen“ zu senden und zu verfolgen, welche Mails zurückkommen. Verlangt Ihr Anbieter eine Bounce-Rate „unter 4 %“, sollten Sie laut NeverBounce gezielt senden, statt die Adressen zu streichen.
5. Beim ersten Bounce einer Domain stoppen. Ein Hard Bounce von einer Catch-all-Domain zeigt, dass deren Sortierung bei diesem Namen versagt hat. Sperren Sie die Adresse sofort und pausieren Sie den Rest der Domain, bis Sie einen besseren Namen haben.
6. Die Identität auf einem anderen Kanal nutzen. Ein Catch-all-Status sagt nichts über die Person, Name, Firma und Rolle können also weiter nützlich sein. Ein Anruf oder eine LinkedIn-Nachricht kommt nicht als Bounce zurück. Ein zweiter Kontakt im Unternehmen kann helfen, doch auf derselben Domain ist auch dessen Adresse catch-all.

Wie Spona mit Catch-all-Adressen umgeht und wo die Grenzen liegen

Spona findet Leads anhand einer Chat-Beschreibung Ihres idealen Kunden, verifiziert jede Adresse und liefert in etwa 4 Minuten eine bewertete Liste. Catch-all-Adressen durchlaufen denselben SMTP-Check wie alle anderen. Was danach passiert, folgt sechs Regeln.

Wo es passt: Sie zahlen pro Lead, und eine Catch-all-Adresse zählt nie zur Zahl der verifizierten E-Mails. Ein Lead aus der Standard Search, nur mit E-Mail, kostet 3 bis 7 Credits. Zu den Credit-Preisen der Tarife sind das 0,024 $ bis 0,07 $.

Jede neue Suchsitzung kostet zudem einmalig 1.000 Credits.

Für Catch-all-Datensätze ist Regel 3 die nützliche. Spona behält den Datensatz der Person, und die Anreicherung kann für 35 Credits eine Mobilnummer ergänzen. Das sind 0,28 $ bis 0,35 $, und das Gespräch wandert ans Telefon. Jede Suche beginnt mit einer kostenlosen Stichprobe, und der Free-Plan enthält einmalig 3.000 Credits.

Wo die Grenzen liegen: Auch Spona kann ein Catch-all-Postfach nicht bestätigen; sein Catch-all-Export enthält bewusst keine Aussage zu Postfach oder Bounce-Rate. Für diese Datensätze verkauft Spona weder einen Resolver noch einen Konfidenzwert, beides bieten Hunter und MillionVerifier.

Die Ländertabelle umfasst nur die USA, Großbritannien, Deutschland und Frankreich, ohne Aufschlüsselung nach Rolle oder Branche. Die Kohorte mit 1.200 Sendungen ist der Bericht eines einzigen Kunden, erfasst, weil dieser Kunde ihn eingereicht hat. Spona versendet Ihre E-Mails nicht und sieht Catch-all-Bounces daher nur, wenn ein Kunde sie meldet.

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FAQ zur Catch all Email

Wie richte ich eine Catch-all-Adresse ein?

In den Admin-Einstellungen Ihres Mail-Hosters, nicht im Mailprogramm. Proton erlaubt es in „jedem kostenpflichtigen Proton-Tarif“ unter Settings, All settings, Organization, Domain names und dann Set catch-all. Google Workspace nutzt eine Routing-Regel für „All inactive and unrecognized accounts“, deren Anwendung „bis zu 24 Stunden dauern kann“. Microsoft 365 geht den umgekehrten Weg und lehnt unbekannte Empfänger schon am Netzwerkrand ab.

Was ist eine Catch-all-Domain?

Eine Catch-all-Domain ist eine Domain, deren Mailserver Mails für jede Adresse annimmt, auch für Adressen, die nicht existieren. Verifier erkennen sie, indem sie eine erfundene Adresse abfragen: Eine 250 darauf kennzeichnet die Domain. Jede Adresse der Domain trägt dann den Catch-all-Status; er beschreibt also die Domain, nicht die Person.

Ist eine Catch-all-Adresse ungültig?

Nein. Ungültig heißt, dass der Server die Adresse mit einer 550 abgelehnt hat. Catch-all heißt, dass er sie zusammen mit allem anderen angenommen hat, die Adresse kann also durchaus einem echten Menschen gehören. In Sponas Prüfungen sind bestanden, catch-all und anderweitig abgelehnt getrennte Kategorien, und jede Adresse fällt in genau eine davon.

Bouncen Catch-all-Adressen?

Manche schon, nachdem der Server sie angenommen hat: Er nimmt die Nachricht an, findet kein passendes Postfach und schickt eine Unzustellbarkeitsmeldung zurück. Die 1.200 Catch-all-Sendungen eines Kunden brachten 86 Hard Bounces. In Hunters Test hatten 100 Accept-all-Adressen eine Bounce-Rate von 27 %. Keine der beiden Zahlen sagt etwas über Ihre Liste voraus.

Sollte ich Catch-all-Adressen aus meiner Liste entfernen?

Nicht automatisch. Hunter vertritt die Position, dass Accept-all-Adressen „nicht automatisch verworfen werden sollten“, aber auch niemand sie als voll gültig behandeln sollte. Halten Sie sie in einem eigenen Segment, schreiben Sie die am besten belegten in kleinen Chargen an und verlagern Sie den Rest aufs Telefon oder zu LinkedIn. MailerCheck beschreibt eine übliche Schonfrist von 3 bis 6 Monaten ohne Öffnungen oder Klicks vor dem Entfernen.