Hard Bounce vs. Soft Bounce: Bedeutung, akzeptable Bounce-Rate und Lösungen

Ein Hard Bounce ist ein dauerhafter Zustellfehler: Die Adresse existiert nicht, oder der empfangende Server lehnt Ihre Mail endgültig ab. Ein Soft Bounce ist ein vorübergehender Fehler, etwa ein volles Postfach, ein Ratenlimit oder eine Serverstörung, und die Nachricht bekommt einen neuen Versuch. Spona hat 20.000 E-Mails an geprüfte B2B-Adressen verschickt und jede Serverantwort protokolliert. Hard Bounces lagen bei 1,525 %, Soft Bounces bei 2,425 %.

Dieser Leitfaden liest die Antworten Code für Code. Er zeigt, wann ein Soft Bounce auf jeder Versandplattform zum Hard Bounce wird, welche Rate als akzeptabel gilt und wie Sie jeden Bounce-Typ beheben. Am Ende steht, was Spona tut, wenn eine gelieferte Liste 2 % überschreitet.

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Hard Bounce vs. Soft Bounce in 20.000 Sendungen: was zurückkam

Ein E-Mail-Bounce ist jede Serverantwort, die meldet, dass die Nachricht nicht angekommen ist. Jeder Versand endet auf eine von drei Arten: Der Server nimmt die Nachricht an, stellt sie zurück oder lehnt sie ab.

Spona protokolliert das nach drei Regeln. Zugestellt heißt: Der Server hat mit 250 2.0.0 geantwortet und die Nachricht angenommen. Ein Soft Bounce ist eine 4.x.x-Zurückstellung, die nach 72 Stunden noch offen ist, ohne endgültige Ablehnung. Ein Hard Bounce ist eine endgültige 5.x.x-Ablehnung.

Zusammen ergeben die beiden Bounce-Zeilen 790 gescheiterte Nachrichten, also 3,95 % der Sendungen. Davon waren 61 % Soft Bounces. Das Verhältnis zählt, denn die beiden Typen verlangen gegensätzliche Reaktionen. Einen Hard Bounce entfernen Sie, bei einem Soft Bounce warten Sie ab.

Zwei Einschränkungen gehören zur Tabelle. Zugestellt heißt nicht Posteingang. Ein Server kann eine Nachricht annehmen und im Spam-Ordner ablegen, und im Log steht trotzdem 250.

Die zweite Einschränkung betrifft die Liste. Jede Adresse hatte vor dem Versand die Prüfung von Spona bestanden, die Raten zeigen also, was 40 geprüfte B2B-Listen zusammen ergeben haben. Was die Prüfung aussortiert hat, messen sie nicht.

Was ist ein Hard Bounce? Bedeutung: eine dauerhafte Ablehnung

Mit einem Hard Bounce fordert der empfangende Server Sie auf, aufzuhören. RFC 3463 ist der Standard hinter den Codes. Er definiert einen dauerhaften Fehler als einen, der sich „voraussichtlich nicht durch erneutes Senden der Nachricht in der aktuellen Form beheben lässt“. Die Antwort beginnt mit einer 5, und die beiden Ziffern danach nennen den Grund.

Versandplattformen behandeln diese Antwort als endgültig. In den meisten Fällen entfernt Mailchimp Adressen mit Hard Bounce „automatisch und sofort“. HubSpot nimmt sie als Empfänger künftiger Marketing-E-Mails heraus. Twilio SendGrid setzt sie auf eine Sperrliste.

Eine Ausnahme ist wichtig. Laut HubSpot kann ein Hard Bounce „auch durch einen strengen E-Mail-Sicherheitsfilter verursacht werden“. Die Adresse existiert; ein Gateway hat Sie abgewiesen. In den Codes erscheint dieser Fall als 5.7.x-Richtlinienablehnung, und die Lösung liegt bei Ihnen, nicht in der Liste.

Warum E-Mails als Hard Bounce zurückkommen: vier Ursachen

Das Postfach existiert nicht (5.1.1). RFC 3463 nennt das eine ungültige Zielpostfachadresse, bei der „das in der Adresse angegebene Postfach nicht existiert“. Der Microsoft-Leitfaden zu Unzustellbarkeitsberichten nennt die zwei üblichen Gründe: Der Absender hat die Adresse falsch eingegeben, oder die Adresse existiert im Zielsystem nicht mehr.

In einer B2B-Liste wächst der zweite Grund mit der Zeit, weil Menschen den Job wechseln. Das Glossar von Klaviyo nennt einen solchen Fall: Ein Empfänger hat seine E-Mail-Adresse geändert und die alte gelöscht. Wie schnell das geht, beschreibt der Spona-Beitrag zum Datenverfall.

Die Domain existiert nicht (5.1.2). Das Zielsystem „existiert nicht oder kann keine Mail annehmen“. Gibt ein Unternehmen nach einer Übernahme seine Domain auf, kann die Mail an jeden Kontakt dort auf diese Weise scheitern.

Das Postfach ist deaktiviert (5.2.1). Der Standard bezeichnet das als „Postfach deaktiviert, nimmt keine Nachrichten an“. Das Konto einer ausgeschiedenen Person, das die IT abgeschaltet, aber behalten hat, kann so antworten.

Die Zustellung ist nicht autorisiert (5.7.1). Der Server meldet, „der Absender ist nicht berechtigt, an das Ziel zu senden“. Microsoft wird deutlicher: Der Code 5.7.509 bedeutet, dass Ihre Domain die DMARC-Prüfung nicht besteht und eine DMARC-Richtlinie „reject“ hat. Mit der Adresse ist alles in Ordnung; das Problem liegt in Ihrer Authentifizierung.

Was ist ein Softbounce? Eine vorübergehende Zurückstellung

Mit einem Soft Bounce sagt der Server: jetzt nicht. RFC 3463 nennt die Klasse einen anhaltenden vorübergehenden Fehler, „bei dem die Nachricht wie gesendet gültig ist“, aber ein vorübergehender Zustand sie aufhält. Die Antwort beginnt mit einer 4. Ihr Versandtool behält die Nachricht und versucht es erneut.

HubSpot beschreibt einen Soft Bounce als „ein vorübergehendes Problem mit dem Server des Empfängers oder ein anderes vorübergehendes technisches Problem“. HubSpot versucht es bis zu 72 Stunden lang erneut, und Kontakte mit Soft Bounce bleiben für künftige E-Mails zugelassen. Auch Twilio SendGrid wiederholt die Zustellung bis zu 72 Stunden lang. Der Branchenverband M3AAWG rät Absendern, „die Nachricht wieder in die Warteschlange zu stellen und es später erneut zu versuchen“.

Ursachen für Soft Bounces: Ratenlimits, volle Postfächer, Serverprobleme

Sie haben zu viel zu schnell gesendet (4.7.0). Der empfangende Server stellt Ihre Verbindung aus Richtliniengründen zurück. Die Microsoft-Codes 4.7.500 bis 4.7.699 lauten „Access denied, please try again later“. Sie bedeuten, dass Microsoft verdächtige Aktivität erkannt und den Absender vorübergehend eingeschränkt hat.

Für eine vorübergehende Sperre wie diese rät M3AAWG, „die Verbindung zu schließen und später eine neue Verbindung aufzubauen“. Diese Zurückstellung war der häufigste Soft-Code im Log von Spona.

Das Postfach ist voll (4.2.2). Der Nutzer „hat ein administratives Kontingent pro Postfach oder die physische Kapazität überschritten“. Ein Postfach, das niemand leert, läuft voll.

Das Postfach ist vorübergehend nicht verfügbar (4.2.0). Das Konto existiert, aber der Server kann in diesem Moment nicht zustellen.

Das Mailsystem ist ausgefallen (4.3.0) oder antwortet nicht (4.4.1). RFC 3463 führt den zweiten Fall unter „No answer from host“, also keine Antwort vom Host. Der entfernte Server ist ausgefallen, überlastet oder nicht erreichbar, und Ihre Nachricht wartet in der Warteschlange.

Soft Bounce vs. Hard Bounce: sieben Unterschiede im Überblick

E-Mail-Bounce-Codes: die 10 Codes hinter den Bounces von Spona

Jeder Bounce im Log trägt zwei Codes. Die dreistellige Antwort, etwa 550 oder 421, ist der klassische SMTP-Status. Der erweiterte Code mit Punkten, etwa 5.1.1, stammt aus RFC 3463 und nennt den Grund. Lesen Sie zuerst den erweiterten Code: Seine erste Ziffer sagt Ihnen, ob Sie die Adresse entfernen oder warten.

Auf zehn Codes entfallen alle 790 Bounces in den Sendungen von Spona. Der letzte Hard-Code, 554 5.0.0, sammelt sonstige endgültige Fehler. Auf jeder Seite dominiert ein Code: Bei den Hard Bounces machte „Postfach existiert nicht“ 59 % aus. Bei den Soft Bounces entfielen 43 % auf Raten- und Richtlinienzurückstellungen.

Nur ein Hard-Code zeigt auf den Absender statt auf die Liste: die Richtlinienablehnung. Die 13 sonstigen endgültigen Fehler nennen keine Ursache. Alles andere auf der Hard-Seite ist eine tote Adresse, eine tote Domain oder ein geschlossenes Postfach. Nur eine frischere Prüfung erkennt sie, bevor der Server es tut.

Wann wird aus einem Soft Bounce ein Hard Bounce?

Kein Standard legt den Zeitpunkt fest. RFC 3463 definiert die beiden Klassen und überlässt die Uhr dem Absender. Jede Plattform wählt eine Anzahl oder ein Zeitlimit, und die Regeln unterscheiden sich so stark, dass sie Ihre gemeldeten Zahlen verändern.

Braze nennt eine weitere Komplikation: Ein Bounce kann „sogar Wochen nach dem ersten Zustellversuch“ eintreffen. Die Zahl zugestellter Mails ist nur eine Momentaufnahme. Rechnen Sie eine Woche nach dem Versand neu, bevor Sie eine Liste beurteilen.

Welche Bounce-Rate ist gut? Maßstab ist die Hard-Bounce-Rate

Unter 2 % Hard Bounces. Diese Zahl nennt Amazon SES seinen Absendern: „Für beste Ergebnisse sollten Sie eine Bounce-Rate unter 2 % halten“. Bei 5 % stellt SES das Konto unter Prüfung, bei 10 % kann es den Versand pausieren. Die Schwellen für Beschwerden sind viel enger: Prüfung bei 0,1 % und mögliche Pause bei 0,5 %.

Die Postfachanbieter selbst veröffentlichen keine Bounce-Zahl. Die Google-Regeln für Bulk-Absender gelten für alle, die mehr als 5.000 Nachrichten pro Tag an Gmail-Adressen senden. Sie verlangen, dass Absender Abmeldungen innerhalb von zwei Tagen bearbeiten, und setzen kein Bounce-Limit.

Yahoo fordert Absender auf, „Hard und Soft Bounces zu überwachen“, ungültige Empfänger zügig zu entfernen und die Spamrate unter 0,3 % zu halten. Keiner der beiden nennt einen Bounce-Prozentsatz. Der Spona-Beitrag zu Cold-E-Mail-Statistiken führt „E-Mail-Anbieter erlauben eine Bounce-Rate von 2 %“ deshalb als Mythos auf.

Der eigene Benchmark von Spona liegt unter dieser Linie. Der veröffentlichte Benchmark teilt die 20.000 Sendungen nach Ländern auf, mit je 5.000 in vier Ländern. Die Hard-Bounce-Rate lag in den USA bei 1,5 %, in Großbritannien bei 1,2 % und in Deutschland bei 1,8 % (90 von 5.000 Sendungen, ohne Catch-all-Adressen). Über alle 20.000 Sendungen zusammengerechnet lag sie bei 1,525 %.

Ob eine Liste unter 2 % bleibt, hängt von zwei Dingen ab: wie frisch die Prüfung ist und welche Bounces Sie zählen. Die Formel klärt das Zweite.

Formel für die Bounce-Rate, mit Rechenbeispiel

Bounce-Rate = Bounces ÷ versuchte Sendungen × 100.

Wenden Sie die Formel auf das Log von Spona an: 305 von 20.000 Sendungen waren Hard Bounces. Das ergibt eine Hard-Bounce-Rate von 1,525 %. Zählen Sie die Soft Bounces mit, steigt der Zähler auf 790. Die Gesamt-Bounce-Rate liegt dann bei 3,95 %.

Zwei Entscheidungen verschieben das Ergebnis. Die erste ist, welche Bounces zählen. Amazon SES zählt nur Hard Bounces an nicht verifizierte Domains. Messen Sie eine Gesamt-Bounce-Rate an dieser Grenze von 2 %, überschätzen Sie also Ihr Risiko.

Die zweite ist, welche Sendungen zählen. Die veröffentlichte Rate von Spona lautet „dauerhafte Zustellfehler geteilt durch versuchte Sendungen an die geprüfte Teilmenge, ohne Catch-all-Adressen“. Nennen Sie die Formel, wann immer Sie eine Bounce-Rate berichten.

So beheben Sie Hard Bounces und reduzieren Soft Bounces

Arbeiten Sie die Liste in dieser Reihenfolge ab. Die Schritte 1 bis 4 behandeln, was bereits zurückgekommen ist. Die Schritte 5 und 6 verhindern, dass der nächste Versand Bounces erzeugt.

1. Sperren Sie jeden Hard Bounce sofort, und wiederholen Sie nie ein 5.x.x. M3AAWG hält es für „sehr wichtig“, dass eine Nachricht an eine nicht existierende Adresse nicht erneut gesendet wird und die Adresse aus künftigen Mailings herausbleibt. Mailchimp und Twilio SendGrid erledigen das für Sie. Wenn Sie über einen eigenen SMTP-Server senden, bauen Sie die Sperrliste selbst auf.
2. Lassen Sie bei einem 4.x.x neue Zustellversuche zu, und entfernen Sie die Adresse nach wiederholten Fehlern. Die Grenze von M3AAWG liegt bei zwei aufeinanderfolgenden Bounces über zwei Wochen oder länger. Mailchimp nutzt 7 oder 15 Soft Bounces. Wählen Sie eine Regel und wenden Sie sie auf jede Liste an.
3. Senden Sie langsamer, wenn 421 4.7.0 auftaucht. Der Server sagt Ihnen, dass Ihr Versandmuster falsch aussieht, nicht die Adresse. M3AAWG empfiehlt, die Verbindung zu schließen und später neu aufzubauen. Verteilen Sie den Batch auf mehr Stunden oder mehr Postfächer.
4. Prüfen Sie SPF, DKIM und DMARC, wenn 5.7.x erscheint. Eine Richtlinienablehnung kann bedeuten, dass die Adresse in Ordnung ist und Ihre Domain nicht. Der Microsoft-Code 5.7.509 sagt es klar: Die sendende Domain besteht DMARC nicht und hat eine Reject-Richtlinie. Korrigieren Sie den Eintrag, bevor Sie die Liste anfassen.
5. Verifizieren Sie vor dem Versand, und prüfen Sie eine veraltete Liste erneut. Ein Bulk-Verifier erkennt tote Postfächer und tote Domains, bevor der empfangende Server es tut. Der Spona-Leitfaden zum Bereinigen von E-Mail-Listen vergleicht die Dienste und ihre Preise, und der Beitrag zur B2B-Datenvalidierung behandelt die Prüfungen über das Postfach hinaus.
6. Absender in Großbritannien: Dokumentieren Sie, was zurückgekommen ist. Sind personenbezogene Daten falsch, müssen Sie laut dem Accuracy-Leitfaden des ICO so bald wie möglich „angemessene Schritte unternehmen, um sie zu berichtigen oder zu löschen“. Dieselbe Seite erlaubt Aufzeichnungen über Fehler, „sofern diese Aufzeichnungen die Fakten nicht irreführend darstellen“. Eine Sperrliste kann eine solche Aufzeichnung sein und verhindert, dass Sie eine tote Adresse im nächsten Quartal erneut importieren. Das ICO überarbeitet diesen Leitfaden wegen des Data (Use and Access) Act.

Für Absender in Deutschland gilt die DSGVO: Erwägungsgrund 39 hält fest, dass „alle vertretbaren Schritte unternommen werden“ sollten, damit unrichtige personenbezogene Daten gelöscht oder berichtigt werden.

Was Spona tut, wenn Hard Bounces 2 % übersteigen, und wo die Grenzen liegen

Das Betriebsziel von Spona sind Hard Bounces unter 2 % bei einer frisch geprüften Liste. Ein Batch darüber wird neu geprüft und untersucht.

Von den 40 gelieferten Listen der Stichprobe lagen 4 über der Linie. Die höchste erreichte 3,0 %, die niedrigste der vier 2,4 %. Die anderen 36 Listen kamen zusammen auf 1,394 %.

In drei der vier Fälle stützte die Untersuchung einen Datenfehler. Einer kam von der Absenderseite: ein Authentifizierungs- oder Richtlinienproblem, das Spona dokumentiert und an den Versanddienstleister übergeben hat. Jeder Fall durchlief fünf der sechs Schritte; die Ursache entschied, ob Schritt 4 oder Schritt 5 griff. Jede Abhilfe richtet sich nach dem tatsächlichen Vertrag.

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Wo nicht. Spona versendet Ihre E-Mails nicht und sieht daher nie die Soft Bounces, die Ihr eigenes Setup verursacht. Ein 421 4.7.0 aus einem nicht aufgewärmten Postfach müssen Sie selbst beheben. Die Platzierung im Posteingang misst Spona nicht; zugestellt heißt in seinem Log angenommen.

Das Ziel hielt bei 36 von 40 Listen, nicht bei allen, und einer der Ausreißer kam von der Absenderseite. Und wenn Sie die Liste bereits besitzen, ist ein spezialisierter Bulk-Verifier das richtige Werkzeug für die Prüfung; der Leitfaden zum Bereinigen von E-Mail-Listen vergleicht die Anbieter.

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Hard Bounce vs. Soft Bounce: häufige Fragen

Sollten Sie Hard-Bounce-Adressen löschen?

Sperren Sie sie, statt sie zu löschen. Eine Sperrliste verhindert, dass dieselbe Adresse mit dem nächsten Import zurückkommt. Nach dem Grundsatz der Richtigkeit der UK GDPR ist eine Aufzeichnung über einen Fehler in Ordnung, solange sie die Fakten nicht irreführend darstellt. Wer die Zeile löscht, entfernt den einzigen Beleg dafür, dass die Adresse gescheitert ist.

Welche Bounce-Rate ist bei Cold-E-Mails zu hoch?

Alles über 2 % Hard Bounces verlangt Handeln. Amazon SES prüft Konten ab 5 % und kann sie bei 10 % pausieren. Kein Postfachanbieter veröffentlicht eine eigene Bounce-Schwelle. Der Beitrag zu Cold-E-Mail-Statistiken erklärt, warum „E-Mail-Anbieter erlauben eine Bounce-Rate von 2 %“ ein Mythos ist.

Wie lange dauert es, bis eine E-Mail zurückkommt?

Ein Hard Bounce kommt zurück, sobald der Server die Nachricht ablehnt, denn ein 5.x.x wiederholt niemand. Ein Soft Bounce kann 72 Stunden brauchen, bis er im Bericht erscheint, weil HubSpot und Twilio SendGrid so lange erneut zustellen. Braze warnt, dass manche Bounces erst Wochen nach dem ersten Versuch eintreffen.

Kommt eine E-Mail zurück, wenn die Adresse nicht existiert?

Ja, in den meisten Fällen. Laut dem Glossar von Klaviyo erhält ein Versand an eine nicht existierende Adresse den Fehler 550 5.1.1. Das war der häufigste Hard-Bounce-Code im Log von Spona, mit 180 von 305 Hard Bounces.

Ist eine Bounce-Rate von 20 % oder 70 % gut?

Diese Zahlen stammen aus der Webanalyse, wo ein Bounce ein Besucher ist, der nach einer Seite wieder geht. Bei E-Mails wären sie eine Katastrophe. Amazon SES stellt ein Konto ab 5 % unter Prüfung, 20 % sind also das Vierfache dieser Grenze.