Lista de administradoras de condomínios: como chegar às empresas de administração residencial e comercial com contatos verificados

Os EUA têm 60.818 estabelecimentos residenciais de administração de imóveis com empregados assalariados, e 18.068 não residenciais. O Reino Unido tem 21.990 empresas que administram imóveis de terceiros mediante remuneração. A maioria é minúscula, então quem lê a caixa de entrada é o próprio dono.

Se você vende limpeza, manutenção, software ou seguros para essas empresas, precisa chegar a esse dono. Numa empresa maior, o alvo é o chefe de operações. Uma lista de administradoras de condomínios e de imóveis comerciais só vale o que custa quando esses nomes vêm com endereços que ainda funcionam.

Este guia traz as contagens da Spona por porte de empresa nos EUA e no Reino Unido, além das contagens oficiais e dos registros públicos. Depois calcula o preço de um contato verificado em seis caminhos e resume as regras do CAN-SPAM e do PECR para o envio.

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Lista de administradoras de condomínios: residencial ou comercial

O segmento define quem compra de você. O BLS cita quatro tipos como exemplo: administradores no próprio imóvel, gestores de ativos imobiliários, administradores de associações de moradores e administradores de imóveis em geral. As empresas residenciais cuidam de prédios de apartamentos, casas unifamiliares para aluguel e associações de proprietários. As comerciais cuidam de escritórios, lojas, galpões e prédios médicos para o proprietário ou para o fundo.

O residencial é o mercado maior. O Community Associations Institute conta 373.000 associações de moradores nos EUA, onde vivem 78,1 milhões de pessoas. Mais de um terço das moradias americanas (35,2%) fica dentro de uma delas. Muitas contratam uma administradora, e é ela que costuma comprar paisagismo, limpeza, seguro e software em nome da associação.

A tabela abaixo é uma regra prática nossa, não um dado de pesquisa.

Um segmento por campanha. Remoção de neve interessa a um operador de apartamentos em Minneapolis e não diz nada ao gestor de um prédio médico em Phoenix. As contagens abaixo seguem a mesma divisão, para você dimensionar cada campanha antes de gastar um crédito.

Contagens de administradoras nos EUA e no Reino Unido

O Data Index da Spona acompanha os dois grupos por país e por faixa de porte. Uma empresa que administra apartamentos e escritórios pode estar nos dois grupos, por isso os dois nunca somam um total único.

As pequenas dominam. O Data Index da Spona tem 55.975 empresas residenciais nos EUA com menos de dez funcionários. Pelo nosso cálculo, essa faixa representa 67,1% das empresas residenciais e 70,4% das comerciais dos EUA. No Reino Unido, as fatias são de 61,6% e 66,8%.

Os contatos crescem com o porte. As maiores empresas residenciais dos EUA, com 250 ou mais funcionários, somam 55.361 contatos verificados. Uma empresa pequena rende um ou dois nomes; uma grande rende uma equipe inteira.

As contagens oficiais usam outras unidades, por isso ficam numa tabela à parte. O County Business Patterns do Census Bureau conta estabelecimentos com empregados assalariados, não empresas, e uma empresa com cinco escritórios aparece cinco vezes. Ao contrário dos dois grupos da Spona, os dois códigos do Census não se sobrepõem e somam 78.886 estabelecimentos.

O ONS conta empresas, não estabelecimentos, e não separa residências de escritórios. O código usado é o SIC 68.32, “Management of real estate on a fee or contract basis”, ou seja, administração de imóveis mediante remuneração ou contrato. O ONS registra 21.990 empresas no Reino Unido, com 24.260 unidades locais. Londres concentra 6.945 dessas empresas.

As contagens das regiões metropolitanas de Chicago e Dallas-Fort Worth estão no nosso post sobre leads de limpeza comercial.

Quem assina contratos com fornecedores numa administradora

Na maioria das empresas, provavelmente é o dono. O BLS informa que 31% dos administradores de imóveis trabalham por conta própria, e o setor imobiliário emprega outros 56%. Os dados do Census mostram 64,9% dos estabelecimentos residenciais com menos de cinco empregados. Só 14 têm 1.000 ou mais.

Os estabelecimentos comerciais seguem o mesmo padrão, com 65,8% abaixo de cinco empregados. No Reino Unido, 81% das empresas do setor têm quatro empregados ou menos. Só 40 chegam a 250 funcionários.

Uma empresa desse tamanho não tem departamento de compras. O dono, ou o único gerente do escritório, abre o email do fornecedor, lê o certificado de seguro e assina. Pelo nosso cálculo a partir das contagens da Spona, uma empresa residencial dos EUA com menos de dez funcionários rende cerca de 1,5 contato verificado. Uma com 250 ou mais funcionários rende 36,8.

Na ponta de cima, os nomes mudam. A Asset Living ocupa o segundo lugar no Top 50 do NMHC, com mais de 455.000 unidades sob gestão. Nesse porte, espere equipes regionais de operações e uma etapa de credenciamento de fornecedores, não um dono que assina. Seu primeiro email vai para o líder regional de operações, e a proposta ainda precisa passar pela checagem de credenciamento.

De onde vêm os contatos de administradores de imóveis

Os registros oficiais raramente trazem o email dos administradores de imóveis. A maioria das fontes abaixo dá o nome da empresa, o número da licença e às vezes um telefone. O email vem do site da empresa, de uma ferramenta de busca de emails ou de um fornecedor de dados.

Associações. A NARPM tem mais de 6.000 associados em administração residencial, e a própria entidade diz que o investidor médio tem menos de cinco unidades. A ferramenta “Search for a Property Manager” é pública. O IREM tem quase 20.000 associados, 72 capítulos nos EUA e um diretório “Find a CPM” de administradores certificados. No Reino Unido, a Propertymark tem mais de 19.000 associados em venda, locação e intermediação comercial de imóveis.

Licenças estaduais. Na maioria dos estados, o administrador de imóveis precisa de uma licença de administração de imóveis ou de uma licença de corretor. Em alguns estados, os administradores de associações de moradores também precisam de licença imobiliária. Onde o órgão estadual de licenciamento oferece busca online, o nome da empresa leva a um número de licença e a um endereço.

Listas locais. A página que aparece em primeiro lugar no Google para essa busca em inglês é um PDF de uma associação de REALTORS com 22 empresas e 28 contatos. O próprio rodapé mostra que o arquivo tem quase uma década. Os diretórios de câmaras de comércio são parecidos: gratuitos e locais, então confira se cada um está atualizado.

Companies House (Reino Unido). A busca avançada filtra empresas ativas por código SIC, e o 68320 é administração de imóveis mediante remuneração. Um retrato mensal gratuito de todas as empresas ativas sai em CSV, então dá para puxar o código inteiro de uma vez. Empresários individuais (sole traders) não têm registro ali, o que pesa nas regras do PECR mais abaixo.

Ouvidorias (Inglaterra). Uma empresa que faz administração de imóveis na Inglaterra precisa aderir a um sistema de resolução de reclamações, sob pena de multa de até £ 5.000. O serviço The Property Ombudsman publica um registro das empresas associadas, com busca por nome e por localidade.

Fornecedores de dados. As prévias de diretórios mostram a distância entre um nome e um endereço que funciona. A página de Chicago de um fornecedor lista 4.608 contatos profissionais em 250 administradoras. Só 1.770 deles (38,4%) têm email de trabalho verificado; o resto são nomes que você ainda precisa encontrar e checar.

Corretores de imóveis são outra lista, com outra licença; nosso post sobre lista de emails de corretores trata deles.

Quanto custa um contato verificado de administrador de imóveis

O preço depende de quanto do trabalho você já fez. Se você já tem nomes e domínios, um localizador de emails mais um verificador sai barato. Se parte de uma descrição de segmento, paga por lead entregue ou por crédito. A tabela calcula cada caminho por 1.000 emails verificados, pelo nosso cálculo a partir das páginas públicas de preço.

A tabela esconde três coisas. A UpLead e a Spona entregam o nome e o endereço juntos. Nos caminhos com preço aqui, Hunter e ZeroBounce trabalham sobre nomes e domínios que você já tem, então some as horas gastas para reunir esses dados. O arquivo de um corretor de listas traz uma promessa de reposição, não uma taxa de aprovação, e essa promessa não tira o risco legal do seu domínio de envio.

O cálculo da Spona, passo a passo: pegue 1.000 administradores residenciais com emails de trabalho verificados no Standard Search. Com a sessão de busca incluída, eles custam de 4.000 a 8.000 créditos. No plano Pro, isso dá de US$ 38 a US$ 76. Os 10.500 créditos mensais do plano cobrem a conta.

Antes de comprar um arquivo, nosso guia para comprar uma lista de emails traz as perguntas que um corretor de listas deve responder. O post sobre limpeza de lista de emails mostra o que um verificador consegue e o que não consegue dizer.

Regras legais para enviar email a administradores nos EUA e no Reino Unido

O CAN-SPAM não exige consentimento, e a lei não abre exceção para email entre empresas. Você pode mandar um email frio a um administrador de imóveis.

O cabeçalho e o assunto precisam ser honestos. A mensagem deve dizer que é um anúncio, trazer seu endereço postal e explicar como cancelar o recebimento. Você atende um pedido de descadastro em até 10 dias úteis, e a multa chega a US$ 53.088 por email.

O Reino Unido separa as regras pelo tipo de destinatário. A regra do PECR sobre email de marketing não se aplica a assinantes corporativos. Um administrador identificado numa limited company pode receber um email frio. Mesmo assim, você não pode esconder quem é e precisa informar um endereço válido para o descadastro.

Sole traders e algumas partnerships contam como assinantes individuais pelo PECR, então só podem receber seu email com consentimento ou pelo soft opt-in. Contatos identificados são dados pessoais pelo UK GDPR “mesmo quando agem na condição profissional”. Você precisa de uma base legal e deve informar a essas pessoas que obteve os dados delas.

A divisão dos sole traders não é um detalhe. No setor imobiliário do Reino Unido como um todo, cerca de 15% das empresas são sole traders ou partnerships. São 7.975 sole traders e 11.690 partnerships. A Companies House não lista sole traders, então marque a forma jurídica na sua lista antes do envio.

No Brasil, a referência é a LGPD, e o email de trabalho de um contato identificado é dado pessoal (artigo 5º, I). O consentimento não é a única base legal: o legítimo interesse do controlador (artigo 7º, IX) pode fundamentar a prospecção B2B para apoio e promoção das atividades de quem envia (artigo 10, I). Nesse caso, só os dados estritamente necessários podem ser tratados (artigo 10, § 1º), e o controlador deve garantir a transparência do tratamento (artigo 10, § 2º). As sanções são aplicadas pela ANPD, a autoridade nacional (artigo 52).

Do primeiro email a fornecedor aprovado

Resposta não é venda. O administrador que responde precisa primeiro cadastrar você como fornecedor. É essa papelada que decide se a primeira ordem de serviço vai chegar. A configuração do remetente, a verificação e a papelada ficam entre você e esse pedido.

A configuração do remetente vem primeiro. As regras de remetente do Yahoo pedem que quem envia em massa implemente SPF e DKIM e publique um registro DMARC, no mínimo com p=none. Elas também pedem taxa de spam abaixo de 0,3% e descadastros atendidos em até dois dias. Nosso post sobre entregabilidade de cold email explica os registros passo a passo.

A verificação vem em segundo lugar, e você deve julgá-la por números medidos. Somando todos os setores, as checagens da Spona passaram por 40.000 endereços em cerca de três meses, e 77,75% foram aprovados.

Os hard bounces nos envios verificados ficaram em 1,525%, com os domínios catch-all fora do envio. Um domínio catch-all aceita qualquer endereço, então nenhum verificador consegue confirmar um nome nele. Pelo nosso cálculo, um em cada sete endereços checados (5.700 de 40.000) estava num domínio assim. Conte com eles e leve esses nomes para o LinkedIn ou para o telefone.

A papelada vem por último. A página de fornecedores de uma administradora pede “formulário W-9”, “comprovante de seguro de responsabilidade civil geral” e uma “licença de empreiteiro” em cada cadastro de fornecedor. Alguns operadores passam os fornecedores por um serviço de credenciamento.

A RealPage oferece Vendor Credentialing e um Vendor Marketplace. A empresa aponta os seguros e as verificações que os administradores exigem como uma das causas de atraso. Anexe o certificado de seguro, o número da licença e o W-9 à sua primeira resposta. Uma resposta completa em até um dia ajuda você a chegar à visita ao imóvel.

Onde a Spona se encaixa e onde não se encaixa

A Spona monta sua lista de contatos a partir de uma descrição. Você descreve o segmento num chat, por exemplo administradoras residenciais no Texas com 10 a 49 funcionários, dono ou chefe de operações. A IA vasculha mais de 40 fontes, verifica cada lead e devolve uma lista pontuada em cerca de 4 minutos. Toda busca começa com uma amostra grátis, e o preço por lead aparece no checkout.

O Standard Search só com email custa de 3 a 7 créditos por lead, e você paga por lead, não por usuário. O Deep Search, que pontua e enriquece cada lead em tempo real, custa de 60 a 200. Um crédito custa de US$ 0,008 a US$ 0,01, conforme o plano. O plano gratuito traz 3.000 créditos concedidos uma única vez, o bastante para uma sessão de busca e um primeiro lote de leads.

Onde se encaixa:

• Um segmento que você consegue descrever: faixa de porte, estado ou região, residencial ou comercial.
• Uma lista de algumas centenas a vários milhares de donos e líderes de operações. A base de negócios com endereço físico cobre empresas que funcionam a partir de um escritório.
• Um arquivo de corretor de listas que você já tem. O enriquecimento acrescenta dados da empresa por 3 créditos por linha e um email verificado por 5. Um número de celular custa 35.
• Equipes que usam HubSpot nos planos Premium ou Expert, em que a integração nativa leva a lista para o CRM. Os filtros de sinais, do Pro para cima, acrescentam gatilhos de contratação, captação de investimento e nova unidade.

Onde não se encaixa:

• Uma dúzia de empresas conhecidas numa só cidade. O diretório da NARPM, uma consulta de licença estadual ou a Companies House não custam nada. O Targeted Search, a 13 créditos por email, só compensa quando você já sabe quem quer.
• Nomes e domínios que você já tem. O Hunter encontra e verifica esses emails por menos.
• Muitas buscas pequenas. Cada nova sessão de busca custa 1.000 créditos, e os créditos não usados vencem no início de cada ciclo de cobrança.
• Salesforce. Não há conector nativo; você importa um CSV. A API só existe no Expert.
• Entregabilidade perfeita. O funil agregado acima aprovou 77,75% e ainda teve 1,525% de hard bounces nos envios verificados.
• Envio. A Spona anunciou cold email com IA e um discador, mas ainda não os lançou, então a sequência roda na sua própria ferramenta.

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Perguntas frequentes

Quantas administradoras de imóveis existem nos EUA?

O Census Bureau conta 60.818 estabelecimentos residenciais e 18.068 não residenciais com empregados assalariados. Uma empresa com vários escritórios aparece várias vezes nessa contagem. O índice da Spona tem 83.419 administradoras residenciais nos EUA e 41.683 comerciais, pela nossa soma das faixas de porte. Os dois grupos se sobrepõem, então nunca somam um total único.

Como encontrar o email de administradores de imóveis?

Comece pela empresa, não pela pessoa. NARPM, IREM, consultas de licenças estaduais e Companies House dão nomes e endereços de empresas. O site da empresa ou um localizador de emails mostra o padrão de endereço, e um verificador o confirma. Ou descreva o segmento para uma ferramenta que devolve nomes verificados, e conte com alguns domínios catch-all que nenhum verificador consegue confirmar.

Posso comprar os contatos prontos?

Sim. Nos EUA, o CAN-SPAM permite mandar email frio a esses contatos. A mensagem precisa ser honesta, dizer que é um anúncio, trazer seu endereço postal e atender os descadastros. No Reino Unido, as limited companies são assinantes corporativos pelo PECR, enquanto sole traders e algumas partnerships exigem consentimento ou soft opt-in. Peça ao vendedor a taxa de aprovação de uma amostra recente, não uma promessa de reposição, além do segmento e da faixa de porte de cada empresa.

Como montar a lista do zero?

Escolha o segmento e a faixa de porte e depois puxe os nomes das empresas nos diretórios das associações, nas consultas de licença e na Companies House. Ou descreva o segmento para a Spona e deixe que ela devolva nomes verificados. Verifique, tire os domínios catch-all e marque a forma jurídica de cada linha do Reino Unido. Nosso post sobre como montar uma lista de leads traz o método geral, e o de lista de emails B2B cobre listas fora do setor imobiliário.

Quais são as maiores administradoras de imóveis?

O Top 50 do NMHC classifica as maiores administradoras de apartamentos dos EUA. A Asset Living ocupa o segundo lugar, com mais de 455.000 unidades sob gestão. No índice da Spona, 1.505 administradoras residenciais dos EUA têm 250 ou mais funcionários. No lado comercial, são 741.