CRM Şablonu: Google Sheets ve Excel için Önemli Alanları İçeren Ücretsiz Müşteri Takip Excel Tablosu

CRM şablonu; her kişi için bir satır, her fırsat için bir satır ve satış temsilcilerinizin bunlarla çalışmak için ihtiyaç duyduğu sütunlardan oluşan bir tablodur. Bu sayfadaki ücretsiz CRM şablonu Google Sheets'te çalışıyor, müşteri takip Excel tablosu olarak da indirilebiliyor ve dosyaya ulaşmak için hiçbir form doldurmanız gerekmiyor.

Sütunlar genel geçer değil. Ekibimdeki bir temsilcinin ilk aramadan önce ekranında görmesini istediğim beş alanı izliyor. Fırsat aşamaları, Spona ekibinin HubSpot'ta takip ettiği yedi aşamaya dayanıyor ve her aşamada fırsatın ilerlemeden önce taşıması gereken alanlar var. Tablo eksikleri sayıyor, geciken takipleri işaretliyor ve hangi e-postaların yeniden kontrol edilmesi gerektiğini gösteriyor.

Get thousands of leads in 4 minutes.

Stop stitching tools together.
Start with verified sales data, delivered in minutes.

SCALE SALES NOW

No contracts · No setup · No onboarding

Ücretsiz CRM Şablonu: Altı Sekmeli Müşteri Takip Excel Tablosu ve Google Sheets Dosyası

Ücretsiz CRM şablonunu açın, Dosya'yı, ardından Kopya oluştur'u seçin. Excel için Dosya'yı, ardından İndir'i seçin. E-posta adresiniz istenmiyor. OnePageCRM, 12 ücretsiz CRM şablonunu karşılaştırdı ve altısının bir formun arkasında olduğunu gördü.

Üç gri örnek satır, renklerin nasıl çalıştığını gösteriyor. Kullanmadan önce bunları silin. Tüm örnek alan adları .example ile bitiyor, yani dosyadaki hiçbir satır gerçek bir kişiye ait değil.

HubSpot'un kendi CRM şablonu yedi sekmeden oluşuyor ve “ilk 25-50 müşteriniz veya lead'iniz” için konumlandırılıyor. Salesflare'in Excel CRM'i üç sayfadan oluşuyor ve doğrudan bir .xlsx bağlantısıyla iniyor. Vertex42'nin tablosu yalnızca özel kullanım için lisanslı, dağıtım için değil.

Üçü de aşama başına zorunlu alan belirlemiyor ve hiçbiri bir e-postanın en son ne zaman doğrulandığını kaydetmiyor. Bu tablo ikisini de yapıyor.

İlk Aramadan Önce Temsilcinin İhtiyaç Duyduğu Beş CRM Şablonu Alanı

Kişiler sekmesi Spona'nın kendi kayıtlarından yola çıkıyor: ekibimdeki bir temsilcinin ilk aramadan önce ekranında görmesi gereken beş bilgi. Her biri bir sütun grubuna karşılık geliyor. Beşten dördü, bir Spona dışa aktarımının zaten içerdiği alanlara denk düşüyor.

Bir veri dışa aktarımının dolduramayacağı tek alan, 5 numaralı alan. Temsilci mevcut araçları ve aylık hacmi aramada öğreniyor; bu yüzden iki sütun boş başlıyor ve keşif aşamasına kadar boş kalıyor.

Tablonun ilk taslağı bu beş grupta bitiyordu. İncelememde taslağı ilk arama görünümü için üç eklemeyle geri gönderdim. Bunlar son doğrulama tarihi, fırsat sorumlusu ve sonraki aksiyon tarihi.

Sorumlusu olmayan satırın peşine kimse düşmez. Tarih olmadan tablo neyin geciktiğini söyleyemez. Doğrulama tarihi olmadan, bir e-postanın eskidiğinin ilk işareti geri dönen bir mesaj olur.

ICP uyumu sütununun üç değeri var: Güçlü, Kısmi ve Uyumsuz. Bunları ideal müşteri profili şablonuyla bir kez tanımlayın ve tanımı Listeler sekmesinde tutun.

CRM Şablonunda Kaynak ve Opt-out Sütunları

Kişiler sekmesinin sağındaki dört sütun kaynağı kayıt altına alıyor: lead kaynağı, eklenme tarihi, iletişime geçmeyin ve notlar. Bu sütunlar raporlama için değil, yasal yükümlülükler için var.

GDPR'ın 14. maddesi, verilerini doğrudan kendilerinden toplamadığınız kişileri kapsar. Onlara “kişisel verilerin hangi kaynaktan geldiğini” bildirmeniz gerekir. Bunu verileri edindikten sonra bir ay içinde ve en geç onlara gönderdiğiniz ilk mesajda yapın. Lead kaynağı ve Tetikleyici kaynak URL'si sütunları bu soruyu tek bakışta yanıtlar.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Kişisel Veri Güvenliği Rehberi içinde KVKK kapsamındaki kişisel veriler için “gerektiğinde doğru ve güncel olmalı” diyor ve işleme amaçları bakımından bu verilere “hala ihtiyaç olup olmadığının” değerlendirilmesi gerektiğini belirtiyor. Aynı rehbere göre kişisel veri içeren sistemlere erişimin de “sınırlı olması gerekmektedir”; bu yüzden tabloya erişim yetkisini yalnızca işi gereği ihtiyacı olanlara verin.

Birleşik Krallık'ta ICO, PECR'ın e-posta kuralının “kurumsal abonelere uygulanmadığını” söylüyor. Ancak şahıs şirketleri ve bazı ortaklıklar birey sayılıyor. İsim içeren bir iş e-postası yine de kişisel veridir. Canlı B2B aramalarından önce numaraları hem CTPS hem TPS kayıtlarında kontrol edin.

ABD'de FTC'nin CAN-SPAM rehberi, “yasanın işletmeler arası e-posta için hiçbir istisna tanımadığını” belirtiyor. Bir abonelikten çıkma talebini 10 iş günü içinde yerine getirmeniz gerekiyor. Yasayı ihlal eden her bir e-postanın maliyeti 53.088 dolara kadar çıkabiliyor.

Bu yüzden İletişime geçmeyin, tek değeri Evet olan bir açılır liste. Satır silinmek yerine tabloda gri kalıyor.

Satış CRM Şablonunun Yedi Aşaması ve Her Aşamanın Gerektirdiği Alanlar

Çoğu tablo şablonu aşamaları sıralar ve orada kalır. Salesforce'un örneği “Lead”, “Qualified”, “Proposal Sent”, “Negotiation”, “Won/Lost” diye ilerliyor. Smartsheet Lead, Qualified, Trial, Contract ve Closed aşamalarını kullanıyor. Pipedrive'ın Excel CRM'i ise Appointment, Proposal, Negotiation, Pilot ve Agreement aşamalarını kullanıyor.

Hiçbiri, bir fırsatın ilerlemeden önce neleri içermesi gerektiğini söylemiyor.

Fırsatlar sekmesi, Spona ekibinin HubSpot'ta takip ettiği yedi aşamayı her birinin zorunlu alanlarıyla birlikte kullanıyor. Aşamalar Listeler sekmesinde duruyor, yani adlarını değiştirebilirsiniz.

Aşama 2, sektörü, büyüklüğü ve coğrafyayı kişi satırından alıyor. Bu yüzden Fırsatlar sekmesindeki bloğunda yalnızca temsilcinin yaptığı üç kontrol var: ICP uyumu teyit edildi, Hedef rol, Hariç tutmalar kontrol edildi. Aşama 3 keşif aşamasıdır; ilk arama görünümündeki 5 numaralı alan burada doldurulur.

Eksik alanlar sütunu, mevcut aşamadaki boş zorunlu alanları sayar. Sayı 0 olduğunda fırsat ilerler. 1'den 5'e kadar olan aşamalarda mevcut aşamanın bloğu ayrıca açık maviye döner; bu, kilitli bir hücreden daha yumuşak bir hatırlatmadır. Aşamaların kendisini B2B satış pipeline'ı rehberi daha ayrıntılı ele alıyor.

Aşama 7 bir neden, bir rakip ve gerçek karar tarihi ister. “Yok” geçerli bir rakip değeridir. Deneyimime göre tablo tabanlı bir CRM'de ilk boş kalan sütun kayıp nedenleridir, çünkü kimse bunları doldurmak için para almaz.

Müşteri Takip Excel Tablosunu Altı Adımda Kurma

1. Dosyayı kopyalayın. Google Sheets'te bir kopya oluşturun veya .xlsx dosyasını indirin. Dosyaya ekibinizin adını verin ve yalnızca bu kopyada çalışın.
2. Listeler sekmesini doldurun. Temsilcilerinizi Sahipler sütununa yazın. Yedi aşamayı koruyun ya da yeniden adlandırın. Yeniden doğrulama süresini B3 hücresinde belirleyin; başlangıç değeri 90 gün.
3. Kişilerinizi yükleyin. Kişiler sekmesine kişi başına bir satır yapıştırın ve 1'den 5'e kadar grupları soldan sağa doldurun. Bir veri aracından gelen liste ilk dört grubu doldurur; satırların nereden geleceğini lead listesi oluşturma rehberi anlatıyor.
4. Fırsatlarınızı açın. Fırsatlar sekmesinde fırsat başına bir satır açın; alan adını, kişi e-postasını, bir sahibi ve bir aşamayı girin. Şirket adı formülle çekilmez, elle yazılır; böylece HubSpot onu daha sonra içe aktarabilir.
5. Her teması kaydedin. Aktiviteler sekmesinde her arama, e-posta veya toplantı için bir satır açın. Kişiler sekmesindeki Temas sayısı sütunu bunları e-posta adresine göre sayar.
6. Panoyu pazartesi günü okuyun. Açık fırsatlar, açık değer, kazanma oranı, geciken sonraki adımlar, yeniden doğrulanacak kişiler ve geri dönen e-postalar kendiliğinden dolar.

Formüller Kişiler ve Fırsatlar sekmelerinde 107. satıra kadar hazır. Daha fazla satır için son formül satırını seçip aşağı sürükleyin.

Google Sheets'i Ekibinizle CRM Olarak Kullanmak

Kopyayı temsilcilerle Düzenleyen, yalnızca Panoya bakanlarla Görüntüleyen erişimiyle paylaşın. Bir temsilcinin bir aşamayı yanlışlıkla yeniden adlandırmaması için Listeler sekmesini koruyun (Veri, ardından Sayfaları ve aralıkları koru). Her temsilciye kendi sahip adına göre bir filtre görünümü verin; böylece herkesin sıralaması ayrı kalır. Dosya menüsündeki Sürüm geçmişi, bir hücreyi kimin ne zaman değiştirdiğini gösterir.

CRM Excel Kurulumu: İndirilen Dosyadan Excel'de CRM Yapmak

Dosyayı açıp OneDrive'a veya SharePoint'e kaydedin, çünkü birlikte düzenleme yalnızca oradan çalışır. Her veri sekmesini bir Tabloya dönüştürün (Ctrl+T); böylece yeni satırlar formülleri ve açılır listeleri devralır. Koşullu biçimlendirme ve veri doğrulama dosyayla birlikte taşınır.

Excel, “1-10” gibi yazılan bir aralığı tarihe çevirir. Bu yüzden çalışan aralıklarında kısa çizgi yerine “ila” kelimesi kullanılıyor.

Google Sheets CRM mi, Müşteri Takip Programı Excel mi: Hangisini Kullanmalı

İki dosyada da aynı sütunlar ve aynı formüller var. Seçim, tabloyu kimin ve nereden düzenlediğine bağlı.

Sınırlar Google'ın kendi dosya boyutu sayfasından ve Microsoft'un Excel belirtimlerinden geliyor. İkisi de bir satış ekibi için gerçek tavan değil. Bu şablonun Kişiler sekmesi 32 sütun kullanıyor. Google'ın 20 milyon hücre sınırında bu, yaklaşık 625.000 kişi satırı demek.

Tablo, dosya olarak tükenmeden çok önce süreç olarak tükenir.

Google Sheets, temsilciler dizüstü bilgisayarlardan, telefonlardan ve farklı ofislerden çalıştığında ve satış yöneticisi her zaman güncel tek bir bağlantı istediğinde kazanır. Excel, ekip zaten Microsoft 365 ile çalışıyorsa ya da BT şirket verilerinin Google Drive'da tutulmasına izin vermiyorsa kazanır. Daha sonra .xlsx dosyasını Google Sheets'e dönüştürürseniz 50.000 karakterden uzun her hücre silinir. Bu yalnızca yapıştırılmış arama notları için önemlidir.

Geciken Takipleri ve Eskiyen Kişileri İşaretleyen CRM Tablosu Formülleri

İşi beş formül yapıyor. Her biri yalnızca hem Google Sheets'te hem Excel'de bulunan fonksiyonları kullanıyor; dizi formülü ve makro yok. Vertex42'nin son temas hesaplaması bir dizi formülü ya da MAXIFS gerektiriyor; bu tablo ikisini de kullanmıyor, bu yüzden iki yönde de sorunsuz dönüşüyor.

90 günlük yeniden doğrulama süresi bir şablon ayarıdır, kıyaslama değeri değil. Bu süreyi kendi geri dönme verilerinize göre belirleyin. Böyle bir süre belirlemenin nedeni iş değişiklikleridir.

ABD'de çalışanların mevcut işverenlerindeki ortanca kıdemi 3,9 yıl; özel sektörde bu süre 3,5 yıl. Bir listenin tamamına yayıldığında bu, her ay adreslerin bir kısmının düzenli olarak geçersiz hale gelmesi demek. Veri hijyeni rehberi gün cinsinden bir yenileme sıklığı belirliyor.

Doğrulama sütunu geri dönmeyi kesin kabul eder. E-postası geri dönen bir kişi satırını korur, e-postasını kaybeder ve yenisini tahminle değil, CRM veri zenginleştirme yoluyla alır.

Pano, Fırsatlar ve Kişiler sekmeleri üzerinde COUNTIF, COUNTIFS ve SUMIFS (Türkçe Excel'de EĞERSAY, ÇOKEĞERSAY ve ÇOKETOPLA) kullanır. Yedi aşama satırı formüllere bağlıdır; bu yüzden sekizinci bir aşama eklemek yerine Listeler sekmesinde bir aşamayı yeniden adlandırın.

CRM Tablosu Ne Zaman Yetersiz Kalır: HubSpot'a Aktarma

Bir tablo CRM'i dosya olarak değil, süreç olarak çöker. Salesforce beş geçiş işareti sayıyor: veri hacmi, otomasyon, tek müşteri görünümü, raporlama ve mobil erişim. OnePageCRM ve Pipedrive geçiş noktasını 50 ila 100 kişi olarak belirliyor ve ikisi de bunun için veri göstermiyor. Daha iyi test davranıştır.

İki temsilci aynı hafta aynı satırı düzenliyorsa geçin. Bir takip, kırmızı bir hücre yerine otomatik bir e-posta gerektiriyorsa geçin. Satış yöneticisi sayılar tutmadığı için Panoyu her pazartesi yeniden kuruyorsa geçin.

Geçiş ucuz. HubSpot'un ücretsiz CRM'i 2 kullanıcıya kadar ayda 0 dolar ve kredi kartı istemiyor. Ücretsiz bir hesap 1.000 kişiye kadar tutabiliyor. Şablon, Kişiler ve Fırsatlar sekmeleri iki ayrı HubSpot içe aktarma dosyası olarak dışa aktarılacak şekilde düzenlendi.

Excel'den CRM'e Kişi Aktarma: HubSpot'un Kuralları

HubSpot'un içe aktarma dosyası kuralları biçim konusunda katı. Dosya .csv, .xlsx veya .xls olmalı ve yalnızca tek bir sayfa içermeli; bu yüzden Kişiler ve Fırsatlar sekmelerini ayrı ayrı dışa aktarın. Kişiler için bir e-posta sütunu gerekir; Türkçe sütun başlıklarını içe aktarmanın eşleme adımında HubSpot özellikleriyle eşleştirirsiniz. Şirketler için bir ad veya şirket alan adı gerekir.

Yeni fırsatlar için fırsat adı, pipeline ve fırsat aşaması gerekir. Aşama adları HubSpot'taki pipeline seçeneklerinizle eşleşmeli; bu yüzden yedi aşamayı önce orada oluşturun.

İçe aktarırken formül sütunlarını atlayın: Takip, Doğrulama, Temas sayısı, Aşama no., Eksik alanlar ve Açık gün sayısı. HubSpot'un kendi aşama, görev ve aktivite özellikleri var.

İncelememde eklediğim üç sütun (Son doğrulama, Fırsat sorumlusu, Sonraki aksiyon tarihi) HubSpot'ta özel tarih ve kullanıcı özelliklerine dönüşür. İlk oluşturmaya değer üç özellik bunlardır.

CRM Şablonunu Doğrulanmış Lead'lerle Doldurmak: Spona'nın Yeri

Kişiler sekmesindeki ilk dört grubun sütunlarının çoğu, bir Spona dışa aktarımının taşıdığı alanlardır. İdeal müşterinizi bir sohbette tarif ediyorsunuz; yapay zekâ 40'tan fazla kaynağı tarıyor, her lead'i doğruluyor ve yaklaşık 4 dakikada puanlanmış bir liste teslim ediyor. Her arama ücretsiz bir örnekle başlıyor ve ücretsiz plan 3.000 tek seferlik kredi içeriyor.

Ücretli bir planda satırları CSV olarak dışa aktarıp Kişiler sekmesine yapıştırın. Son doğrulama tarihi satırla birlikte geldiği için Doğrulama sütunu ilk günden Güncel gösterir.

Spona'nın fiyatlandırmasına göre yalnızca e-posta içeren bir Standard Search lead'i 3 ila 7 kredi tutuyor. Bu, lead başına 0,024 ila 0,07 dolar demek. Yeni bir arama oturumu 1.000 kredi tutuyor. Bu da plana göre 8 ila 10 dolar demek.

Elinizdeki bir listeyi zenginleştirmek şirket verisi için 3, doğrulanmış e-posta için 5 kredi tutuyor. Spona'nın hariç tutma listeleri İletişime geçmeyin satırlarını tutabilir; böylece bu kişiler bir sonraki aramaya girmez.

Spona'nın uymadığı yerler:

• Spona, Google Sheets ile senkronize olmaz. HubSpot entegrasyonu tek yerel CRM bağlantısıdır ve CSV dışa aktarma ücretli planlarla gelir. Bu tablo için giriş yolu o CSV'dir.
• 5 numaralı alan, yani mevcut araçlar ve aylık hacim, temsilci tarafından girilir. Spona'nınki dahil hiçbir dışa aktarım bunu sağlamaz.
• Spona kişileri bulur ve doğrular. Fırsatı yürütmez. Otomasyon, sekanslar ve mobil uygulama bir CRM ürününün ya da Airtable veya Softr gibi bir uygulama oluşturucunun işidir.
• Bu tabloda olmayan bir sütunu, örneğin kişi başına hukuki dayanağı, ilk içe aktarmadan sonra değil, önce eklemek en iyisidir.

Get thousands of leads in 4 minutes.

Stop stitching tools together.
Start with verified sales data, delivered in minutes.

SCALE SALES NOW

No contracts · No setup · No onboarding

CRM Şablonu Hakkında Sık Sorulan Sorular

CRM Şablonu Nedir?

CRM şablonu, müşterileri ve fırsatları takip etmek için düzenlenmiş bir tablodur. Kişi başına bir satır ve fırsat başına bir satır içerir; aşama, sahip, sonraki aksiyon ve bu aksiyonun tarihi için sütunları vardır. İyi şablonlar açılır listeler, bir pano ve geciken işleri işaretleyen kurallar ekler. Bu sayfadaki tablo da altı sekmesi ve önceden ayarlanmış aşamalarıyla böyle bir şablondur.

Excel'de CRM Oluşturabilir miyim?

Evet. Excel açılır listeleri, koşullu biçimlendirmeyi, COUNTIFS'i ve OneDrive üzerinden birlikte düzenlemeyi destekler; bir kişi ve fırsat takip aracının ihtiyacı olan her şey budur. Bu sayfadaki indirme hazır bir CRM Excel şablonudur, yani formülleri kendiniz kurmanız gerekmez. Sınırlar her tablonun sınırlarıdır: otomasyon yok, sekans yok.

Kendi CRM'imi Ücretsiz Kurabilir miyim?

Evet, iki yolla: Google Sheets veya Excel şablonu, zaten sahip olduğunuz hesabın ötesinde hiçbir ücret gerektirmez. HubSpot'un ücretsiz CRM'i 2 kullanıcıya kadar ayda 0 dolar ve kredi kartı istemiyor. Ücretsiz hesabı 1.000 kişiye kadar tutabiliyor. Sağlam bir yol, tabloyla başlamak ve iki veya daha fazla kişi aynı fırsatları paylaşmaya başladığında tabloyu HubSpot'a aktarmaktır.

Excel veya Google Sheets Bir CRM midir?

Tek başına değil. Bir tablo; kurallı aşamalar, her satır için bir sahip ve sonraki aksiyon ve bir temas kaydı olduğunda CRM'e dönüşür. Otomasyon, kayıt bazında yetkiler veya denetim izi gerektiğinde CRM olmaktan çıkar; işte orada bir CRM ürünü devreye girer.

CRM için En İyi Şablon Hangisi?

En iyi CRM şablonu aşamalarınıza uyar ve bir fırsat ilerlemeden önce neyin eksik olduğunu sayar. Her takibe tarih koyar ve her kişinin nereden geldiğini kaydeder. Başlıkları ileride içe aktaracağınız CRM ile eşleşmelidir; böylece geçiş yeniden kurulum değil, bir CSV dışa aktarımı olur. Renk düzenine bakmadan önce bu dört noktayı kontrol edin.

Excel'de Ücretsiz Bir CRM Şablonu Var mı?

Evet. Bu sayfadaki dosya, aynı altı sekme, açılır listeler ve formüllerle Google tablosundan .xlsx olarak iner. Salesflare ve Vertex42 da ücretsiz Excel CRM şablonları sunuyor; Vertex42'ninki yalnızca özel kullanım için ve ikisi de aşama başına zorunlu alan belirlemiyor.