CRM-mall för Google Sheets och Excel: gratis CRM Excel-kalkylark för sälj, med fälten som spelar roll

En CRM-mall är ett kalkylark med en rad per kontakt, en rad per affär och de kolumner dina säljare behöver för att jobba med dem. Här får du en gratis CRM-mall för Google Sheets som också går att ladda ned som CRM Excel-fil, utan något formulär mellan dig och filen.

Kolumnerna är inte generiska. De följer de fem fält jag vill att en säljare i mitt team har framför sig före ett första samtal. Affärsfaserna följer de sju faser som Sponas team använder i HubSpot, var och en med de fält en affär måste ha innan den går vidare. Arket räknar vad som saknas, flaggar försenade uppföljningar och visar vilka e-postadresser som behöver kontrolleras på nytt.

Get thousands of leads in 4 minutes.

Stop stitching tools together.
Start with verified sales data, delivered in minutes.

SCALE SALES NOW

No contracts · No setup · No onboarding

Gratis CRM-mall och CRM Excel-fil: sex flikar i Google Sheets och Excel

Öppna den gratis CRM-mallen och välj Arkiv, sedan Gör en kopia. För Excel väljer du Arkiv, sedan Ladda ned. Du behöver inte lämna någon e-postadress. OnePageCRM jämförde 12 gratis CRM-mallar och hittade sex bakom ett formulär.

Tre grå exempelrader visar hur färgerna fungerar. Radera dem innan du börjar. Alla exempeldomäner slutar på .example, så ingen rad i filen hör till en verklig person.

HubSpots egen CRM-mall har sju flikar och riktar sig till ”dina första 25-50 kunder eller leads”. Salesflares Excel-CRM består av tre blad bakom en direktlänk till en .xlsx-fil. Vertex42:s ark är licensierat endast för privat bruk, inte för spridning.

Ingen av de tre anger obligatoriska fält per fas, och ingen registrerar när en e-postadress senast verifierades. Det här arket gör båda.

De fem fälten i ditt kundregister i Excel före första samtalet

Fliken Kontakter är mallens kundregister och bygger på Sponas egna rutiner: de fem saker en säljare i mitt team måste ha på skärmen före ett första samtal. Varje sak motsvarar en grupp kolumner, och fyra av de fem motsvarar fält som en export från Spona redan innehåller.

Fält 5 är det som ingen dataexport kan fylla i. Säljaren får veta vilka verktyg som används och vilken volym som behövs per månad under samtalet, så de två kolumnerna börjar tomma och förblir tomma fram till behovsanalysen.

Det första utkastet av arket stannade vid de fem grupperna. Min granskning skickade tillbaka det med tre tillägg till vyn inför första samtalet. Tilläggen är ett datum för senaste verifiering, en ansvarig för affärsmöjligheten och ett sista datum för nästa åtgärd.

Utan ansvarig följer ingen upp raden. Utan sista datum kan arket inte säga vad som är försenat. Utan verifieringsdatum är en studs det första tecknet på att en e-postadress har blivit inaktuell.

Kolumnen ICP-matchning har tre värden: Stark, Delvis och Ingen match. Definiera dem en gång med mallen för ideal kundprofil och spara definitionen i fliken Listor.

Kolumner för källa och avregistrering i CRM-mallen

Fyra kolumner längst till höger i Kontakter visar ursprunget: leadkälla, tillagd, kontakta inte och anteckningar. De finns där för lagens skull, inte för rapporteringen.

Artikel 14 i GDPR gäller personer vars uppgifter du inte har samlat in från dem själva. Du måste berätta för dem ”varifrån personuppgifterna kommer”. Gör det inom en månad efter att du fått uppgifterna, och senast i ditt första meddelande till dem. Kolumnerna Leadkälla och Källa för trigger (URL) besvarar den frågan med en blick.

I IMY:s grundkurs i GDPR för privat sektor står att personuppgifter bara får sparas så länge de behövs för ändamålet, och att den personuppgiftsansvariga bör införa tidsfrister för gallring eller regelbunden kontroll. Uppgifterna ska också vara riktiga och vid behov uppdaterade, och IMY betonar att det är viktigt att ha rutiner för att rätta eller radera oriktiga uppgifter.

I Storbritannien säger ICO att PECR:s regel om e-post ”inte gäller företagsabonnenter”, men enskilda näringsidkare och vissa handelsbolag räknas som privatpersoner. En jobbadress med namn är ändå en personuppgift. Kontrollera nummer mot både CTPS- och TPS-registren före B2B-samtal.

I USA säger FTC:s vägledning om CAN-SPAM att ”lagen gör inget undantag för e-post mellan företag”. Du måste respektera en avregistrering inom 10 arbetsdagar. Varje enskilt mejl som bryter mot lagen kan kosta upp till 53 088 dollar.

Därför är Kontakta inte en rullgardinslista med ett enda värde, Ja. Raden blir grå i arket i stället för att raderas.

Sju säljfaser i CRM-mallen och fälten varje fas kräver

De flesta kalkylarksmallar listar faser och inget mer. Salesforces exempel går ”Lead”, ”Qualified”, ”Proposal Sent”, ”Negotiation”, ”Won/Lost”. Smartsheet använder Lead, Qualified, Trial, Contract och Closed. Pipedrives Excel-CRM använder Appointment, Proposal, Negotiation, Pilot och Agreement.

Ingen av dem säger vad en affär måste innehålla innan den flyttas vidare.

Fliken Affärer använder de sju faser som Sponas team använder i HubSpot, med de obligatoriska fälten för varje fas. Faserna ligger i fliken Listor, så du kan byta namn på dem.

Fas 2 återanvänder bransch, storlek och geografi från kontaktraden, så dess block i Affärer innehåller bara de tre kontroller säljaren gör: ICP-matchning bekräftad, målroll, exkluderingar kontrollerade. Fas 3 är behovsanalysen; det är där fält 5 i vyn inför första samtalet fylls i.

Kolumnen Saknade fält räknar de tomma obligatoriska fälten i den aktuella fasen. En affär går vidare när räknaren visar 0. I fas 1 till 5 blir även blocket för den aktuella fasen ljusblått, en mjukare knuff än en låst cell. Guiden om B2B-säljpipeline går djupare in på själva faserna.

Fas 7 kräver en orsak, en konkurrent och det faktiska beslutsdatumet. ”Ingen” är en giltig konkurrent. Min erfarenhet är att förlustorsaken är den första kolumnen som lämnas tom i ett CRM i kalkylark, eftersom ingen får betalt för att fylla i den.

Så sätter du upp CRM-kalkylarket i sex steg

1. Kopiera filen. Gör en kopia i Google Sheets eller ladda ned .xlsx-filen. Döp den efter ditt team och arbeta bara i den kopian.
2. Fyll i fliken Listor. Skriv in dina säljare i kolumnen Ansvariga. Behåll de sju faserna eller byt namn på dem. Ange perioden för ny verifiering i cell B3; den är 90 dagar från början.
3. Lägg in dina kontakter. Klistra in en rad per person i Kontakter, grupp 1 till 5 från vänster till höger. En lista från ett dataverktyg fyller de fyra första grupperna; så bygger du en leadlista visar var raderna kommer ifrån.
4. Lägg upp dina affärer. En rad per affärsmöjlighet i Affärer, med domän, kontaktens e-post, en ansvarig och en fas. Företagsnamnet skrivs in, det slås inte upp, så att HubSpot kan importera det senare.
5. Logga varje kontakt. En rad per samtal, mejl eller möte i Aktiviteter. Kolumnen Kontaktpunkter i Kontakter räknar dem per e-postadress.
6. Läs Översikt på måndagar. Öppna affärer, öppet värde, vinstandel, försenade nästa steg, kontakter att verifiera om och studsade mejl fylls i av sig själva.

Formlerna är ifyllda till rad 107 i Kontakter och Affärer. Behöver du fler rader markerar du den sista raden med formler och drar den nedåt.

Använd Google Sheets som CRM i teamet

Dela kopian med behörigheten Redigerare för säljarna och Läsare för alla som bara läser Översikt. Skydda fliken Listor (Data, sedan Skyddade blad och områden) så att ingen säljare råkar byta namn på en fas. Ge varje säljare en filtervy på sitt eget namn som ansvarig, så håller alla sin sortering för sig. Versionshistoriken under Arkiv visar vem som ändrade en cell och när.

Så gör du ett CRM i Excel av nedladdningen

Öppna .xlsx-filen och spara den i OneDrive eller SharePoint, eftersom samtidig redigering bara fungerar därifrån. Gör om varje dataflik till en tabell (Ctrl+T) så att nya rader ärver formlerna och rullgardinslistorna. Villkorsstyrd formatering och dataverifiering följer med filen.

Excel gör om ett inskrivet intervall som ”1-10” till ett datum. Därför använder storleksklasserna ordet ”till” i stället för ett bindestreck.

Google Sheets CRM eller CRM Excel-mall: vilken ska du välja?

Båda filerna har samma kolumner och samma formler. Valet handlar om vem som redigerar arket och varifrån.

Gränserna kommer från Googles egen sida om filstorlek och Microsofts specifikationer för Excel. Ingen av dem är det verkliga taket för ett säljteam. Mallens flik Kontakter använder 32 kolumner. Med Googles 20 miljoner celler blir det ungefär 625 000 kontaktrader.

Kalkylarket tar slut som process långt innan det tar slut som fil.

Google Sheets vinner när säljarna jobbar från laptops, mobiler och olika kontor, och när säljchefen vill ha en länk som alltid är aktuell. Excel vinner när teamet redan lever i Microsoft 365, eller när IT inte tillåter företagsdata i Google Drive. Om du senare konverterar .xlsx-filen till Google Sheets tas varje cell med fler än 50 000 tecken bort. Det spelar bara roll för inklistrade samtalsanteckningar.

Formler i CRM-kalkylarket som flaggar försenade uppföljningar och inaktuella kontakter

Fem formler gör jobbet. Var och en använder bara funktioner som finns i både Google Sheets och Excel, utan matrisformler och utan makron. Vertex42:s beräkning av senaste kontakt kräver en matrisformel eller MAXIFS; arket använder ingetdera och konverteras därför rent åt båda hållen.

Perioden på 90 dagar för ny verifiering är en inställning i mallen, inte ett riktmärke. Ställ in den utifrån din egen studsdata. Skälet att alls ha en period är att folk byter jobb.

Medianen för anställda i USA är 3,9 år hos den nuvarande arbetsgivaren, och 3,5 år i privat sektor. Utspritt över en lista blir det en jämn ström av adresser som slutar fungera varje månad. Guiden om datahygien anger ett uppdateringsintervall i dagar.

Kolumnen Verifiering behandlar en studs som slutgiltig. En kontakt vars e-post har studsat behåller raden, förlorar adressen och får en ny genom berikning av CRM-data, inte genom gissningar.

Översikt använder COUNTIF (ANTAL.OM), COUNTIFS (ANTAL.OMF) och SUMIFS (SUMMA.OMF) över flikarna Affärer och Kontakter. De sju fasraderna är inbyggda i formlerna, så byt hellre namn på en fas i Listor än lägg till en åttonde.

När ett CRM i kalkylark slutar fungera: importera det till HubSpot

Ett CRM i kalkylark fallerar som process, inte som fil. Salesforce listar fem tecken på att det är dags att byta: datavolym, automatisering, en samlad kundbild, rapportering och mobil åtkomst. OnePageCRM och Pipedrive lägger båda bytet vid 50 till 100 kontakter, och ingen av dem hänvisar till data för det. Ett bättre test är beteendet.

Byt när två säljare redigerar samma rad samma vecka. Byt när en uppföljning behöver ett automatiskt mejl i stället för en röd cell. Byt när säljchefen bygger om Översikt varje måndag för att siffrorna har slutat stämma.

Bytet är billigt. HubSpots gratis CRM kostar 0 dollar i månaden för upp till 2 användare, utan kreditkort. Ett gratiskonto rymmer upp till 1 000 kontakter. Mallen är upplagd så att ditt kundregister i fliken Kontakter och fliken Affärer går att exportera som två importfiler till HubSpot.

Importera kontakter från Excel till ett CRM: HubSpots regler

HubSpots regler för importfiler är strikta när det gäller formen. En fil måste vara .csv, .xlsx eller .xls och får bara innehålla ett blad, så exportera Kontakter och Affärer var för sig. Kontakter behöver en kolumn för e-post; i importens mappningssteg kopplar du de svenska kolumnrubrikerna till HubSpots egenskaper. Företag behöver ett namn eller en företagsdomän.

Nya affärer behöver affärsnamn, pipeline och affärsfas. Fasnamnen måste stämma med alternativen i din pipeline i HubSpot, så skapa de sju faserna där först.

Hoppa över formelkolumnerna vid importen: Uppföljning, Verifiering, Kontaktpunkter, Fas nr, Saknade fält och Dagar öppen. HubSpot har egna egenskaper för faser, uppgifter och aktiviteter.

De tre kolumnerna som min granskning lade till (Senast verifierad, Ansvarig, Nästa åtgärd senast) blir anpassade egenskaper för datum och användare. De är de tre första som är värda att skapa.

Fyll CRM-mallen med verifierade leads: där Spona passar in

De flesta kolumnerna i de fyra första grupperna i Kontakter är fält som en export från Spona innehåller. Du beskriver din ideala kund i en chatt; AI:n söker igenom 40+ källor, verifierar varje lead och levererar en poängsatt lista på ungefär 4 minuter. Varje sökning börjar med ett gratis urval, och gratisplanen rymmer 3 000 engångskrediter.

Med en betald plan exporterar du raderna som CSV och klistrar in dem i Kontakter. Kolumnen Verifiering visar då OK från dag ett, eftersom datumet för senaste verifiering följer med raden.

Enligt Sponas priser kostar ett lead från Standard Search med enbart e-post 3 till 7 krediter. Det är 0,024 till 0,07 dollar per lead. En ny söksession kostar 1 000 krediter. Det är 8 till 10 dollar, beroende på plan.

Att berika en lista du redan har kostar 3 krediter för företagsdata och 5 för en verifierad e-postadress. Sponas exkluderingslistor kan rymma raderna med Kontakta inte, så att de hålls utanför nästa sökning.

Där Spona inte passar:

• Spona synkar inte med Google Sheets. HubSpot-integrationen är den enda inbyggda CRM-kopplingen, och CSV-export ingår i de betalda planerna. För det här arket är den CSV-filen vägen in.
• Fält 5, nuvarande verktyg och volym per månad, fylls i av säljaren. Ingen export levererar det, inte heller Sponas.
• Spona hittar och verifierar personerna. Spona driver inte affären. Automatisering, sekvenser och en mobilapp hör hemma i en CRM-produkt, eller i en appbyggare som Airtable eller Softr.
• En kolumn som arket saknar, till exempel rättslig grund per kontakt, lägger du helst till före den första importen, inte efter.

Get thousands of leads in 4 minutes.

Stop stitching tools together.
Start with verified sales data, delivered in minutes.

SCALE SALES NOW

No contracts · No setup · No onboarding

Vanliga frågor om CRM-mallen

Vad är en CRM-mall?

En CRM-mall är ett kalkylark som är upplagt för att följa kunder och affärer. Det har en rad per kontakt och en rad per affär, med kolumner för fas, ansvarig, nästa åtgärd och när den ska vara klar. Bra mallar lägger till rullgardinslistor, en översikt och regler som flaggar försenat arbete. Arket på den här sidan är en sådan, med sex flikar och faserna förinställda.

Kan jag skapa ett CRM i Excel?

Ja. Excel klarar rullgardinslistor, villkorsstyrd formatering, COUNTIFS och samtidig redigering från OneDrive, vilket är allt en tracker för kontakter och affärer behöver. Nedladdningen på den här sidan är en färdig CRM-mall i Excel, så du behöver inte bygga formlerna själv. Gränserna är desamma som för alla kalkylark: ingen automatisering och inga sekvenser.

Kan jag bygga mitt eget CRM gratis?

Ja, på två sätt: en mall i Google Sheets eller Excel kostar inget utöver kontot du redan har. HubSpots gratis CRM kostar 0 dollar i månaden för upp till 2 användare, utan kreditkort. Gratiskontot rymmer upp till 1 000 kontakter. En klok väg är att börja med arket och importera det till HubSpot när två eller fler personer delar samma affärer.

Är Excel eller Google Sheets ett CRM?

Inte i sig självt. Ett kalkylark blir ett CRM när det har faser med regler, en ansvarig och en nästa åtgärd per rad, och en logg över kontaktpunkter. Det slutar vara ett när det behöver automatisering, behörigheter per post eller en granskningslogg, och där tar en CRM-produkt över.

Vilken är den bästa mallen för ett CRM?

Den bästa CRM-mallen matchar dina faser och räknar vad som saknas innan en affär går vidare. Den daterar varje uppföljning och registrerar var varje kontakt kommer ifrån. Kolumnrubrikerna bör matcha det CRM du senare ska importera till, så att flytten blir en CSV-export i stället för ett nybygge. Kontrollera de fyra punkterna innan du tittar på färgschemat.

Finns det en gratis CRM-mall i Excel?

Ja. Filen på den här sidan laddas ned som .xlsx från Google-arket, med samma sex flikar, rullgardinslistor och formler. Salesflare och Vertex42 erbjuder också gratis CRM-mallar i Excel; Vertex42:s är bara för privat bruk, och ingen av dem anger obligatoriska fält per fas.