Szablon CRM Excel i Google Sheets: darmowy arkusz CRM dla sprzedaży z polami, które mają znaczenie

Szablon CRM to arkusz kalkulacyjny z jednym wierszem na kontakt, jednym wierszem na transakcję i kolumnami, których zespół sprzedaży potrzebuje do pracy z nimi. Na tej stronie znajdziesz darmowy szablon CRM do Google Sheets, który pobierzesz też jako plik CRM Excel, bez żadnego formularza między tobą a plikiem.

Kolumny nie są przypadkowe. Odpowiadają pięciu polom, które każda osoba sprzedająca w moim zespole ma mieć przed oczami przed pierwszą rozmową. Etapy transakcji odpowiadają siedmiu etapom, które zespół Spona śledzi w HubSpot, a każdy ma pola, które transakcja musi zawierać, zanim pójdzie dalej. Arkusz liczy, czego brakuje, oznacza zaległe follow-upy i pokazuje, które adresy e-mail trzeba sprawdzić ponownie.

Get thousands of leads in 4 minutes.

Stop stitching tools together.
Start with verified sales data, delivered in minutes.

SCALE SALES NOW

No contracts · No setup · No onboarding

Darmowy szablon CRM Excel: sześć kart w Google Sheets i w Excelu

Otwórz darmowy szablon CRM i wybierz Plik, a potem Utwórz kopię. W przypadku Excela wybierz Plik, a potem Pobierz. Nie musisz podawać adresu e-mail. OnePageCRM porównał 12 darmowych szablonów CRM i sześć z nich znalazł za formularzem.

Trzy szare wiersze przykładowe pokazują, jak działają kolory, a przy okazji są wzorem bazy klientów w Excelu. Usuń je przed użyciem. Każda przykładowa domena kończy się na .example, więc żaden wiersz w pliku nie należy do prawdziwej osoby.

Własny szablon CRM HubSpot ma siedem kart i jest przeznaczony dla „pierwszych 25-50 klientów lub leadów”. Excelowy CRM Salesflare to trzy arkusze za bezpośrednim linkiem do pliku .xlsx. Arkusz Vertex42 ma licencję wyłącznie do użytku prywatnego, nie do rozpowszechniania.

Żaden z tych trzech nie określa pól wymaganych na każdym etapie i żaden nie zapisuje, kiedy adres e-mail był ostatnio weryfikowany. Ten arkusz robi jedno i drugie.

Pięć pól szablonu CRM, które trzeba znać przed pierwszą rozmową

Karta Kontakty to baza danych klientów w Excelu, zbudowana na podstawie praktyki Spona: pięciu rzeczy, które osoba sprzedająca w moim zespole musi mieć na ekranie przed pierwszą rozmową. Każda z nich odpowiada grupie kolumn, a cztery z pięciu odpowiadają polom, które eksport ze Spona już zawiera.

Pola 5 nie wypełni żaden eksport danych. Obecne narzędzia i miesięczny wolumen handlowiec poznaje dopiero w rozmowie, więc obie kolumny zaczynają się puste i zostają puste aż do analizy potrzeb.

Pierwsza wersja arkusza kończyła się na tych pięciu grupach. Moja recenzja odesłała ją z trzema uzupełnieniami do widoku przed pierwszą rozmową. Są to data ostatniej weryfikacji, właściciel szansy sprzedaży i termin następnego działania.

Bez właściciela nikt nie pilnuje wiersza. Bez terminu arkusz nie powie, co jest zaległe. Bez daty weryfikacji pierwszym sygnałem, że adres e-mail jest nieaktualny, jest odbity e-mail.

Kolumna Dopasowanie do ICP ma trzy wartości: Mocne, Częściowe i Brak dopasowania. Zdefiniuj je raz za pomocą szablonu profilu idealnego klienta i trzymaj definicję w karcie Listy.

Kolumny źródła i rezygnacji w szablonie CRM

Cztery kolumny po prawej stronie karty Kontakty zapisują pochodzenie danych: źródło leada, datę dodania, nie kontaktować i notatki. Są tam ze względu na prawo, a nie na raportowanie.

Artykuł 14 RODO dotyczy osób, których danych nie zebrano od nich samych. Musisz wskazać im „źródło pochodzenia danych osobowych”. Zrób to w ciągu miesiąca od pozyskania danych i najpóźniej przy pierwszej wiadomości do tej osoby. Kolumny Źródło leada i URL źródła wyzwalacza odpowiadają na to pytanie od razu.

W Polsce wskazówki UODO dotyczące rejestrowania czynności przetwarzania przypominają, że każdy administrator prowadzi rejestr czynności przetwarzania, a w rejestrze podaje, jeżeli to możliwe, planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych. Z obowiązku zwolnione są firmy zatrudniające mniej niż 250 osób, ale nie wtedy, gdy przetwarzanie może powodować ryzyko dla praw lub wolności osób, nie ma charakteru sporadycznego albo obejmuje szczególne kategorie danych lub dane o wyrokach skazujących i naruszeniach prawa.

W Wielkiej Brytanii ICO podaje, że zasada PECR dotycząca e-maili „nie ma zastosowania do abonentów korporacyjnych”, ale jednoosobowe działalności i niektóre spółki osobowe liczą się jako osoby fizyczne. Służbowy e-mail z imieniem i nazwiskiem nadal jest daną osobową. Przed rozmowami B2B na żywo sprawdź numery w rejestrach CTPS i TPS.

W USA poradnik FTC dotyczący CAN-SPAM mówi, że „prawo nie przewiduje wyjątku dla e-maili między firmami”. Rezygnację trzeba uwzględnić w ciągu 10 dni roboczych. Każdy pojedynczy e-mail naruszający przepisy może kosztować do 53 088 USD.

Dlatego Nie kontaktować to lista rozwijana z jedną wartością: Tak. Wiersz w arkuszu robi się szary, zamiast zniknąć.

Siedem etapów w szablonie CRM sprzedaży i pola, których wymaga każdy z nich

Większość szablonów arkuszy wymienia etapy i nic poza tym. Przykład Salesforce to „Lead”, „Qualified”, „Proposal Sent”, „Negotiation”, „Won/Lost”. Smartsheet używa etapów Lead, Qualified, Trial, Contract i Closed. Excelowy CRM Pipedrive używa etapów Appointment, Proposal, Negotiation, Pilot i Agreement.

Żaden z nich nie mówi, co transakcja musi zawierać, zanim przejdzie dalej.

Karta Transakcje korzysta z siedmiu etapów, które zespół Spona śledzi w HubSpot, wraz z polami wymaganymi na każdym z nich. Etapy są w karcie Listy, więc możesz zmienić ich nazwy.

Etap 2 korzysta z branży, wielkości i regionu z wiersza kontaktu, więc jego blok w karcie Transakcje zawiera tylko trzy sprawdzenia, które robi handlowiec: dopasowanie do ICP potwierdzone, rolę docelową i sprawdzone wykluczenia. Etap 3 to analiza potrzeb; to na nim wypełnia się pole 5 z widoku przed pierwszą rozmową.

Kolumna Brakujące pola liczy puste pola wymagane na bieżącym etapie. Transakcja idzie dalej, gdy licznik pokazuje 0. Na etapach od 1 do 5 blok bieżącego etapu dodatkowo robi się jasnoniebieski, co jest łagodniejszą podpowiedzią niż zablokowana komórka. Przewodnik po lejku sprzedaży B2B omawia same etapy dokładniej.

Etap 7 wymaga powodu, konkurenta i faktycznej daty decyzji. „Brak” to poprawna wartość dla konkurenta. Z mojego doświadczenia powody przegranej to pierwsza kolumna, która w arkuszowym CRM zostaje pusta, bo nikt nie dostaje pieniędzy za jej wypełnianie.

Jak skonfigurować arkusz CRM w sześciu krokach

1. Skopiuj plik. Utwórz kopię w Google Sheets albo pobierz plik .xlsx. Nazwij go nazwą swojego zespołu i pracuj tylko w tej kopii.
2. Wypełnij kartę Listy. Wpisz handlowców w kolumnie Właściciele. Zostaw siedem etapów albo zmień ich nazwy. Ustaw okres ponownej weryfikacji w komórce B3; na start wynosi 90 dni.
3. Wczytaj kontakty. Wklej jeden wiersz na osobę do karty Kontakty, grupy od 1 do 5 od lewej do prawej. Lista z narzędzia do danych wypełnia pierwsze cztery grupy; jak zbudować listę leadów wyjaśnia, skąd biorą się wiersze.
4. Otwórz transakcje. Jeden wiersz na szansę sprzedaży w karcie Transakcje, z domeną, e-mailem kontaktu, właścicielem i etapem. Nazwę firmy się wpisuje, a nie wyszukuje, żeby HubSpot mógł ją później zaimportować.
5. Zapisuj każdą interakcję. Jeden wiersz na telefon, e-mail lub spotkanie w karcie Aktywności. Kolumna Interakcje w karcie Kontakty liczy je według adresu e-mail.
6. Czytaj Pulpit w poniedziałek. Otwarte transakcje, otwarta wartość, odsetek wygranych, zaległe następne kroki, kontakty do ponownej weryfikacji i odbite e-maile uzupełniają się same.

Formuły są wypełnione do wiersza 107 w kartach Kontakty i Transakcje. Jeśli potrzebujesz więcej wierszy, zaznacz ostatni wiersz z formułami i przeciągnij go w dół.

Google Sheets jako CRM w zespole

Udostępnij kopię handlowcom z rolą Edytujący, a wszystkim, którzy tylko czytają Pulpit, z rolą Przeglądający. Chroń kartę Listy (Dane, a potem Chronione arkusze i zakresy), żeby nikt przez przypadek nie zmienił nazwy etapu. Daj każdemu widok filtra z własnym nazwiskiem jako właściciela, dzięki czemu sortowanie każdej osoby pozostaje osobne. Historia wersji w menu Plik pokazuje, kto i kiedy zmienił komórkę.

Jak zrobić CRM w Excelu z pobranego pliku

Otwórz plik .xlsx i zapisz go w OneDrive lub SharePoint, bo współtworzenie działa tylko stamtąd. Zamień każdą kartę z danymi w tabelę (Ctrl+T), żeby nowe wiersze dziedziczyły formuły i listy rozwijane. Formatowanie warunkowe i poprawność danych przenoszą się razem z plikiem.

Excel zamienia wpisany zakres w rodzaju „1-10” na datę. Dlatego przedziały zatrudnienia używają słowa „do” zamiast myślnika.

Google Sheets CRM czy CRM Excel: który wybrać?

Oba pliki mają te same kolumny i te same formuły. Wybór zależy od tego, kto edytuje arkusz i skąd.

Limity pochodzą z własnej strony Google o rozmiarze plików i ze specyfikacji Excela od Microsoft. Żaden z nich nie jest prawdziwym sufitem dla zespołu sprzedaży. Karta Kontakty w tym szablonie ma 32 kolumny. Przy 20 milionach komórek Google daje to około 625 000 wierszy kontaktów.

Arkusz przestaje działać jako proces dużo wcześniej, niż przestaje działać jako plik.

Google Sheets wygrywa, gdy handlowcy pracują z laptopów, telefonów i różnych biur, a szef sprzedaży chce jednego linku, który zawsze jest aktualny. Excel wygrywa, gdy zespół i tak pracuje w Microsoft 365 albo gdy dział IT nie pozwala na dane firmy w Google Drive. Jeśli później przekonwertujesz plik .xlsx do Google Sheets, każda komórka z ponad 50 000 znaków zostanie usunięta. Ma to znaczenie tylko przy wklejonych notatkach z rozmów.

Formuły arkusza CRM, które oznaczają zaległe follow-upy i nieaktualne kontakty

Całą pracę wykonuje pięć formuł. Każda używa tylko funkcji, które istnieją zarówno w Google Sheets, jak i w Excelu, bez formuł tablicowych i bez makr. Obliczenie ostatniego kontaktu w arkuszu Vertex42 wymaga formuły tablicowej albo MAXIFS; ten arkusz nie używa żadnej z nich, więc konwertuje się czysto w obie strony.

Okres 90 dni do ponownej weryfikacji to ustawienie szablonu, a nie benchmark. Ustal go na podstawie własnych danych o odbitych e-mailach. Powodem, by w ogóle go ustawiać, są zmiany pracy.

Mediana stażu pracownika w USA u obecnego pracodawcy wynosi 3,9 roku, a w sektorze prywatnym 3,5 roku. W skali całej listy oznacza to stały strumień adresów, które co miesiąc przestają działać. Przewodnik po higienie danych ustala rytm odświeżania w dniach.

Kolumna Weryfikacja traktuje odbity e-mail jako ostateczny. Kontakt, którego e-mail został odbity, zachowuje wiersz, traci adres i dostaje nowy dzięki wzbogacaniu danych w CRM, a nie przez zgadywanie.

Pulpit używa funkcji COUNTIF (LICZ.JEŻELI), COUNTIFS (LICZ.WARUNKI) i SUMIFS (SUMA.WARUNKÓW) na kartach Transakcje i Kontakty. Siedem wierszy etapów jest wpisanych na stałe w formuły, więc lepiej zmienić nazwę etapu w karcie Listy, niż dodawać ósmy.

Kiedy arkusz CRM przestaje wystarczać: import do HubSpot

Arkuszowy CRM zawodzi jako proces, a nie jako plik. Salesforce wymienia pięć sygnałów, że czas na zmianę: ilość danych, automatyzację, jeden widok klienta, raportowanie i dostęp mobilny. OnePageCRM i Pipedrive umieszczają moment zmiany przy 50 do 100 kontaktach i żaden z nich nie podaje na to danych. Lepszym testem jest zachowanie zespołu.

Przenieś się, gdy dwie osoby edytują ten sam wiersz w tym samym tygodniu. Przenieś się, gdy follow-up wymaga automatycznego e-maila, a nie czerwonej komórki. Przenieś się, gdy szef sprzedaży co poniedziałek odbudowuje Pulpit, bo liczby przestały się zgadzać.

Przeprowadzka jest tania. Darmowy CRM HubSpot kosztuje 0 USD miesięcznie dla maksymalnie 2 użytkowników, bez karty kredytowej. Darmowe konto mieści do 1000 kontaktów. Szablon jest ułożony tak, że karty Kontakty i Transakcje eksportują się jako dwa pliki importu do HubSpot.

Import kontaktów z Excela do CRM: zasady HubSpot

Zasady dotyczące pliku importu w HubSpot są rygorystyczne co do formy. Plik musi mieć format .csv, .xlsx lub .xls i zawierać tylko jeden arkusz, więc eksportuj Kontakty i Transakcje osobno. Kontakty potrzebują kolumny E-mail; polskie nagłówki kolumn przypiszesz do właściwości HubSpot na etapie mapowania importu. Firmy potrzebują nazwy albo domeny firmy.

Nowe transakcje potrzebują nazwy transakcji, lejka i etapu transakcji. Nazwy etapów muszą pasować do opcji w twoim lejku w HubSpot, więc najpierw utwórz tam siedem etapów.

Pomiń kolumny z formułami przy imporcie: Status terminu, Weryfikacja, Interakcje, Nr etapu, Brakujące pola i Dni otwarte. HubSpot ma własne właściwości etapów, zadań i aktywności.

Trzy kolumny, które dodała moja recenzja (Ostatnia weryfikacja, Właściciel, Termin następnego działania), stają się niestandardowymi właściwościami typu data i użytkownik. Warto utworzyć je jako pierwsze.

Jak wypełnić szablon CRM zweryfikowanymi leadami: miejsce Spona

Większość kolumn w pierwszych czterech grupach karty Kontakty to pola, które zawiera eksport ze Spona. Opisujesz idealnego klienta na czacie; AI przeszukuje 40+ źródeł, weryfikuje każdego leada i w około 4 minuty dostarcza listę z punktacją. Każde wyszukiwanie zaczyna się od darmowej próbki, a darmowy plan obejmuje 3000 jednorazowych kredytów.

W płatnym planie eksportujesz wiersze jako CSV i wklejasz je do karty Kontakty. Kolumna Weryfikacja pokazuje wtedy OK od pierwszego dnia, bo data ostatniej weryfikacji przychodzi razem z wierszem.

Według cennika Spona lead ze Standard Search z samym adresem e-mail kosztuje od 3 do 7 kredytów. To od 0,024 do 0,07 USD za leada. Nowa sesja wyszukiwania kosztuje 1000 kredytów. To od 8 do 10 USD, zależnie od planu.

Wzbogacenie listy, którą już masz, kosztuje 3 kredyty za dane firmy i 5 za zweryfikowany e-mail. Listy wykluczeń w Spona mogą przechowywać wiersze z Nie kontaktować, żeby nie trafiły do kolejnego wyszukiwania.

Gdzie Spona nie pasuje:

• Spona nie synchronizuje się z Google Sheets. Integracja z HubSpot to jej jedyne natywne połączenie z CRM, a eksport CSV jest dostępny w płatnych planach. W przypadku tego arkusza właśnie ten plik CSV jest drogą do środka.
• Pole 5, czyli obecne narzędzia i miesięczny wolumen, wpisuje handlowiec. Nie dostarcza go żaden eksport, także ten ze Spona.
• Spona znajduje i weryfikuje osoby. Nie prowadzi transakcji. Automatyzacja, sekwencje i aplikacja mobilna należą do produktu CRM albo do kreatora aplikacji, takiego jak Airtable czy Softr.
• Kolumnę, której ten arkusz nie ma, na przykład podstawę prawną dla każdego kontaktu, najlepiej dodać przed pierwszym importem, a nie po nim.

Get thousands of leads in 4 minutes.

Stop stitching tools together.
Start with verified sales data, delivered in minutes.

SCALE SALES NOW

No contracts · No setup · No onboarding

Szablon CRM: najczęstsze pytania

Czym jest szablon CRM?

Szablon CRM to arkusz kalkulacyjny przygotowany do śledzenia klientów i transakcji. Ma jeden wiersz na kontakt i jeden na transakcję, z kolumnami na etap, właściciela, następne działanie i jego termin. Dobre szablony dodają listy rozwijane, pulpit i reguły, które oznaczają zaległą pracę. Arkusz z tej strony jest właśnie taki, ma sześć kart i gotowe etapy.

Czy mogę stworzyć CRM w Excelu?

Tak. Excel obsługuje listy rozwijane, formatowanie warunkowe, COUNTIFS i współtworzenie z OneDrive, czyli wszystko, czego potrzebuje narzędzie do śledzenia kontaktów i transakcji. Plik do pobrania na tej stronie to gotowy szablon CRM w Excelu, więc nie musisz samodzielnie budować formuł. Ograniczenia są takie same jak w każdym arkuszu: brak automatyzacji i brak sekwencji.

Czy mogę za darmo zbudować własny CRM?

Tak, na dwa sposoby: szablon w Google Sheets lub Excelu nie kosztuje nic poza kontem, które już masz. Darmowy CRM HubSpot kosztuje 0 USD miesięcznie dla maksymalnie 2 użytkowników, bez karty kredytowej. Darmowe konto mieści do 1000 kontaktów. Rozsądna droga to zacząć od arkusza i zaimportować go do HubSpot, gdy dwie lub więcej osób pracuje na tych samych transakcjach.

CRM czy Excel: czy Excel lub Google Sheets to CRM?

Nie sam w sobie. Arkusz staje się CRM, gdy ma etapy z regułami, właściciela i następne działanie w każdym wierszu oraz dziennik interakcji. Przestaje nim być, gdy potrzebuje automatyzacji, uprawnień do pojedynczych rekordów albo śladu audytowego, i w tym miejscu przejmuje go produkt CRM.

Jaki szablon CRM jest najlepszy?

Najlepszy szablon CRM pasuje do twoich etapów i liczy, czego brakuje, zanim transakcja pójdzie dalej. Datuje każdy follow-up i zapisuje, skąd pochodzi każdy kontakt. Jego nagłówki powinny pasować do CRM, do którego później zaimportujesz dane, żeby przeprowadzka była eksportem CSV, a nie budową od nowa. Sprawdź te cztery punkty, zanim spojrzysz na kolorystykę.

Czy jest darmowy szablon CRM w Excelu?

Tak. Plik z tej strony pobierzesz z arkusza Google jako .xlsx, z tymi samymi sześcioma kartami, listami rozwijanymi i formułami. Salesflare i Vertex42 też oferują darmowe szablony CRM w Excelu; szablon Vertex42 jest tylko do użytku prywatnego, a żaden z nich nie określa pól wymaganych na każdym etapie.