Modèle CRM Excel gratuit et Google Sheets : un fichier de suivi commercial avec les champs qui comptent

Un modèle CRM est un tableur avec une ligne par contact, une ligne par transaction et les colonnes dont vos commerciaux ont besoin pour les traiter. Celui de cette page est un modèle CRM Excel gratuit : une feuille Google Sheets à copier, une version Excel à télécharger et aucun formulaire entre vous et le fichier.

Ses colonnes n'ont rien de générique. Elles suivent les cinq informations que je veux sous les yeux d'un commercial de mon équipe avant un premier appel. Le pipeline reprend les sept phases que l'équipe Spona suit dans HubSpot, chacune avec les champs qu'une transaction doit contenir avant de passer à la suivante. Le fichier compte ce qui manque, signale les relances en retard et vous indique quels e-mails doivent être revérifiés.

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Modèle CRM et fichier client Excel gratuits : six onglets dans Google Sheets et Excel

Ouvrez le modèle CRM gratuit et choisissez Fichier, puis Créer une copie. Pour Excel, choisissez Fichier, puis Télécharger. Aucune adresse e-mail n'est demandée. OnePageCRM a comparé 12 modèles CRM gratuits et en a trouvé six derrière un formulaire.

Trois lignes d'exemple grises montrent comment fonctionnent les couleurs. Supprimez-les avant usage. Tous les domaines d'exemple se terminent par .example : aucune ligne du fichier ne correspond à une personne réelle.

Le modèle CRM de HubSpot compte sept onglets et s'adresse à « vos 25 à 50 premiers clients ou leads ». Le CRM Excel de Salesflare tient en trois feuilles, accessibles par un lien .xlsx direct. Le fichier de Vertex42 est réservé à un usage privé et ne peut pas être redistribué.

Aucun des trois n'impose de champs obligatoires par phase, et aucun n'enregistre la date de dernière vérification d'un e-mail. Ce fichier fait les deux.

Les cinq champs du modèle CRM qu'un commercial doit avoir avant le premier appel

L'onglet Contacts est construit à partir des données de Spona elle-même : les cinq éléments qu'un commercial de mon équipe doit avoir à l'écran avant un premier appel. Chacun correspond à un groupe de colonnes, et quatre des cinq correspondent à des champs déjà présents dans un export Spona.

Le champ 5 est le seul qu'un export de données ne peut pas remplir. Le commercial découvre les outils actuels et le volume mensuel pendant l'appel : les deux colonnes partent vides et le restent jusqu'à la découverte.

La première version du fichier s'arrêtait à ces cinq groupes. Ma relecture l'a renvoyée avec trois ajouts à la vue du premier appel. Il s'agit d'une date de dernière vérification, d'un propriétaire de l'opportunité et d'une échéance pour la prochaine action.

Sans propriétaire, personne ne relance la ligne. Sans échéance, le fichier ne peut pas vous dire ce qui est en retard. Sans date de vérification, un e-mail rejeté est le premier signe qu'une adresse n'est plus valable.

Pour la colonne Adéquation ICP, les trois valeurs sont Forte, Partielle et Hors cible. Définissez-les une fois pour toutes avec le modèle de profil client idéal et gardez la définition dans l'onglet Listes.

Colonnes de source et d'opposition dans le modèle CRM

Quatre colonnes à droite de l'onglet Contacts gardent la trace de la provenance : Source du lead, Date d'ajout, Ne pas contacter et Notes. Elles existent pour la loi, pas pour le reporting.

L'article 14 du RGPD couvre les personnes dont vous n'avez pas collecté les données auprès d'elles. Vous devez leur indiquer « la source d'où proviennent les données à caractère personnel ». Faites-le dans un délai d'un mois après l'obtention des données, et au plus tard lors de votre premier message. Les colonnes Source du lead et URL de la source du déclencheur répondent à cette question d'un coup d'œil.

En France, le référentiel de la CNIL sur la gestion des activités commerciales, qui n'a pas de caractère contraignant, indique une durée de conservation pour les données de prospection. Les données d'un prospect non client peuvent être conservées trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect. Au terme de ce délai, l'organisme pourra reprendre contact pour savoir si la personne souhaite encore recevoir des sollicitations commerciales. Sans réponse positive et explicite, il conviendra de supprimer les données ou de les archiver.

Au Royaume-Uni, l'ICO indique que la règle de PECR sur l'e-mail « ne s'applique pas aux abonnés personnes morales », mais les entrepreneurs individuels et certaines sociétés de personnes comptent comme des particuliers. Un e-mail professionnel nominatif reste une donnée personnelle. Avant des appels B2B en direct, vérifiez les numéros dans les registres CTPS et TPS.

Aux États-Unis, le guide CAN-SPAM de la FTC précise que « la loi ne prévoit aucune exception pour les e-mails entre entreprises ». Une demande de désinscription doit être honorée sous 10 jours ouvrés. Chaque e-mail en infraction peut coûter jusqu'à 53 088 $.

C'est pourquoi Ne pas contacter est une liste déroulante à une seule valeur, Oui. La ligne reste grise dans le fichier au lieu d'être supprimée.

Sept phases de vente dans le modèle CRM et les champs de chacune

La plupart des modèles en tableur listent des phases, et rien d'autre. L'exemple de Salesforce enchaîne « Lead », « Qualifié », « Proposition envoyée », « Négociation », « Gagné/Perdu ». Smartsheet utilise Lead, Qualifié, Essai, Contrat et Clôturé. Le CRM Excel de Pipedrive utilise Rendez-vous, Proposition, Négociation, Pilote et Accord.

Aucun ne dit ce qu'une transaction doit contenir avant d'avancer.

L'onglet Transactions reprend les sept phases que l'équipe Spona suit dans HubSpot, avec les champs obligatoires de chacune. Les phases se trouvent dans l'onglet Listes : vous pouvez donc les renommer.

La phase 2 reprend le secteur, la taille et la zone géographique de la ligne du contact. Son bloc dans Transactions ne contient donc que les trois vérifications du commercial : Adéquation ICP confirmée, Rôle cible, Exclusions vérifiées. La phase 3 est celle de la découverte ; c'est là que se remplit le champ 5 de la vue du premier appel.

La colonne Champs manquants compte les champs obligatoires vides à la phase en cours. Une transaction avance quand le compteur affiche 0. Aux phases 1 à 5, le bloc de la phase en cours passe aussi en bleu clair, un rappel plus doux qu'une cellule verrouillée. Le guide sur le pipeline commercial B2B détaille les phases elles-mêmes.

La phase 7 demande un motif, un concurrent et la date de décision réelle. « Aucun » est un concurrent valable. D'après mon expérience, les motifs de perte sont la première colonne à rester vide dans un CRM sur tableur, parce que personne n'est payé pour les remplir.

Configurer le fichier CRM en six étapes

1. Copiez le fichier. Créez une copie dans Google Sheets ou téléchargez le .xlsx. Renommez-le au nom de votre équipe et travaillez uniquement dans cette copie.
2. Remplissez l'onglet Listes. Saisissez vos commerciaux dans la colonne Propriétaires. Gardez les sept phases ou renommez-les. Réglez le délai de revérification dans la cellule B3 ; il démarre à 90 jours.
3. Chargez vos contacts. Collez une ligne par personne dans Contacts, groupes 1 à 5 de gauche à droite. Une liste issue d'un outil de données remplit les quatre premiers groupes ; le guide pour constituer une liste de leads explique d'où viennent les lignes.
4. Ouvrez vos transactions. Une ligne par opportunité dans Transactions, avec le domaine, l'e-mail du contact, un propriétaire et une phase. Le nom de l'entreprise est saisi, pas recherché par formule, pour que HubSpot puisse l'importer plus tard.
5. Consignez chaque interaction. Une ligne par appel, e-mail ou rendez-vous dans Activités. La colonne Interactions de l'onglet Contacts les compte par adresse e-mail.
6. Lisez le Tableau de bord le lundi. Transactions ouvertes, valeur ouverte, taux de réussite, prochaines étapes en retard, contacts à revérifier et e-mails rejetés se remplissent tout seuls.

Les formules sont préremplies jusqu'à la ligne 107 dans Contacts et Transactions. Pour plus de lignes, sélectionnez la dernière ligne de formules et faites-la glisser vers le bas.

Utiliser Google Sheets comme CRM en équipe

Partagez la copie avec un accès Éditeur pour les commerciaux et Lecteur pour ceux qui consultent seulement le Tableau de bord. Protégez l'onglet Listes (Données, puis Protéger les feuilles et les plages) pour qu'un commercial ne renomme pas une phase par erreur. Donnez à chaque commercial une vue filtrée sur son propre nom de propriétaire : chacun garde ainsi son ordre de tri. L'historique des versions, dans le menu Fichier, montre qui a modifié une cellule et quand.

Créer un CRM sur Excel à partir du modèle

Ouvrez le .xlsx et enregistrez-le dans OneDrive ou SharePoint, car la co-édition ne fonctionne qu'à partir de là. Convertissez chaque onglet de données en tableau (Ctrl+T) pour que les nouvelles lignes héritent des formules et des listes déroulantes. Les mises en forme conditionnelles et la validation des données suivent le fichier.

Excel transforme une plage saisie comme « 1-10 » en date. C'est pourquoi les tranches d'effectif utilisent le mot « à » plutôt qu'un trait d'union.

CRM Google Sheets ou CRM Excel : lequel choisir

Les deux fichiers contiennent les mêmes colonnes et les mêmes formules. Le choix dépend de qui modifie le fichier, et d'où.

Ces limites viennent de la page de Google sur la taille des fichiers et des spécifications d'Excel publiées par Microsoft. Aucune n'est le vrai plafond pour une équipe commerciale. L'onglet Contacts de ce modèle utilise 32 colonnes. Avec les 20 millions de cellules de Google, cela représente environ 625 000 lignes de contacts.

Le tableur atteint ses limites comme processus bien avant de les atteindre comme fichier.

Google Sheets l'emporte quand les commerciaux travaillent depuis des portables, des téléphones et des bureaux différents, et quand le responsable commercial veut un lien unique toujours à jour. Excel l'emporte quand l'équipe vit déjà dans Microsoft 365, ou quand la DSI refuse les données de l'entreprise dans Google Drive. Si vous convertissez plus tard le .xlsx en Google Sheets, toute cellule de plus de 50 000 caractères est supprimée. Cela ne compte que pour les notes d'appel collées.

Formules de suivi client : relances en retard et contacts à revérifier

Cinq formules font le travail. Chacune n'utilise que des fonctions présentes à la fois dans Google Sheets et dans Excel, sans formule matricielle ni macro. Le calcul du dernier contact chez Vertex42 exige une formule matricielle ou MAXIFS ; ce fichier n'utilise ni l'une ni l'autre, il se convertit donc proprement dans les deux sens.

Les 90 jours de revérification sont un réglage du modèle, pas une référence du marché. Fixez ce délai à partir de vos propres taux de rejet. Et s'il faut en fixer un, c'est parce que les gens changent de poste.

Selon le BLS, le salarié médian aux États-Unis travaille chez son employeur actuel depuis 3,9 ans, et depuis 3,5 ans dans le secteur privé. À l'échelle d'une liste, cela donne chaque mois un filet régulier d'adresses qui cessent de fonctionner. Le guide sur l'hygiène des données fixe un rythme d'actualisation en jours.

La colonne Vérification considère un rejet comme définitif. Un contact dont l'e-mail a été rejeté garde sa ligne, perd l'e-mail et en reçoit un nouveau grâce à l'enrichissement des données CRM, pas au jugé.

Le Tableau de bord utilise COUNTIF (NB.SI), COUNTIFS (NB.SI.ENS) et SUMIFS (SOMME.SI.ENS) sur les onglets Transactions et Contacts. Les sept lignes de phases sont câblées dans les formules : renommez une phase dans Listes plutôt que d'en ajouter une huitième.

Quand le fichier CRM ne suffit plus : l'importer dans HubSpot

Un CRM sur tableur échoue comme processus, pas comme fichier. Salesforce cite cinq signes qu'il est temps de changer : le volume de données, l'automatisation, une vue client unique, le reporting et l'accès mobile. OnePageCRM et Pipedrive placent tous deux la bascule à 50 à 100 contacts, et aucun ne cite de données à l'appui. Le meilleur test reste le comportement de l'équipe.

Passez à un CRM quand deux commerciaux modifient la même ligne dans la même semaine. Passez-y quand une relance exige un e-mail automatique plutôt qu'une cellule rouge. Passez-y quand le responsable commercial reconstruit le Tableau de bord chaque lundi parce que les totaux ne concordent plus.

Le changement coûte peu. Le CRM gratuit de HubSpot coûte 0 $ par mois jusqu'à 2 utilisateurs, sans carte bancaire. Un compte gratuit accueille jusqu'à 1 000 contacts. Le modèle est organisé pour que ses onglets Contacts et Transactions s'exportent en deux fichiers d'import HubSpot.

Importer des contacts d'Excel vers un CRM : les règles de HubSpot

Les règles du fichier d'import de HubSpot sont strictes sur la forme. Un fichier doit être au format .csv, .xlsx ou .xls et ne contenir qu'une seule feuille : exportez donc Contacts et Transactions séparément. Les contacts exigent une colonne E-mail. Les entreprises exigent un Nom ou un Nom de domaine de l'entreprise.

Les nouvelles transactions exigent Nom de la transaction, Pipeline et Phase de la transaction. Les noms de phases doivent correspondre aux options de votre pipeline HubSpot : créez-y d'abord les sept phases.

Ignorez les colonnes de formules à l'import : Relance, Vérification, Interactions, N° de phase, Champs manquants et Ouverte depuis (jours). HubSpot a ses propres propriétés de phase, de tâche et d'activité.

Les trois colonnes ajoutées à la suite de ma relecture (Dernière vérification, Propriétaire de l'opportunité, Échéance de la prochaine action) deviennent des propriétés personnalisées de type date et utilisateur. Ce sont les trois premières à créer.

Remplir le modèle CRM avec des leads vérifiés : la place de Spona

La plupart des colonnes des quatre premiers groupes de Contacts sont des champs présents dans un export Spona. Vous décrivez votre client idéal dans un chat ; l'IA explore plus de 40 sources, vérifie chaque lead et livre une liste notée en 4 minutes environ. Chaque recherche commence par un échantillon gratuit, et l'offre gratuite comprend 3 000 crédits attribués une seule fois.

Avec une offre payante, exportez les lignes en CSV et collez-les dans Contacts. La colonne Vérification affiche alors OK dès le premier jour, car la date de dernière vérification arrive avec la ligne.

D'après la grille tarifaire de Spona, un lead Standard Search avec e-mail seul coûte 3 à 7 crédits. Cela fait 0,024 $ à 0,07 $ par lead. Une nouvelle session de recherche coûte 1 000 crédits. Cela représente 8 $ à 10 $, selon l'offre.

Enrichir une liste que vous possédez déjà coûte 3 crédits pour les données d'entreprise et 5 pour un e-mail vérifié. Les listes d'exclusion de Spona peuvent contenir les lignes Ne pas contacter, pour qu'elles restent hors de la prochaine recherche.

Là où Spona ne convient pas :

• Spona ne se synchronise pas avec Google Sheets. L'intégration HubSpot est sa seule connexion CRM native, et l'export CSV est réservé aux offres payantes. Pour ce fichier, ce CSV est la porte d'entrée.
• Le champ 5, outils actuels et volume mensuel, est saisi par le commercial. Aucun export ne le fournit, pas même celui de Spona.
• Spona trouve et vérifie les personnes. Elle ne pilote pas la transaction. L'automatisation, les séquences et une application mobile relèvent d'un produit CRM, ou d'un outil de création d'applications comme Airtable ou Softr.
• Une colonne absente de ce fichier, comme la base légale de chaque contact, s'ajoute de préférence avant le premier import, pas après.

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FAQ sur le modèle CRM

Qu'est-ce qu'un modèle CRM ?

Un modèle CRM est un tableur conçu pour suivre les clients et les transactions. Il contient une ligne par contact et une ligne par transaction, avec des colonnes pour la phase, le propriétaire, la prochaine action et son échéance. Les bons modèles ajoutent des listes déroulantes, un tableau de bord et des règles qui signalent le travail en retard. Le fichier de cette page en est un, avec six onglets et des phases déjà définies.

Peut-on créer un CRM sur Excel ?

Oui. Excel gère les listes déroulantes, les mises en forme conditionnelles, COUNTIFS et la co-édition depuis OneDrive, soit tout ce dont un suivi des contacts et des transactions a besoin. Le fichier à télécharger sur cette page est un modèle CRM Excel prêt à l'emploi : vous n'avez pas à créer les formules vous-même. Ses limites sont celles de tout tableur : ni automatisation ni séquences.

Peut-on créer son propre CRM gratuit ?

Oui, de deux façons : un modèle Google Sheets ou un CRM gratuit sur Excel ne coûte rien de plus que le compte que vous avez déjà. Le CRM gratuit de HubSpot coûte 0 $ par mois jusqu'à 2 utilisateurs, sans carte bancaire. Son compte gratuit accueille jusqu'à 1 000 contacts. Une bonne démarche consiste à commencer par le fichier, puis à l'importer dans HubSpot dès que deux personnes ou plus partagent les mêmes transactions.

Excel ou Google Sheets, est-ce un CRM ?

Pas à lui seul. Un tableur devient un CRM quand il a des phases avec des règles, un propriétaire et une prochaine action par ligne, et un journal des interactions. Il cesse d'en être un quand il lui faut de l'automatisation, des droits par fiche ou une piste d'audit : c'est là qu'un produit CRM prend le relais.

Quel est le meilleur modèle de CRM ?

Le meilleur modèle CRM reprend vos phases et compte ce qui manque avant qu'une transaction avance. Il date chaque relance et enregistre la provenance de chaque contact. Ses en-têtes doivent correspondre au CRM dans lequel vous importerez plus tard, pour que le passage se fasse par un export CSV plutôt que par une reconstruction. Vérifiez ces quatre points avant de regarder les couleurs.

Existe-t-il un modèle CRM Excel gratuit ?

Oui. Le fichier de cette page se télécharge au format .xlsx depuis la feuille Google, avec les mêmes six onglets, listes déroulantes et formules. Salesflare et Vertex42 proposent aussi des modèles CRM Excel gratuits ; celui de Vertex42 est réservé à un usage privé, et aucun des deux n'impose de champs obligatoires par phase.