Die besten B2B-Sales-Tools und Vertriebssoftware für mehr Umsatz 2026

B2B-Sales-Pipelines scheitern selten an mangelndem Einsatz. Sie brechen zusammen, wenn die Transparenz fehlt, Follow-ups untergehen, Outreach manuell läuft und Daten über zu viele Tools verstreut sind, vor allem im SaaS-Marketing. Wenn Vertriebsmitarbeitende mehr Zeit mit der Pflege von Systemen verbringen als mit dem Verkaufen, sinkt die Leistung.

Sales Tools reparieren keinen kaputten Prozess, aber sie beseitigen Reibung. Ein gutes Setup aus Vertriebssoftware reduziert Routinearbeit, verbessert die Sicht auf die Pipeline und hilft Teams, bei Follow-ups konsequent zu bleiben.

Dieser Artikel stellt die B2B-Sales-Tools vor, die Teams im Alltag tatsächlich nutzen, von Prospecting über Outreach und Pipeline-Management bis zu Vertriebsdaten.

Kurzes Fazit: Welche B2B-Sales-Tools lohnen sich?

Dieser Leitfaden richtet sich an B2B-Vertriebsteams, die ihre Sales-Pipeline besser steuern wollen, ohne unnötige Komplexität aufzubauen. Besonders hilfreich ist er für Teams, die Outbound ausbauen, Follow-ups verbessern oder verstehen wollen, was im Vertriebsprozess tatsächlich Umsatz bringt.

Die wichtigsten Empfehlungen:

• Beste All-in-one-Vertriebsplattform: HubSpot Sales Hub
• Bestes Tool für Outbound-Prospecting: Apollo.io
• Bestes Tool für Vertriebsautomatisierung: Outreach
• Beste Option für kleine B2B-Teams: Pipedrive

Was sind B2B-Sales-Tools?

B2B-Sales-Tools helfen Teams dabei, den Verkauf an andere Unternehmen zu steuern, zu verfolgen und zu verbessern. Sie ersetzen Tabellen und manuelle Follow-ups durch einen klaren Überblick über Deals und nächste Schritte.

Die meisten Teams nutzen mehrere Tools, weil der Sales-Funnel verschiedene Phasen hat. Richtig verbunden reduzieren diese Tools manuelle Arbeit durch Automatisierung, Lead-Recherche, Unterstützung beim Outreach und ausgelagerte Leadgenerierung.

Entlang des Funnels unterstützen B2B-Sales-Tools typischerweise:

• Prospecting: potenzielle Kunden finden und qualifizieren
• Outreach: E-Mail-, Anruf- und LinkedIn-Sequenzen durchführen
• Meetings: Termine planen, Gespräche aufzeichnen und Notizen machen
• Pipeline-Management: Deal-Phasen und nächste Schritte verfolgen
• Abschluss: Angebote, Verträge und E-Signaturen
• Reporting und Forecasting: Transparenz über Leistung und künftigen Umsatz

Richtig eingesetzt helfen diese Tools Teams, organisiert zu bleiben, konsequent nachzufassen und Entscheidungen auf Basis von Daten statt Bauchgefühl zu treffen.

Kategorien von B2B-Sales-Tools

B2B-Vertriebsteams nutzen in jeder Phase des Prozesses unterschiedliche Sales Tools und Sales-Assistant-Tools. Manche organisieren Deals, andere unterstützen Prospecting, Outreach oder die Gesprächsanalyse. Eine Einteilung nach Kategorien zeigt, wo jedes Tool in den Workflow passt.

Das sind die wichtigsten Kategorien in diesem Leitfaden:

• CRM und Pipeline-Management: bündelt Deals, Accounts, Kontakte und Vertriebsphasen an einem Ort
• Sales Intelligence und Prospecting-Daten: nutzt Datenanbieter, damit Teams Lead-Listen finden, qualifizieren und anreichern können
• Sales Engagement und Outreach: führt E-Mail-, Anruf- und LinkedIn-Sequenzen im großen Maßstab aus
• Terminplanung und Routing: erleichtert die Buchung von Meetings und die Zuweisung von Leads
• Conversation Intelligence und Coaching: zeichnet Gespräche auf, liefert Erkenntnisse und unterstützt das Coaching
• Sales Enablement und Content: organisiert Präsentationen und Case Studies und misst die Nutzung von Inhalten
• Forecasting und Umsatzanalysen: zeigt, wie gesund die Pipeline ist und welcher Umsatz zu erwarten ist
• Angebote, Verträge und E-Signatur: beschleunigt Abschlüsse und Freigaben
• Telefonie und VoIP: unterstützt aus- und eingehende Anrufe direkt im Vertriebs-Workspace
• Identifizierung von Website-Besuchern und Intent-Signale: zeigt, welche Unternehmen sich gerade aktiv mit Ihrem Produkt beschäftigen
• Zusammenarbeit: hält Vertrieb, Marketing und Revenue-Teams auf einer Linie
• Video-Prospecting: verleiht Outbound und Follow-ups eine persönliche Note
• Direct Mail und Geschenke: ermöglicht Offline-Kontaktpunkte für wichtige Accounts

So geordnet sehen Sie schnell, welche Plattformen welchen Teil des Vertriebsprozesses abdecken und wo sie die größte Wirkung entfalten.

Die besten B2B-Sales-Tools und Vertriebssoftware (Liste)

Die folgenden Tools tauchen immer wieder in B2B-Sales-Stacks und realen Team-Setups auf. Sie sind nach zentralen Vertriebskategorien gruppiert, so wie Teams tatsächlich verkaufen, und nicht nach der Positionierung der Anbieter.

1. Salesforce: Am besten für Enterprise-CRM und Pipeline-Management

Salesforce ist eine CRM- und Vertriebsplattform für komplexe B2B-Vertriebsprozesse im großen Maßstab. Sie eignet sich vor allem für Mittelstand und Enterprise-Teams, die umfangreiche Anpassungen, Forecasting, Reporting und Workflow-Automatisierung brauchen.

Wichtigste Funktionen

• Anpassbare Pipelines und Workflows
• Fortgeschrittenes Reporting und Forecasting
• Großes Ökosystem an Integrationen und Apps
• Automatisierung für Vertrieb und Kundenmanagement

Preise

Das CRM umfasst eine kostenlose Version, die Starter Suite für 25 $ pro Monat und die Pro Suite für 100 $ pro Monat. Salesforce bietet außerdem weitere Produkte und Services an, deren Preise je nach Plan und Optionen variieren.

Vorteile

• Lässt sich stark an unterschiedliche Vertriebsprozesse anpassen
• Starke Reporting- und Forecasting-Funktionen
• Umfangreicher Integrations-Marktplatz und großes Ökosystem

Nachteile

• Kann für kleinere Teams zu komplex sein
• Aufwendige Einrichtung und Anpassung erfordern oft Admin-Unterstützung

2. HubSpot Sales Hub: Am besten für wachsende B2B-Teams, die eine All-in-one-Plattform brauchen

HubSpot Sales Hub vereint CRM, Vertriebsautomatisierung, Outreach und Reporting auf einer Plattform. Es eignet sich vor allem für wachsende B2B-Teams, die ein einfach zu bedienendes, einheitliches System ohne großen technischen Aufwand möchten.

Wichtigste Funktionen

• Deal- und Pipeline-Management
• E-Mail-Tracking und Automatisierung
• Tools für die Terminplanung
• Integriertes Vertriebsreporting und Dashboards

Preise

Es gibt einen kostenlosen Plan; die kostenpflichtigen Pläne werden monatlich abgerechnet: Starter 9 € (10,67 $), Professional 90 € (106,86 $) und Enterprise 150 € (177,80 $).

Vorteile

• Einfach zu bedienen und schnell eingeführt
• Vereint CRM, Outreach und Reporting auf einer Plattform
• Starkes Integrations-Ökosystem und gute Automatisierungstools

Nachteile

• Fortgeschrittene Funktionen können mit wachsendem Team teuer werden
• Einige Anpassungsmöglichkeiten sind begrenzter als bei Enterprise-CRMs

3. Pipedrive: Am besten für kleine B2B-Teams, die Wert auf Pipeline-Transparenz legen

Pipedrive ist ein Vertriebs-CRM, das auf visuelles Pipeline-Management und die Verfolgung von Aktivitäten ausgerichtet ist. Es eignet sich vor allem für kleine und mittelgroße B2B-Teams, die ein einfaches System suchen, um Deals zu verfolgen und Follow-ups konsequenter zu machen.

Wichtigste Funktionen

• Visuelle Vertriebspipelines
• Verfolgung von Aktivitäten und Follow-ups
• Workflow-Automatisierung
• Integrationen für E-Mail und Kalender

Preise

Lite für 14 $, Growth für 39 $, Premium für 59 $ und Ultimate für 79 $ bei jährlicher Abrechnung. Alle Pläne beinhalten eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte.

Vorteile

• Leicht zu lernen und zu verwalten
• Gute Pipeline-Transparenz für Vertriebsmitarbeitende
• Gute Balance zwischen Einfachheit und Automatisierung

Nachteile

• Weniger Anpassungsmöglichkeiten als Enterprise-CRMs
• Die Reporting-Funktionen sind in den günstigeren Plänen weniger ausgereift.

4. ZoomInfo: Am besten für Outbound-Prospecting und B2B-Kontaktdaten

ZoomInfo ist eine Sales-Intelligence-Plattform, um Interessenten zu finden, Kontaktdaten anzureichern und Kaufsignale zu erkennen. Sie eignet sich vor allem für B2B-Teams im Outbound, die Prospecting in großem Umfang und Account-based Outreach betreiben.

Wichtigste Funktionen

• Große B2B-Datenbank mit Kontakten und Unternehmen
• Intent- und Kaufsignal-Daten
• CRM-Anreicherung und Workflow-Automatisierung
• Fortgeschrittene Filter und Segmentierung von Interessenten

Preise

ZoomInfo arbeitet mit Preisen auf Angebotsbasis.

Vorteile

• Umfangreiche Datenbank mit Unternehmen und Kontakten
• Starke Filter- und Prospecting-Funktionen
• Nützliche Intent- und Anreicherungsfunktionen für den Outbound-Vertrieb

Nachteile

• Die Preise sind nicht öffentlich einsehbar
• Kann für kleinere Teams oder Startups teuer werden

5. Apollo.io: Am besten für Outbound-Prospecting und Vertriebs-Outreach

Apollo.io vereint B2B-Kontaktdaten, Prospecting und Outreach-Automatisierung auf einer Plattform. Es eignet sich vor allem für Vertriebsteams, die Outbound-Prospecting ausbauen und E-Mail-Sequenzen ohne mehrere Tools durchführen wollen.

Wichtigste Funktionen

• Große B2B-Kontaktdatenbank
• E-Mail-Sequenzen und Automatisierung
• Filterung und Anreicherung von Interessenten
• Integrationen für CRM und Workflows

Preise

Kostenloser Plan, Basic für 49 $ pro Monat, Professional für 79 $ pro Monat und Organization für 119 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Die Preise variieren je nach Plan und Funktionen.

Vorteile

• Vereint Prospecting und Outreach auf einer Plattform
• Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für kleine und mittelgroße Outbound-Teams
• Prospecting-Workflows lassen sich schnell skalieren

Nachteile

• Das Credit-System kann bei intensiver Nutzung teuer werden
• Die Datengenauigkeit kann je nach Markt und Region schwanken

6. LinkedIn Sales Navigator: Am besten für Account-based Prospecting und beziehungsorientierten Vertrieb

LinkedIn Sales Navigator ist eine Prospecting-Plattform auf Basis des beruflichen Netzwerks von LinkedIn. Sie eignet sich vor allem für B2B-Teams, die sich auf Account-Recherche, Beziehungsaufbau und die Identifizierung von Entscheidern in Zielunternehmen konzentrieren.

Wichtigste Funktionen

• Erweiterte Suchfilter für Leads und Accounts
• Aktuelle Einblicke in Käufer und Unternehmen
• InMail-Nachrichten und Lead-Tracking
• CRM-Integrationen und Account-Benachrichtigungen

Preise

Core ab 119,99 $ pro Monat und Lizenz, Advanced für 159,99 $ pro Monat und Advanced Plus mit individuellen Preisen für Enterprise-Teams. Je nach Plan gibt es Rabatte bei jährlicher Abrechnung und kostenlose Testphasen.

Vorteile

• Starke Funktionen für Prospecting und Account-Recherche
• Zugang zum beruflichen Netzwerk und zu den Daten von LinkedIn
• Nützlich für Account-based Selling und beziehungsorientierten Vertrieb

Nachteile

• Enthält keine direkten Kontaktdaten wie E-Mail-Adressen oder Telefonnummern
• Für größere Vertriebsteams können die Kosten hoch werden

7. Outreach: Am besten für Sales Engagement und Outbound-Automatisierung

Outreach ist eine Sales-Engagement-Plattform, mit der sich Outreach automatisieren, Sequenzen verwalten und Follow-ups bei Interessenten im großen Maßstab verbessern lassen. Sie eignet sich vor allem für B2B-Teams aus Mittelstand und Enterprise, die strukturierte Outbound-Kampagnen durchführen.

Wichtigste Funktionen

• Mehrkanal-Vertriebssequenzen
• Workflow- und Aufgabenautomatisierung
• Tracking von E-Mails, Anrufen und Meetings
• Analysen und Performance-Reporting

Preise

Individuelle Preise (Details nur auf Anfrage).

Vorteile

• Starke Automatisierungs- und Sequenzfunktionen
• Für skalierbare Outbound-Workflows gebaut
• Tiefe Integrationen mit CRM und Sales Stack

Nachteile

• Die Preise sind nicht öffentlich einsehbar
• Eher für größere Teams geeignet als für kleine Startups

8. Calendly: Am besten für Terminplanung und automatisiertes Lead-Routing

Calendly ist ein Tool zur automatischen Terminplanung, das das Hin und Her per E-Mail bei der Buchung von Meetings überflüssig macht. Es eignet sich vor allem für B2B-Teams, die Verfügbarkeiten einfach verwalten, Gespräche planen und Leads weiterleiten möchten.

Wichtigste Funktionen

• Automatisierte Terminplanung und Buchungslinks
• Kalendersynchronisierung mit Google, Outlook und Office 365
• Round-Robin und Lead-Routing (in höheren Plänen)
• Integrationen mit CRM- und Vertriebstools

Preise

Kostenloser Plan, Standard für 10 $ pro Nutzer und Monat, Teams für 16 $ pro Nutzer und Monat und Enterprise ab 15.000 $ pro Jahr. Alle kostenpflichtigen Pläne beinhalten eine kostenlose Testphase.

Vorteile

• Sehr einfach einzurichten und zu nutzen
• Nimmt der Terminplanung jede Reibung
• Starke Integrationen mit den wichtigsten Vertriebs- und CRM-Tools

Nachteile

• Fortgeschrittenes Routing und Automatisierung nur in höheren Plänen
• Die Kosten steigen mit der Teamgröße schnell

9. PandaDoc: Am besten für Angebote, Verträge und E-Signatur-Workflows

PandaDoc ist eine Plattform zur Dokumentenautomatisierung, mit der sich Angebote erstellen, Verträge versenden und E-Signaturen einholen lassen. Sie eignet sich vor allem für B2B-Teams, die den Abschluss von Deals vereinfachen und mehr Transparenz über ihre Dokumente gewinnen wollen.

Wichtigste Funktionen

• Erstellung von Angeboten und Verträgen mit Vorlagen
• E-Signatur- und Freigabe-Workflows
• Dokumenten-Tracking und Analysen
• CRM-Integrationen zur Synchronisierung von Deals

Preise

Kostenloser Plan, Starter für 19 $ pro Nutzer und Monat, Business für 49 $ pro Nutzer und Monat und ein Enterprise-Plan mit individuellen Preisen. Die Preise variieren je nach Plan und Add-ons.

Vorteile

• Starke Automatisierung von Angeboten und Verträgen
• Nützliche Einblicke in Tracking und Engagement
• Gute Integrationen mit den wichtigsten CRMs

Nachteile

• Fortgeschrittene Funktionen nur in höheren Plänen
• Kann für sehr kleine Teams komplex wirken

10. Vidyard: Am besten für Video-Prospecting und personalisierten Vertriebs-Outreach

Vidyard ist eine Video-Selling-Plattform, mit der sich personalisierte Videos für Interessenten und Kunden erstellen, teilen und auswerten lassen. Sie eignet sich vor allem für B2B-Teams, die mit Video das Engagement in Outreach, Demos und Follow-ups verbessern wollen.

Wichtigste Funktionen

• Bildschirm- und Webcam-Aufnahmen für Vertriebsvideos
• Videoanalysen und Tracking des Zuschauer-Engagements
• CRM-Integrationen (z. B. HubSpot, Salesforce)
• KI-gestützte Videoerstellung und Personalisierung

Preise

Kostenloser Plan, Starter für 59 $ pro Monat sowie Team- und Enterprise-Pläne mit individuellen Preisen. Alle kostenpflichtigen Pläne beinhalten eine 14-tägige kostenlose Testphase.

Vorteile

• Starke Personalisierung im Vertriebs-Outreach
• Detaillierte Zuschaueranalysen und Engagement-Einblicke
• Gute Integrationen mit den wichtigsten Vertriebstools

Nachteile

• Wird im großen Maßstab teuer
• Für einfache Anwendungsfälle komplexer als einfache Video-Tools

Vergleichstabelle (beste Tools nach Anwendungsfall)

Diese Tabelle ordnet die wichtigsten B2B-Sales-Tools typischen Vertriebsaufgaben zu, zeigt, welches Tool für welchen Anwendungsfall am besten passt, und gibt eine schnelle Orientierung zu den Preisen.

So wählen Sie die richtigen B2B-Sales-Tools aus (Framework)

Bei der Auswahl eines Sales Tools geht es darum, Ihr Team effektiver zu machen, nicht darum, Apps mit schicken Funktionen zu sammeln. Mit dem richtigen Framework investieren Sie in Tools, die echte Probleme lösen und die Leistung verbessern.

1. Ziele festlegen

Seien Sie sich zuerst über Ihr Ziel im Klaren: mehr Pipeline erzeugen, Follow-ups beschleunigen, Forecasts verbessern oder Deals schneller abschließen. So bleibt die Tool-Auswahl fokussiert und bewusst.

2. Tools den Funnel-Phasen zuordnen

Überlegen Sie, wo jedes Tool die größte Wirkung hat: Prospecting, Outreach, Meetings, Pipeline-Management oder Abschluss. Ein Prospecting-Tool findet zum Beispiel Leads am Anfang des Funnels, während Conversation Intelligence die Gesprächsqualität und die Forecasts verbessert.

3. Auf Akzeptanz achten, nicht nur auf Funktionen

Selbst die leistungsstärkste Plattform ist nutzlos, wenn Ihr Team sie ignoriert. Achten Sie auf Tools, die einfach zu bedienen sind, schnell erlernt werden und sich natürlich in den Arbeitsalltag der Vertriebsmitarbeitenden einfügen.

4. Integrationen prüfen

Ein neues Tool sollte mit Ihrem CRM und Ihrem bestehenden Stack zusammenarbeiten. Vermeiden Sie Datensilos, in denen Informationen über mehrere Apps verstreut sind. Für Teams in Deutschland gehören dazu auch ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO und die Frage, wo der Anbieter die Daten speichert.

5. Budget und Preise berücksichtigen

Achten Sie neben dem Listenpreis auf Kosten pro Nutzer, Preisstufen, Nutzungslimits und versteckte Gebühren. Ein Tool, das am Anfang günstig wirkt, kann teuer werden, wenn es nicht mit Ihrem Team mitwächst.

6. Testen und validieren

Starten Sie vor dem vollständigen Rollout eine Testphase oder eine Pilotgruppe. Lesen Sie Bewertungen, fragen Sie nach Referenzen und stellen Sie sicher, dass das Tool in Ihrem tatsächlichen Workflow funktioniert.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Tools kaufen, bevor die CRM-Daten bereinigt sind
• Nachrichten so stark automatisieren, dass die persönliche Note verloren geht
• Keine klare verantwortliche Person benennen, etwa aus Sales Ops oder RevOps, die die Einführung vorantreibt und die Ergebnisse misst

So stellen Sie sicher, dass Tools Teams wirklich helfen, mehr Deals abzuschließen, smarter zu arbeiten und Routinearbeit zu reduzieren.

Empfohlene Tech-Stacks (nach Unternehmensphase)

Die Auswahl wird einfacher, wenn Sie sehen, wie Tools in realen Setups zusammenspielen. Diese Beispiele zeigen, wie Unternehmen in verschiedenen Phasen zentrale Tools kombinieren, um den Vertriebszyklus ohne unnötige Komplexität zu steuern.

Frühphase (1–10 Vertriebsnutzer) Setzen Sie auf schlanke, einfach zu bedienende Tools, mit denen Vertriebsmitarbeitende schnell vorankommen und zügig Pipeline aufbauen.

• CRM: HubSpot Sales Hub oder Pipedrive
• Prospecting & Outreach: Apollo.io
• Terminplanung: Calendly
• Angebote & Abschluss: PandaDoc

Wachstumsphase (10–50 Vertriebsnutzer) In dieser Phase brauchen Teams mehr Struktur, mehr Automatisierung und mehr Transparenz über Pipeline und Leistung.

• CRM: Salesforce oder HubSpot Sales Hub
• Prospecting & Daten: ZoomInfo oder LinkedIn Sales Navigator
• Sales Engagement: Outreach
• Angebote & Abschluss: PandaDoc
• Video-Prospecting (optionale Ebene): Vidyard

Enterprise (>50 Vertriebsnutzer)

Große Teams brauchen klare Governance, präzise Forecasts und skalierbare Vertriebsprozesse.

• CRM: Salesforce
• Prospecting & Daten: ZoomInfo + LinkedIn Sales Navigator
• Sales Engagement: Outreach
• Terminplanung: Calendly
• Angebote & Verträge: PandaDoc
• Enablement-Ebene (optional im großen Maßstab): Highspot (oder vergleichbar)

Diese Stacks sind als praktische Ausgangspunkte gedacht. Jedes Tool sollte sich reibungslos mit den anderen verbinden, um Reibung zu reduzieren, die Akzeptanz zu verbessern und die Vertriebsleistung zu steigern.

Häufige Fragen zu B2B-Sales-Tools

1. Welche Sales Tools sind im B2B am wichtigsten?

Zu den wichtigsten Tools gehören CRM, Prospecting und Sales Intelligence, Outreach-Plattformen, Tools für die Terminplanung sowie Reporting- oder Forecasting-Software. Zusammen decken sie den gesamten Vertriebsprozess von der Leadgenerierung bis zum Abschluss ab.

2. Brauche ich ein CRM, wenn ich bereits ein Sales-Engagement-Tool nutze?

Ja. Ein CRM ist das zentrale System für Deals, Pipeline und Kundendaten, während Sales-Engagement-Tools darauf aufsetzen, um Outreach und Follow-ups zu automatisieren.

3. Was ist der Unterschied zwischen Sales Intelligence und Sales Engagement?

Sales Intelligence hilft Ihnen, Interessenten mithilfe von Daten und Kaufsignalen zu finden und zu verstehen. Sales Engagement konzentriert sich darauf, wie Sie sie per E-Mail, Anruf und Sequenzen erreichen.

4. Reichen kostenlose Sales Tools für Teams in der Frühphase aus?

Ja, kostenlose Tools reichen für grundlegende CRM-, Outreach- und Terminplanungsfunktionen oft aus. Sie helfen Teams beim schnellen Start, doch mit dem Wachstum werden kostenpflichtige Funktionen wichtig.

5. Was sollte ich zuerst integrieren: CRM oder Outreach?

Beginnen Sie mit dem CRM, weil es Ihr zentrales System ist. Sobald Ihre Pipeline steht, ergänzen Sie Outreach-Tools für Kommunikation und Automatisierung.

6. Welche Preismodelle sind bei Vertriebssoftware üblich?

Die meisten Tools nutzen monatliche Preise pro Nutzer mit gestaffelten Plänen, dazu Freemium- oder nutzungsbasierte Optionen. Enterprise-Tools arbeiten oft mit individuellen Angeboten, und die Kosten steigen mit Funktionen und Nutzung.