Šablona CRM pro Google Sheets a Excel: bezplatná CRM Excel tabulka pro obchod s poli, na kterých záleží

Šablona CRM je tabulka s jedním řádkem na kontakt, jedním řádkem na obchod a sloupci, které vaši obchodníci potřebují k práci s nimi. Tahle šablona CRM je zdarma, běží v Google Sheets, stáhnete si ji i jako CRM Excel soubor a mezi vámi a souborem nestojí žádný formulář.

Sloupce nejsou obecné. Vycházejí z pěti polí, která chci, aby obchodník z mého týmu měl na obrazovce před prvním hovorem. Fáze obchodu odpovídají sedmi fázím, které tým Spona sleduje v HubSpotu, a každá má pole, která obchod musí obsahovat, než postoupí dál. Tabulka spočítá, co chybí, označí follow-upy po termínu a ukáže, které e-maily je potřeba znovu ověřit.

Get thousands of leads in 4 minutes.

Stop stitching tools together.
Start with verified sales data, delivered in minutes.

SCALE SALES NOW

No contracts · No setup · No onboarding

Šablona CRM zdarma: CRM Excel a Google Sheets v šesti listech

Otevřete šablonu CRM zdarma a zvolte Soubor, pak Vytvořit kopii. Pro Excel zvolte Soubor, pak Stáhnout. Žádný e-mail zadávat nemusíte. OnePageCRM porovnal 12 bezplatných šablon CRM a šest z nich bylo schovaných za formulářem.

Tři šedé ukázkové řádky ukazují, jak fungují barvy. Před použitím je smažte. Všechny ukázkové domény končí na .example, takže žádný řádek v souboru nepatří skutečné osobě.

Vlastní šablona CRM od HubSpotu má sedm listů a míří na „prvních 25-50 zákazníků nebo leadů“. Excel CRM od Salesflare má tři listy a stahuje se přímým odkazem na .xlsx. Tabulka od Vertex42 má licenci jen pro soukromé použití, ne pro další šíření.

Žádná z těch tří nestanoví povinná pole pro jednotlivé fáze a žádná nezaznamenává, kdy byl e-mail naposledy ověřen. Tahle tabulka umí obojí.

Pět polí šablony CRM, která obchodník potřebuje před prvním hovorem

List Kontakty, tedy vaše evidence zákazníků v Excelu nebo Google Sheets, vychází z vlastních záznamů Spona: z pěti věcí, které obchodník z mého týmu musí mít na obrazovce před prvním hovorem. Každá odpovídá skupině sloupců a čtyři z pěti odpovídají polím, která export ze Spona už obsahuje.

Pole 5 je jediné, které export dat vyplnit neumí. Současné nástroje a měsíční objem se obchodník dozví až při hovoru, takže oba sloupce začínají prázdné a prázdné zůstávají až do zjišťovací fáze.

První verze tabulky končila u těchto pěti skupin. Moje revize ji vrátila se třemi doplňky k pohledu pro první hovor. Jsou to datum posledního ověření, vlastník příležitosti a termín další akce.

Bez vlastníka se řádku nikdo nevěnuje. Bez termínu tabulka nepozná, co se zpozdilo. Bez data ověření je prvním signálem zastaralého e-mailu až nedoručitelná zpráva.

Sloupec Shoda s ICP má tři hodnoty: Silná, Částečná a Žádná. Definujte je jednou pomocí šablony profilu ideálního zákazníka a definici uložte na list Seznamy.

Sloupce pro zdroj a odhlášení v šabloně CRM

Čtyři sloupce na pravé straně listu Kontakty zaznamenávají původ: zdroj leadu, datum přidání, nekontaktovat a poznámky. Existují kvůli zákonu, ne kvůli reportům.

Článek 14 GDPR se týká lidí, jejichž údaje jste nezískali přímo od nich. Musíte jim sdělit, „z jakého zdroje osobní údaje pocházejí“. Udělejte to do jednoho měsíce od získání údajů, nejpozději však při první zprávě, kterou jim pošlete. Sloupce Zdroj leadu a URL zdroje spouštěče na tuto otázku odpovídají na první pohled.

Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) v základní příručce k ochraně údajů připomíná, že osobní údaje by měly být uloženy „jen po nezbytnou dobu“ a že „osobní údaje musí být přesné“. Ze sloupců Datum přidání a Poslední ověření poznáte, které řádky je čas znovu ověřit nebo vyřadit.

Ve Spojeném království ICO uvádí, že pravidlo PECR pro e-maily „se nevztahuje na firemní účastníky“. Fyzické osoby podnikající a některé osobní společnosti se ale počítají jako jednotlivci. Jmenovitý firemní e-mail je i tak osobní údaj. Před živými B2B hovory prověřte čísla v obou registrech, CTPS i TPS.

V USA uvádí příručka FTC k CAN-SPAM, že „zákon nedělá žádnou výjimku pro e-maily mezi firmami“. Žádost o odhlášení musíte vyřídit do 10 pracovních dnů. Každý jednotlivý e-mail, který zákon poruší, může stát až 53 088 USD.

Proto je Nekontaktovat rozbalovací seznam s jedinou hodnotou, Ano. Řádek v tabulce zešedne, místo aby se smazal.

Sedm fází obchodní šablony CRM a pole, která každá potřebuje

Většina tabulkových šablon uvádí fáze a nic dalšího. Příklad od Salesforce vede přes „Lead“, „Qualified“, „Proposal Sent“, „Negotiation“, „Won/Lost“. Smartsheet používá Lead, Qualified, Trial, Contract a Closed. Excel CRM od Pipedrive používá Appointment, Proposal, Negotiation, Pilot a Agreement.

Žádná z nich neříká, co musí obchod obsahovat, než postoupí dál.

List Obchody používá sedm fází, které tým Spona sleduje v HubSpotu, s povinnými poli pro každou z nich. Fáze jsou na listu Seznamy, takže je můžete přejmenovat.

Fáze 2 přebírá obor, velikost a region z řádku kontaktu. Její blok v listu Obchody proto obsahuje jen tři kontroly, které dělá obchodník: Shoda s ICP potvrzena, Cílová role, Výluky ověřeny. Fáze 3 je zjišťovací; v ní se vyplní pole 5 z pohledu pro první hovor.

Sloupec Chybějící pole počítá prázdná povinná pole v aktuální fázi. Obchod postoupí, když počet ukazuje 0. Ve fázích 1 až 5 se blok aktuální fáze navíc zbarví světle modře, což je jemnější pobídka než zamčená buňka. Samotné fáze podrobněji rozebírá průvodce B2B obchodní pipeline.

Fáze 7 vyžaduje důvod, konkurenta a skutečné datum rozhodnutí. „Žádný“ je platná hodnota konkurenta. Podle mé zkušenosti zůstávají důvody prohry v tabulkovém CRM prázdné jako první, protože za jejich vyplňování nikoho neplatí.

Jak nastavit CRM tabulku v šesti krocích

1. Zkopírujte soubor. Vytvořte si kopii v Google Sheets, nebo stáhněte .xlsx. Přejmenujte ji podle svého týmu a pracujte jen v ní.
2. Vyplňte list Seznamy. Do sloupce Vlastníci napište své obchodníky. Sedm fází nechte, nebo je přejmenujte. V buňce B3 nastavte interval nového ověření; výchozí hodnota je 90 dní.
3. Nahrajte kontakty. Vložte do listu Kontakty jeden řádek na osobu, skupiny 1 až 5 zleva doprava. Seznam z datového nástroje vyplní první čtyři skupiny; odkud řádky vzít, popisuje průvodce jak sestavit seznam leadů.
4. Založte obchody. Jeden řádek na příležitost v listu Obchody, s doménou, e-mailem kontaktu, vlastníkem a fází. Název firmy se píše ručně, nedohledává se vzorcem, aby ho HubSpot mohl později importovat.
5. Zapisujte každý kontakt. Jeden řádek na hovor, e-mail nebo schůzku v listu Aktivity. Sloupec Interakce v listu Kontakty je počítá podle e-mailové adresy.
6. V pondělí si přečtěte Přehled. Otevřené obchody, otevřená hodnota, úspěšnost, další kroky po termínu, kontakty k novému ověření a nedoručitelné e-maily se vyplní samy.

Vzorce jsou v listech Kontakty a Obchody předvyplněné do řádku 107. Pro další řádky označte poslední řádek se vzorci a přetáhněte ho dolů.

Google Sheets jako CRM pro celý tým

Sdílejte kopii s přístupem Editor pro obchodníky a Čtenář pro každého, kdo si jen čte Přehled. Zamkněte list Seznamy (Data, pak Chráněné listy a rozsahy), aby obchodník omylem nepřejmenoval fázi. Každému obchodníkovi dejte zobrazení filtru podle jeho jména vlastníka, takže si každý řadí data po svém. Historie verzí v nabídce Soubor ukazuje, kdo a kdy změnil buňku.

Jak udělat CRM v Excelu ze staženého souboru

Otevřete .xlsx a uložte ho na OneDrive nebo SharePoint, protože spoluvytváření funguje jen odtud. Každý datový list převeďte na tabulku (Ctrl+T), aby nové řádky převzaly vzorce i rozbalovací seznamy. Podmíněné formátování a ověření dat zůstávají součástí souboru.

Excel převede napsaný rozsah jako „1-10“ na datum. Proto pásma počtu zaměstnanců místo pomlčky používají slovo „až“.

Google Sheets CRM, nebo CRM Excel šablona: kterou použít

Oba soubory mají stejné sloupce a stejné vzorce. Rozhoduje, kdo bude tabulku upravovat a odkud.

Limity pocházejí z Googlu, ze stránky o velikosti souborů, a od Microsoftu, ze specifikací Excelu. Ani jeden z nich není skutečným stropem pro obchodní tým. List Kontakty v této šabloně používá 32 sloupců. Při limitu 20 milionů buněk v Google Sheets to vychází zhruba na 625 000 řádků s kontakty.

Tabulka selže jako proces dávno předtím, než selže jako soubor.

Google Sheets vyhrává, když obchodníci pracují z notebooků, telefonů a různých kanceláří a vedoucí obchodu chce jeden odkaz, který je vždy aktuální. Excel vyhrává, když tým už pracuje v Microsoft 365 nebo když IT nedovolí firemní data na Google Disku. Pokud .xlsx později převedete do Google Sheets, každá buňka s více než 50 000 znaky se odstraní. Týká se to jen vložených poznámek z hovorů.

Vzorce CRM tabulky, které hlídají zmeškané termíny a zastaralé kontakty

Práci odvede pět vzorců. Každý používá jen funkce, které existují v Google Sheets i v Excelu, bez maticových vzorců a bez maker. Výpočet posledního kontaktu ve Vertex42 potřebuje maticový vzorec nebo MAXIFS; tahle tabulka nepoužívá ani jedno, takže se bez problémů převádí oběma směry.

Interval 90 dní pro nové ověření je nastavení šablony, ne benchmark. Nastavte ho podle vlastních dat o nedoručitelnosti. Důvodem, proč nějaký interval mít, jsou změny zaměstnání.

Medián doby u současného zaměstnavatele je u zaměstnanců v USA 3,9 roku a v soukromém sektoru 3,5 roku. V celém seznamu to znamená stálý úbytek adres, které každý měsíc přestanou fungovat. Průvodce hygienou dat stanoví interval aktualizace ve dnech.

Sloupec Ověření bere nedoručitelnost jako konečnou. Kontakt, jehož e-mail se vrátil, si řádek ponechá, e-mail ztratí a nový získá přes obohacení dat v CRM, ne hádáním.

Přehled používá COUNTIF, COUNTIFS a SUMIFS nad listy Obchody a Kontakty. Sedm řádků fází je napevno zapojeno do vzorců, takže fázi raději přejmenujte na listu Seznamy, než abyste přidávali osmou.

Kdy tabulka CRM přestane stačit: CRM vs Excel a import do HubSpotu

Tabulkové CRM selže jako proces, ne jako soubor. Salesforce uvádí pět signálů, že je čas přejít: objem dat, automatizaci, jednotný pohled na zákazníka, reporting a mobilní přístup. OnePageCRM i Pipedrive kladou hranici přechodu na 50 až 100 kontaktů a ani jeden k tomu neuvádí data. Lepším testem je chování.

Přejděte, když dva obchodníci upravují stejný řádek ve stejném týdnu. Přejděte, když follow-up potřebuje automatický e-mail místo červené buňky. Přejděte, když vedoucí obchodu každé pondělí znovu staví Přehled, protože čísla přestala sedět.

Přechod je levný. Bezplatné CRM od HubSpotu stojí 0 USD měsíčně až pro 2 uživatele, bez platební karty. Bezplatný účet pojme až 1 000 kontaktů. Šablona je uspořádaná tak, aby se listy Kontakty a Obchody exportovaly jako dva importní soubory pro HubSpot.

Import kontaktů z Excelu do CRM: pravidla HubSpotu

Pravidla pro importní soubory HubSpotu jsou ohledně tvaru přísná. Soubor musí být .csv, .xlsx nebo .xls a obsahovat jen jeden list, takže Kontakty a Obchody exportujte zvlášť. Kontakty potřebují sloupec s e-mailem; české názvy sloupců přiřadíte k vlastnostem HubSpotu v kroku mapování importu. Firmy potřebují název nebo doménu firmy.

Nové obchody potřebují název obchodu, pipeline a fázi obchodu. Názvy fází musí odpovídat možnostem ve vaší pipeline v HubSpotu, takže tam nejdřív vytvořte všech sedm fází.

Při importu vynechte sloupce se vzorci: Stav termínu, Ověření, Interakce, Č. fáze, Chybějící pole a Dní otevřeno. HubSpot má vlastní vlastnosti pro fáze, úkoly a aktivity.

Tři sloupce, které přidala moje revize (Poslední ověření, Vlastník příležitosti, Termín další akce), se v HubSpotu stanou vlastními vlastnostmi typu datum a uživatel. Ty se vyplatí vytvořit jako první.

Jak naplnit šablonu CRM ověřenými leady: kde pomůže Spona

Většina sloupců v prvních čtyřech skupinách listu Kontakty jsou pole, která obsahuje export ze Spona. Svého ideálního zákazníka popíšete v chatu; AI prohledá více než 40 zdrojů, ověří každý lead a zhruba do 4 minut dodá seznam s hodnocením. Každé hledání začíná vzorkem zdarma a bezplatný tarif obsahuje 3 000 jednorázových kreditů.

Na placeném tarifu exportujte řádky jako CSV a vložte je do listu Kontakty. Sloupec Ověření pak hned první den ukazuje OK, protože datum posledního ověření přijde spolu s řádkem.

Podle ceníku Spona stojí lead ze Standard Search jen s e-mailem 3 až 7 kreditů. To je 0,024 až 0,07 USD za lead. Nová relace hledání stojí 1 000 kreditů. To je 8 až 10 USD podle tarifu.

Obohacení seznamu, který už máte, stojí 3 kredity za firemní data a 5 za ověřený e-mail. Do vylučovacích seznamů Spona můžete uložit řádky Nekontaktovat, takže se v dalším hledání neobjeví.

Kde se Spona nehodí:

• Spona se nesynchronizuje s Google Sheets. Integrace s HubSpotem je její jediné nativní propojení s CRM a export do CSV je součástí placených tarifů. Pro tuto tabulku je cestou dovnitř právě tento CSV.
• Pole 5, tedy současné nástroje a měsíční objem, vyplňuje obchodník. Žádný export ho nedodá, ani ten ze Spona.
• Spona najde a ověří lidi. Obchod za vás nevede. Automatizace, sekvence a mobilní aplikace patří do CRM produktu nebo do nástroje na tvorbu aplikací, jako je Airtable nebo Softr.
• Sloupec, který tabulce chybí, například právní základ u každého kontaktu, je lepší přidat před prvním importem, ne až po něm.

Get thousands of leads in 4 minutes.

Stop stitching tools together.
Start with verified sales data, delivered in minutes.

SCALE SALES NOW

No contracts · No setup · No onboarding

Šablona CRM: časté otázky

Co je šablona CRM?

Šablona CRM je tabulka uspořádaná pro sledování zákazníků a obchodů. Má jeden řádek na kontakt a jeden řádek na obchod se sloupci pro fázi, vlastníka, další akci a její termín. Dobré šablony přidávají rozbalovací seznamy, přehled a pravidla, která označí práci po termínu. Tabulka na této stránce je jednou z nich, se šesti listy a přednastavenými fázemi.

Dá se CRM vytvořit v Excelu?

Ano. Excel zvládne rozbalovací seznamy, podmíněné formátování, COUNTIFS i spoluvytváření přes OneDrive, tedy vše, co evidence kontaktů a obchodů potřebuje. Soubor ke stažení na této stránce je hotová CRM Excel šablona, takže vzorce nemusíte stavět sami. Limity jsou stejné jako u každé tabulky: žádná automatizace a žádné sekvence.

Dá se postavit vlastní CRM zdarma?

Ano, dvěma způsoby: šablona v Google Sheets nebo Excelu nestojí nic navíc k účtu, který už máte. Bezplatné CRM od HubSpotu stojí 0 USD měsíčně až pro 2 uživatele, bez platební karty. Bezplatný účet pojme až 1 000 kontaktů. Rozumný postup je začít s tabulkou a importovat ji do HubSpotu, jakmile na stejných obchodech pracují dva nebo více lidí.

CRM vs Excel: je Excel nebo Google Sheets CRM?

Samo o sobě ne. Tabulka se stává CRM, když má fáze s pravidly, vlastníka a další akci u každého řádku a záznam interakcí. CRM být přestává, když potřebuje automatizaci, oprávnění pro jednotlivé záznamy nebo auditní stopu, a tam přebírá roli CRM produkt.

Jaká je nejlepší šablona CRM?

Nejlepší šablona CRM odpovídá vašim fázím a spočítá, co chybí, než obchod postoupí. Ke každému follow-upu má datum a u každého kontaktu zaznamenává, odkud přišel. Její záhlaví by měla odpovídat CRM, do kterého budete později importovat, aby byl přechod exportem do CSV, a ne přestavbou. Tyto čtyři body zkontrolujte dřív než barevné schéma.

Existuje bezplatná šablona CRM v Excelu?

Ano. Soubor na této stránce se z Google tabulky stáhne jako .xlsx se stejnými šesti listy, rozbalovacími seznamy a vzorci. Bezplatné CRM šablony v Excelu nabízejí také Salesflare a Vertex42; ta od Vertex42 je jen pro soukromé použití a ani jedna nestanoví povinná pole pro jednotlivé fáze.